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        黨政機(jī)關(guān)檔案“6S”管理的探析與應(yīng)用

        2017-06-21 08:35:12張曼
        檔案天地 2017年6期
        關(guān)鍵詞:黨政機(jī)關(guān)檔案管理管理

        張曼

        一、檔案管理與“6S管理”的高度契合性

        檔案管理是黨政機(jī)關(guān)工作中的一項最基本的組成部分,包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、利用等,是機(jī)關(guān)工作社會信息系統(tǒng)的基石。做好檔案工作,不僅對促進(jìn)本單位工作具有積極的意義,更因其系統(tǒng)性、歸納性、歷史性對一個區(qū)域或一項工作具有深遠(yuǎn)的影響。

        “6S管理法”起源于日本,被譽(yù)為現(xiàn)代企業(yè)管理的經(jīng)典之作,包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全六要素(日語羅馬拼音均以“S”開頭,故簡稱“6S”)?!?S”管理主要是為了提高效率、保證質(zhì)量,使工作環(huán)境整潔有序、預(yù)防為主、保證安全,本職上就是一種執(zhí)行力、強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性的工作文化,能為其他管理活動提供優(yōu)質(zhì)的管理平臺。

        現(xiàn)階段,檔案管理需要與時俱進(jìn),黨政機(jī)關(guān)引入現(xiàn)代工廠通行的“6S管理法”,傳統(tǒng)融入現(xiàn)代,二者辯證統(tǒng)一,具有高度契合性,注入新的理念,實現(xiàn)有機(jī)融合,必將極大地促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

        二、黨政機(jī)關(guān)檔案管理的意義及存在問題

        黨政機(jī)關(guān)檔案管理的重要意義,一是在于前文所述的“對于一個單位、一個區(qū)域或一項工作具有重要影響”,尤其是在當(dāng)前機(jī)關(guān)工作千頭萬緒、涉及面廣、工作量大、政策性強(qiáng)的背景下,隨著檔案工作越來越被重視,檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化也愈發(fā)顯得重要。二是在于各類資源的信息儲備,通過對檔案的規(guī)范化管理,從而為今后工作留下重要的歷史依據(jù),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供豐富、準(zhǔn)確、詳實的參考。三是通過檔案的科學(xué)性、規(guī)范性管理,將碎片式的歷史信息、文字資料、重要文件梳理歸納于一體,加以標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,能夠衡量出一個單位各項工作的管理水平,提升自身形象。但傳統(tǒng)意義上的檔案管理,往往存在很多問題和不足。

        (一)數(shù)量龐雜,分類不清。對于一個單位或一個系統(tǒng)而言,因其工作千枝萬節(jié),檔案管理往往會形成海納百川之勢,可謂上面千條線、下面一根針。如果仍沿用過去的管理方法,將大批量的檔案簡單劃分后裝箱存檔,會對今后的調(diào)閱、查詢造成巨大的負(fù)擔(dān),嚴(yán)重影響工作效率。因此,如何做到讓檔案的梳理、分類、歸檔更加科學(xué)化,如何更好地運(yùn)用信息化手段,如何合理有效保存具有留存價值的實體檔案(如紀(jì)念章、獎杯、錦旗等),是今后需要認(rèn)真考慮并加以解決的問題。

        (二)制度缺失,流程不暢。這是檔案管理工作中存在的最大弊端,大多數(shù)單位的檔案工作,因其重視程度、工作力度等問題,只是形式上、程序化的簡單堆積、隨意擺放,究其原因是沒有對檔案形成嚴(yán)格成型的制度,沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),加之接收、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀等流程不明確,很容易造成工作疏漏或遺失,給一個單位造成工作被動。

        (三)人才不足、環(huán)境滯后。一方面,檔案管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作,需要長期工作才能做到對檔案了如指掌、分類把握。但很多單位沒有專業(yè)的隊伍、專業(yè)的人才、固定的崗位、固定的場所,且人員的流動性較強(qiáng),長此以往便難以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和延續(xù)性。同時,基礎(chǔ)條件投入不足,且很少有單位會嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》執(zhí)行,面積過小,環(huán)境臟亂,安全隱患較多,缺乏硬件等等,都嚴(yán)重制約了檔案管理水平。

