王越

檔案信息作為信息集合的子集，是以人為主體參與的以社會實踐活動為基礎，依托檔案實體形成的，因被“有意”保存而逐漸積累起來的原始記錄。這種直接記錄原始活動的本源性、對以往社會實踐真實反應的回溯性以及經長期累積保存的積累性等屬性特點使得檔案信息成為當今社會重要的戰(zhàn)略資源之一，是國家和社會再造信息的基石以及探尋規(guī)律預測未來的起點，承擔著存史鑒史、資治襄政、傳承文化的重任，在很大程度上也影響著人類文明的進度。因此，檔案信息資源的開發(fā)不僅關系到檔案信息自身價值的實現，檔案中可深度挖掘的信息內容更加影響著今后社會在政治、文化乃至經濟等各個方面的發(fā)展。社會認知度的不斷提高使得檔案信息資源的開發(fā)需求愈加迫切，開發(fā)質量也得到了前所未有的重視。

一、檔案信息資源

檔案信息資源是人類借助檔案實體“有意”記錄選存下來的有價值的，以客觀形式存在的檔案信息不斷存儲和積累的結果。檔案信息資源依賴檔案自身屬性的諸多特點成為信息系統(tǒng)中內容真實、價值珍貴且不可替代的重要戰(zhàn)略資源。對于當今社會的全面發(fā)展，檔案信息資源的有效開發(fā)和合理利用意義非凡。

首先，檔案信息資源涵蓋種類繁多、內容豐富，涉及范圍廣，能夠用來反應一個國家、一個地區(qū)、一個組織乃至一個事件或一個人各個方面的發(fā)展情況。正因如此，對檔案信息資源多角度、多層次的合理開發(fā)和優(yōu)化利用不僅可以實現檔案信息價值的最大化，還能夠發(fā)揮檔案存史鑒史、資治襄政、傳承文化等重要作用。檔案信息資源是一個國家、一個地區(qū)或是一個組織全面健康發(fā)展的基本保障。同時，檔案信息資源對于社會公眾了解某一重大事件全過程或某一重要人物的生平經歷都發(fā)揮著不可替代的作用。

其次，人類社會之所以能夠得到經濟的飛速發(fā)展、知識的有效傳播以及文明的不斷傳承都離不開檔案信息資源可共享性和可再生性特點的有力支撐。檔案信息資源不會因為利用者的使用而損耗其自身的價值，不會因為使用的次數增加而減少檔案信息資源的總量，更不會因為被利用過而影響其他人再次利用檔案信息資源獲取所需信息。相反，檔案信息資源可以在不斷分享利用的過程中得到信息的重組和再生。充分把握檔案信息資源的這些特點，利用檔案信息資源不同于自然資源數量受限、易被占有和消耗的缺點，深度、高質的挖掘檔案信息資源中可共享和可再生的信息，盡可能的滿足國家、社會乃至檔案信息利用者獲取有效信息的需求，保證檔案信息價值的充分實現，力求人類社會的全面進步。

再次，檔案是以往社會實踐活動的原始記錄，承載著豐富的歷史信息和知識內容。不同于以往傳統(tǒng)檔案信息資源的開發(fā)利用，時代的進步帶來了科學技術的普及，社會公眾獲得檔案信息的途徑和方式有所增加，計算機網絡技術下相對不受時間和空間限制的利用使得檔案信息利用的需求與日俱增。因此，檔案部門只有適應新的形勢并及時合理的開發(fā)檔案信息資源，提供高效的利用途徑為社會公眾提供檔案信息服務，才能逐步適應科技社會的發(fā)展以及滿足人們對信息質量的要求。

最后，開發(fā)檔案信息資源的最初目的是為了發(fā)揮檔案的現實作用以及實現檔案信息的有效利用。隨著檔案信息在經驗總結、決策制定、未來預測等社會發(fā)展環(huán)節(jié)上的積極作用逐步得到各界人士的普遍認同，檔案信息如何才能轉化成人們需要的物質財富或精神財富為社會進一步發(fā)展服務成了檔案信息資源開發(fā)的終極目標。檔案館身兼要務，開發(fā)檔案信息資源逐漸成為順應時代發(fā)展之舉，其意義更是關系到一個人、一個組織、一個區(qū)域乃至一個國家的進步和發(fā)展。

二、檔案信息資源的開發(fā)

