趙璐婷　高媛

摘 要 檔案在企業(yè)的生產(chǎn)活動中起著至關(guān)重要的地位，它是企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的最原始的記錄，真實(shí)地反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科學(xué)技術(shù)資源和信息，而這些都對推動企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一個有效手段。企業(yè)檔案管理不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)， 也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案 信息化

一、檔案信息化管理的意義

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，作為檔案工作從業(yè)者，勢必要順應(yīng)時代和社會發(fā)展的選擇，讓企業(yè)檔案管理工作，在數(shù)字化的管理方式中得以快速發(fā)展。檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案信息化是檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程中的必然選擇，通過對檔案信息的數(shù)據(jù)化，運(yùn)用現(xiàn)代的信息技術(shù)加以管理利用，來提高檔案在生產(chǎn)活動中的利用率，為企業(yè)的生產(chǎn)活動提供更高效的服務(wù)。信息時代信息的爆炸對檔案工作提出了挑戰(zhàn)，信息量的大幅增加，使信息的獲取變得越來越容易，但也越來越難以確保信息的真實(shí)性，這都是檔案信息化進(jìn)程中所面臨的問題。

二、我所目前檔案管理工作現(xiàn)狀

自剛進(jìn)入工作崗位開始，我從最開始對檔案的陌生，到現(xiàn)在對檔案的日漸熟悉，這讓我慢慢從實(shí)際工作中得出了很多對檔案工作的經(jīng)驗(yàn)感想。剛接觸檔案工作，我還是一名剛畢業(yè)的大學(xué)生，所學(xué)專業(yè)和檔案毫無關(guān)聯(lián)，我必須從頭開始認(rèn)識檔案工作。

由于我所管理水平滯后，很多先進(jìn)的管理手段都沒有在生產(chǎn)經(jīng)營中得以利用。以我所的檔案管理的工作為例，我入職時已是信息時代高度發(fā)展和應(yīng)用的2011年，但我所接觸的檔案工作，還是停留在最原始的模式當(dāng)中，無非就是收集，整理，保存，利用這幾個環(huán)節(jié)。在生產(chǎn)經(jīng)營過程當(dāng)中，各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件資料，技術(shù)人員會在完成相應(yīng)流程的時候，把產(chǎn)生的全部紙質(zhì)文字資料歸檔至檔案人員手中，樂觀來講，生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行得順利，文件資料歸檔的也就相對順利，可不免會有進(jìn)度拖沓，資料生成人員不及時歸檔，所歸文件資料不符合歸檔要求被退回的時候，這一來二去的，檔案工作的效率不但低下，而且文件資料難免有遺漏，檔案人員的收集難度非常之大。如果進(jìn)展順利，工作將會進(jìn)入手工整理環(huán)節(jié)，檔案人員要將收集齊備的文件資料進(jìn)行線裝包裝封皮，立卷之后方可入庫。這在以前沒有信息化的時代中，也是為了文件資料的長期保管和利用著想，但這在現(xiàn)如今的檔案管理工作中，是非常耗時的一項(xiàng)工作。這一系列工作完成之后，一個工程項(xiàng)目檔案的生命才剛剛開始。將整理好的所有紙質(zhì)檔案整理入檔案庫房，然后在需要的時候通過人工的保管提供加以利用。

事實(shí)上，由于在工程一開始總設(shè)計(jì)師就沒有將文件簽署表歸至檔案人員處，檔案人員一般都是根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，來掌握工程進(jìn)展節(jié)奏，自我判斷工程進(jìn)展程度，來決定何時將已收集的檔案整理入庫的。這對于檔案人員的工作來說，無疑是一種反復(fù)、低效的拖沓模式，并且，在檔案的利用層面，在正常的工作流程以及制度中，這都是非常不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?/p>