        三、“6S管理法”在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

        (一)整理——有留有棄、騰出空間,營造清爽氛圍。整理的過程實際上就是鑒別和判定檔案的價值,挑選出有價值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存,剔除無保存價值的檔案予以銷毀,是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。因此,首先要進(jìn)一步明確檔案室的歸檔范圍,重新清點(diǎn)和歸納所有現(xiàn)存的各類資料,除歸檔范圍之內(nèi)的必需要件(要物)外,其余無用的、積壓的、暫存的檔案一律消除掉,以此最大程度地騰出空間、用活空間,打造清新舒爽、整潔干凈的環(huán)境。

        (二)整頓——科學(xué)布局、標(biāo)識管理,嚴(yán)格定位歸檔。首先要積極向上級大力爭取空間、硬件等方面的工作支持,保證足量的工作投入;其次要執(zhí)行標(biāo)識化管理,將所有文件及物品按照“五定”原則,即:定類、定點(diǎn)、定位、定冊、定柜后上架擺放和保管,同時按照“三級”原則,即:以上級、平級、下級為來源做好歸檔工作。第三要在條件允許的情況下實行信息化管理,收納文件隨時錄入電子化檢索系統(tǒng)。通過以上標(biāo)識化管理、定位化擺放、信息化記錄,將有利于檔案工作效率的提高。

        (三)清掃——清除垃圾、美化環(huán)境,務(wù)求干凈靚麗。無論是工作場所還是庫房專柜,干凈整潔的環(huán)境既有益快樂工作也有益于工作開展。一是全面清理打掃。檔案室實施整體大掃除,重點(diǎn)對檔案存放地點(diǎn)的各邊角和隱藏處進(jìn)行定點(diǎn)清理。二是制定清掃標(biāo)準(zhǔn),作為長期固定規(guī)范張貼在顯著位置。三要保障設(shè)備運(yùn)行。鑒于檔案管理工作隨機(jī)性強(qiáng)、工作量大等因素,每日要隨時查看計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、文件柜等設(shè)備是否正常運(yùn)行,尤其是電子化存檔文件更要慎之又慎,避免數(shù)據(jù)遺失給檔案工作帶來的巨大損失。

        (四)清潔——建章立制、貫徹到底,保持最佳狀態(tài)。在嚴(yán)格落實整理、整頓、清掃的基礎(chǔ)上,制定嚴(yán)格的工作制度和程序標(biāo)準(zhǔn),并一以貫之地執(zhí)行下去,使每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依、有章可循、有序推進(jìn)。通過一系列規(guī)章制度的落實,讓標(biāo)識和檔案碼更加明確、物品擺放井井有條、各類文件卷宗整齊劃一,從而更加便于檔案的管理、查詢和借閱,使檔案工作能夠始終維持良好運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)。

        (五)安全——高度重視、消除隱患,確保萬無一失。檔案管理留存著大量的歷史文件和工作記錄,信息的安全性至關(guān)重要。因此,要牢固樹立“檔案工作是家事、檔案管理無小事”的思想,務(wù)求實現(xiàn)“三個零”目標(biāo),即:登記錄入零差錯、設(shè)備運(yùn)行零故障、物品安全零風(fēng)險。作為檔案管理員,尤其要嚴(yán)格對照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》,確保檔案保管場所達(dá)到耐久、耐火、抗震標(biāo)準(zhǔn),認(rèn)真排查防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防蛀、防鼠與防盜等隱患,保證檔案文件的文本安全和信息安全。

        (六)素養(yǎng)——養(yǎng)成習(xí)慣、明確流程,提高管理水平。檔案管理既是精細(xì)作業(yè),也是系統(tǒng)工程,因此檔案管理員要更加注重從兩方面提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。一方面要堅持習(xí)慣養(yǎng)成,強(qiáng)化精細(xì)意識和工作執(zhí)行力,并將過往形成的好習(xí)慣、好作風(fēng)、好制度落實好、傳承好,形成人人依規(guī)辦事、工作簡潔明了的氛圍;另一方面要明確工作流程,結(jié)合工作崗位實際,重新梳理和細(xì)化檔案管理的接收、分類、立卷、歸檔、交接、整理、統(tǒng)計、借閱、保密、鑒定銷毀等流程,以嚴(yán)格的“過程控制”,保證檔案管理工作的順利開展。

        四、結(jié)語

        將“6S管理法”引入檔案管理,既符合時代要求,也便于工作開展,更是檔案管理的必然趨勢,同時也需要做大量艱苦而細(xì)致的工作,這為檔案工作者提出了更高的要求。只要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),注入新的理念,以精益求精的工作態(tài)度提高業(yè)務(wù)水平,就一定能夠在檔案管理工作中開創(chuàng)出新的局面。

        (作者單位:邯鄲市城鎮(zhèn)化辦公室)

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