檔案信息資源開發(fā)的重要性不言而喻。盡管如此，檔案信息資源的開發(fā)在現實工作中還是受到了館藏結構單一化、整合序化難度大、投入產出不成比、利用渠道有限性、規(guī)章制度不健全等多重因素的影響。這也使得檔案信息資源的開發(fā)面臨著重重困難。

1館藏結構單一化

館藏結構單一化的原因一方面來自于檔案“生于衙門，服務于政治”傳統(tǒng)觀念帶來的根深蒂固的影響，另一方面則是來自于檔案工作者對于政務檔案長期“重藏輕用”的管理理念的制約。結構單一數量龐雜的館藏現狀，直接關系到檔案信息資源的開發(fā)能否順利開展。

回顧我國檔案發(fā)展的歷史，最初的檔案絕大多數都產生于官府衙門，其作用往往是輔助當時的統(tǒng)治者加強集權，或是對當政者的歌功頌德，本就密不示人的檔案更因為這獨特的使命披上了神秘的政治色彩。改革開放以后，我國對檔案的管理仍體現出統(tǒng)一集中管理政務檔案的傳統(tǒng)。這些產生于政府并為政治服務的檔案更是受到檔案工作者長期持有“重藏輕用”的管理理念的影響，被封閉保存于檔案館（室）之中，僅有檔案的存儲和保護得到了重視。盡管今天的檔案部門將更多的注意力集中到檔案的開發(fā)和利用方面，但檔案這種來源單一，且長期封閉的狀態(tài)顯然對今天檔案的開放工作造成了嚴重的阻礙，檔案信息資源并不能夠及時的得到豐富、傳遞和共享。

2整合序化難度大

檔案館藏結構雖然單一，但檔案中所蘊含的信息會涉及到宗教、教育、醫(yī)療、戶籍、婚姻、房產等與社會生活密切相關且被公眾所需的內容。當前檔案信息資源開發(fā)在實踐過程中，難度較大的就是針對這些檔案信息內容的整合和序化，不能有效的從檔案信息中提取出來“分門別類”的信息。因此，檔案館還未能夠向社會公眾呈現出一種內容豐富、涉獵廣泛的信息資源優(yōu)勢。

這些檔案信息在被開發(fā)利用以前，其自身所承載的信息內容因未經過加工處理而處于“雜亂無章”甚至是“無人知曉”的“死”狀態(tài)。雖在檔案實體上得到了收集、整理、存儲和積累，但其還未能成為真正意義上可以利用的檔案信息資源。只有符合檔案信息資源開發(fā)的要求，通過整合序化，才能充分挖掘出檔案信息資源里蘊藏的豐富內容，將檔案信息的隱形價值轉變?yōu)楝F實可用的實際價值。雖然整合序化的必要性毋庸置疑，但其實踐過程中面臨的難度依舊不小。一方面，判定檔案價值的標準不統(tǒng)一會使得整合序化時價值鑒定的難度增加，進而導致檔案的錯誤存毀。另一方面，對檔案內容的理解受人為因素的干擾也會影響到檔案信息的歸類，整合和序化的結果會直接影響檔案信息資源開發(fā)效果和利用效率。

3投入產出不成比

隨著社會信息需求度的增加，檔案部門以保管為主要職責的工作理念受到沖擊，將檔案信息資源的開發(fā)、服務作為當前的工作目標是檔案部門轉變工作理念的當務之急。檔案部門對檔案不經加工，單純的累積不僅會消耗其存儲空間、人員精力和資金投入，還會因為檔案信息不能被有效開發(fā)而導致檔案部門服務功能的失效。這種收入和產出不成比例的現狀是不能夠作為可轉化知識的檔案信息變成為社會創(chuàng)造財富的資源的。

用最小的成本獲得最大的收益也是檔案部門在檔案信息資源開發(fā)中應該重點把握的問題，即盡可能的縮小投資與產出（服務產品）的比例，最大限度的開發(fā)檔案信息資源，加大服務力度，為社會公眾及時準確的提供所需信息，以此增加檔案部門的社會效益和經濟效益。