在我所的檔案管理工作中，不僅有對文件資料的管理，還有一項(xiàng)巨大的工作，那就是對圖紙的收集、管理及利用。我所的技術(shù)圖紙，在設(shè)計(jì)人員將設(shè)計(jì)原稿投入生產(chǎn)之前，都要將圖紙以硫酸紙的形式，以整件為單位，以工程為集合，打印出來，經(jīng)由所里相應(yīng)審核流程，最后歸至檔案人員手中。這其中，圖紙張數(shù)不等，大小不一，檔案人員要根據(jù)歸檔要求，對圖紙進(jìn)行審核，然后修剪得當(dāng)，對圖幅較大的圖紙進(jìn)行包邊處理，再整理入庫。在圖紙需要利用的時候，再將需要的圖紙從庫中提取，通過曬圖機(jī)產(chǎn)生藍(lán)圖，將藍(lán)圖用于生產(chǎn)，再將底圖歸于原處。很難想象，在信息技術(shù)高速發(fā)展的21世紀(jì)的今天，還在用著這么原始的工作模式，處理著對生產(chǎn)經(jīng)營活動最為重要的環(huán)節(jié)，效率是何等的低下。

人工抽取圖紙的效率低，并伴有一定的錯誤率，圖紙的反復(fù)利用有較長的整理周期，并在數(shù)十年的復(fù)制過程中，很多圖紙已經(jīng)老化到不能再利用的地步，這樣也對生產(chǎn)活動的精確性提出了挑戰(zhàn)。這其中的辛酸，只有檔案人員才能體會。

三、我所檔案管理工作新氣象

在所領(lǐng)導(dǎo)支持下，為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代更好地提升企業(yè)工作效率，配合工作新區(qū)的信息化建設(shè)，經(jīng)過溝通，形成小組去檔案管理信息化程度較高的兄弟單位調(diào)研過。我很有幸的也一同前往調(diào)研學(xué)習(xí)。在與兄弟單位的溝通中，我們了解到，早在十幾年前，他們就已經(jīng)在所內(nèi)大力推廣了檔案的信息化發(fā)展，如今，已擁有非常成熟，高效的辦公信息化系統(tǒng)，達(dá)到了無紙化辦公。單從檔案這方面來說，文件資料和圖紙，已經(jīng)完全做到了數(shù)字化收集，數(shù)字化利用。經(jīng)由所內(nèi)OA辦公系統(tǒng)和PDM系統(tǒng)，對所內(nèi)生產(chǎn)運(yùn)作的所有流程進(jìn)行審批和利用。在我們求知若渴之余，兄弟單位的檔案工作人員和領(lǐng)導(dǎo)也都感慨我所的管理程度之落后，也希望對我所的檔案信息化發(fā)展能提供幫助。

對兄弟單位參觀，給我們的觸動是極大的。新辦公區(qū)落成后，信息化基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)布置一經(jīng)完畢，我們便開始著手檔案信息化管理系統(tǒng)的建立。在經(jīng)過了一年多的調(diào)研之后，終于選擇了一款適應(yīng)我所現(xiàn)階段需求的檔案管理軟件。雖然信息化水平落后多年，但我所檔案人對于早日進(jìn)行數(shù)字化辦公也是日日期盼，多年前在我所技術(shù)人員的自我研發(fā)中，生成了一款簡易的數(shù)據(jù)庫軟件，所以前期多年做了很多相關(guān)數(shù)據(jù)錄入工作。這次，在選定了檔案管理軟件之后，我們在第一時間對前期錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行了對接導(dǎo)入，這樣一來，我所這幾十年已入庫的工程條目，基本就可以做到信息查詢。在檔案編研工作方面，這款檔案管理軟件可做到工程檔案文件預(yù)立卷，檔案總賬隨著資料收集逐步自動生成，科研人員在歸檔時直接歸檔電子文檔，在檔案人員的操作下，電子文檔可在隨后日趨完善的所內(nèi)OA辦公系統(tǒng)和PDM系統(tǒng)中，隨時面向所內(nèi)需要借閱瀏覽的科研人員提取利用，并最終達(dá)成資料文件與圖紙信息在生產(chǎn)中的高效利用。全面的數(shù)字化辦公方式趨勢是勢不可擋的，這不僅能將工作效率大幅提高，也可將流程管理控制在可控范圍內(nèi)，在日益嚴(yán)密的保密工作中，也可達(dá)成統(tǒng)一出口，系統(tǒng)記錄的功能，做到有據(jù)可查。

四、檔案信息化建設(shè)對企業(yè)的深遠(yuǎn)意義

企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理經(jīng)營決策的創(chuàng)新。只有我們消除對檔案信息化的淺薄意識，增加對檔案管理的多元形式，日漸完善檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，檔案管理信息化可為我所的生產(chǎn)經(jīng)營等提供智能化服務(wù)。

（作者單位為中國電子科技集團(tuán)公司第三十九研究所）