4利用渠道有限性

檔案信息資源的開發(fā)始終受到傳統(tǒng)觀念的影響和管理理念的制約，因而不能得到更加深入的挖掘，進而影響到檔案信息的利用服務。檔案信息的價值往往因為被埋沒而不能充分發(fā)揮其資源的優(yōu)勢為社會創(chuàng)造更多物質財富和精神財富。就現階段檔案部門服務狀況來看，借閱、展覽、報紙等傳統(tǒng)的檔案信息服務模式仍占據主導地位，短期內難以突破現狀。同時，伴隨著計算機技術和通訊網絡的應用和普及，檔案信息利用也增加了光盤檢索、新聞報道、網上公布等更先進的服務方式，但服務系統(tǒng)不完善、服務規(guī)模小且范圍有限，信息資源傳播和利用的效果不顯著。社會公眾仍然不能夠便捷、及時的從檔案部門提供的利用渠道里獲取所需信息。

利用渠道的有限性使得檔案信息的傳播和共享受到了嚴重阻礙。改變這種現狀必須從兩個角度克服困難。一方面，在檔案信息資源開發(fā)中要克服館藏結構單一、觀念理念的制約做到優(yōu)化整合、合理序化、深度開發(fā)，進而拓寬檔案信息資源的服務范圍。另一方面，通過借助檔案（檔案衍生物）展覽、新聞媒介、新媒體平臺等更多先進、便捷的渠道提供檔案信息利用服務的同時，還要克服技術設備更新換代、人員技術操作水平有限的阻礙。借助這些技術手段固然能夠加大檔案部門對檔案信息資源的宣傳力度，提高社會公眾對檔案信息資源的認知度，引導其利用需求的增加，但需要面對的困難也是不能規(guī)避的。

5規(guī)章制度不健全

以往檔案信息服務利用方式和手段上的缺失不僅僅是因為受到傳統(tǒng)觀念的影響，或是受制于長期以來管理理念的制約。其中還有一個重要影響因素就是缺乏健全的規(guī)章制度作為檔案信息資源開發(fā)利用的支撐條件。完善的規(guī)章制度能夠引領檔案工作的發(fā)展方向，提出檔案工作的前進目標。規(guī)章制度不能單純的對管理檔案實體進行規(guī)范，而是在保證實體安全的前提下對揭示檔案信息的工作做出有條不紊的指導，使檔案信息資源得到妥善的開發(fā)和利用。

規(guī)章制度的標準化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化是檔案信息資源開發(fā)直至利用能夠順利開展的基礎保障。一是，檔案部門需要系統(tǒng)、規(guī)范的管理章程和制度來保證檔案信息資源科學、合理、有效的開發(fā)。二是，需要不斷適應發(fā)展，更新和完善檔案鑒定的標準作為開發(fā)檔案信息資源質量的保證。除此之外，檔案部門還要根據社會公眾的需求及時把握和優(yōu)化檔案信息服務工作的流程。培養(yǎng)參與檔案信息資源開發(fā)和利用的檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，科學管理檔案信息并努力提高檔案工作的質量和效率。同時，借助新技術積極探索檔案信息資源開發(fā)途徑和方法，帶動檔案信息資源開發(fā)工作的穩(wěn)步前行。

三、檔案信息資源的利用

優(yōu)化檔案館藏結構為檔案信息資源開發(fā)提供了充分的物質保障，通過整合、序化提高了檔案信息資源開發(fā)的質量，檔案部門轉變觀念以縮小投入與產出的比例為目標，拓寬檔案信息資源開發(fā)的渠道，完善檔案管理規(guī)章制度，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，以此來促進檔案信息資源開發(fā)工作的順利開展，其最終目的都是為了檔案信息資源能夠得到有效的利用。

隨著檔案信息資源的作用逐漸得到社會各界的關注，以檔案借閱、檔案報道、檔案展覽為主的傳統(tǒng)型檔案信息資源利用模式面臨著越來越的挑戰(zhàn)。檔案借閱包括檔案的查閱和外借。雖然查閱檔案能夠直截了當的滿足利用者的信息需求，但對于跨地域的利用者而言，這種檔案信息資源的利用方式更多是時間和空間上的不便。檔案的外借更是需要克服檔案的完整性、保密性、安全性不受侵害等困難。傳統(tǒng)的檔案報道是通過報刊的形式向社會公布檔案部門近期的工作安排、制度章程或經驗總結等，就網絡如此發(fā)達的今天而言，檔案報道顯然不能迅速的、大范圍的被社會公眾知曉。以實物為主的檔案展覽也同樣不能打破地域的限制被更多人知曉。為了破除傳統(tǒng)檔案信息利用模式存在的弊端和障礙。智力型檔案信息資源利用模式為今天的檔案工作帶來了不少便捷。

（作者單位：黑龍江大學）