李小玲

摘要：企業(yè)檔案信息化是企業(yè)以信息服務(wù)生產(chǎn)、生活資源的體現(xiàn)，是企業(yè)發(fā)展重要的戰(zhàn)略資源。我國目前企業(yè)檔案管理信息化雖然得到了迅速發(fā)展，但是還存在諸多問題，應(yīng)進(jìn)一步深入研究改進(jìn)管理措施。筆者基于企業(yè)信息化發(fā)展影響因素，探討解決方略，為企業(yè)檔案信息化發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；發(fā)展；影響因素；策略

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)管理和經(jīng)營管理的有機(jī)統(tǒng)一，是企業(yè)對(duì)國家、社會(huì)保有的最基本的價(jià)值資料，是企業(yè)開展日常工作，制定未來發(fā)展規(guī)劃的有機(jī)參考。我國信息化社會(huì)發(fā)展的新趨勢下，企業(yè)檔案管理工作的改革也迫在眉睫。盡管我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)已初見成效并取得了較為滿意的效果，但是由于受諸多因素的制約，還必須采取有效的措施，對(duì)發(fā)展中的問題進(jìn)行改進(jìn)。

一、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.推進(jìn)檔案信息化管理，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔辦公一體化的首選路徑。在當(dāng)前全速發(fā)展下的二十一世紀(jì)，隨著以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為核心的互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的全面確立，信息化已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。作為企業(yè)后勤保障最核心的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案的管理工作也越來越關(guān)鍵。在這一時(shí)期，電子文件和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相繼出現(xiàn)并得到廣泛的應(yīng)用，包括在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、檔案文書處理等工作管理中，應(yīng)用均越來越普遍，相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)體系也越來越完備。對(duì)于新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)要想謀求更好的生存和更進(jìn)一步的發(fā)展，首要的就是創(chuàng)新變革，逐步建立完善企業(yè)管理制度，而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就是其中一個(gè)不可缺少的重要內(nèi)容。通過企業(yè)各項(xiàng)制度的建立與完善，將檔案信息化工作，作為企業(yè)一項(xiàng)重要工作內(nèi)容建設(shè)，從而最大限度的提升工作管理效率、降低企業(yè)運(yùn)營成本，最終逐步推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理及市場競爭力。

2.推進(jìn)檔案信息化管理，是不斷提升企業(yè)行業(yè)市場競爭水平的重要途徑。在十二五期間，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入到新常態(tài)階段，對(duì)于社會(huì)各行業(yè)企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)提出了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為今后一段時(shí)期內(nèi)的發(fā)展方向，指明了一些可循的道路。在當(dāng)前全速發(fā)展下的互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，檔案信息化管理是企業(yè)需要著重考慮的核心性問題，因?yàn)樗P(guān)乎著企業(yè)的生存和發(fā)展。比如在檔案管理工作層面，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案信息化就可以很好的拓寬檔案工作服務(wù)范圍。因?yàn)闄n案管理工作本身就是對(duì)信息資源的管理，而信息資源最寶貴的就是時(shí)效性，通過開發(fā)利用最新的具有社會(huì)價(jià)值的信息資源，才能更加高效的輔助企業(yè)的生產(chǎn)、管理、運(yùn)營等市場活動(dòng)的開展和順利完成。而傳統(tǒng)的一套檔案管理制度已經(jīng)無法再適應(yīng)高速發(fā)展下的新市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境。對(duì)此，通過促使著檔案管理從封閉走向開放，包括檔案信息資源的儲(chǔ)存、保管、采集、提供服務(wù)等等，均可實(shí)現(xiàn)最科學(xué)、合理的配置，最終為企業(yè)的生產(chǎn)管理與運(yùn)營做出最佳、可行的參考依據(jù)。

二、企業(yè)檔案信息化發(fā)展影響因素

我國企業(yè)發(fā)展，經(jīng)歷了從農(nóng)業(yè)到工業(yè)，從工業(yè)到市場化的跨越式發(fā)展。在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，信息化資源作為企業(yè)建設(shè)的核心組成部分，是信息時(shí)代檔案建設(shè)的新突破。煤炭企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)的搭建和業(yè)務(wù)操作規(guī)范缺乏必要的統(tǒng)籌能力，尤其是數(shù)據(jù)精度、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和技術(shù)參數(shù)規(guī)定等信息規(guī)劃不全。傳統(tǒng)檔案信息管理多為紙質(zhì)媒介，不僅安全系數(shù)低，而且還需要大量的專業(yè)人才花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)信息進(jìn)行紀(jì)錄保存。

1.制度化問題。企業(yè)檔案信息管理制度化包括：業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、技術(shù)管理不詳盡、專業(yè)人才的匱乏。以煤炭建設(shè)公司為例，由于部門人力資源分配不均，致使信息管理工作效率底下，對(duì)行業(yè)內(nèi)事物的處理能力不高，業(yè)務(wù)流程在業(yè)內(nèi)沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，致使人員冗雜，缺乏必要的整合措施。

2.分類歸屬問題。目前檔案的信息化發(fā)展盡管注入了計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，但是由于類目眾多，且數(shù)據(jù)庫容量有限，目錄檢索效率低下。文檔的一體化管理，缺乏必要的組織結(jié)構(gòu)和職能聯(lián)合進(jìn)行有效解決。

3.職能定位問題。煤炭企業(yè)信息化管理人才多為在職職工，很多時(shí)候，缺乏對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)的歸屬，相關(guān)的鑒定與分析工作與專業(yè)領(lǐng)域脫軌現(xiàn)象嚴(yán)重。

4.企業(yè)自身問題。除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作不重視外，還缺乏每年必要的經(jīng)費(fèi)支持檔案信息化管理工作。企業(yè)由于認(rèn)識(shí)上的局限性，很多時(shí)候都是兼職管理，盡管耗費(fèi)了大量時(shí)間，但是仍然不能滿足信息化發(fā)展需求。

三、企業(yè)檔案信息化發(fā)展策略

企業(yè)在提高自身生產(chǎn)經(jīng)營能力的基礎(chǔ)上，還要正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，企業(yè)可以積極吸取國內(nèi)外檔案信息化管理的有效經(jīng)驗(yàn)，從而提高自身的檔案管理能力。通過對(duì)企業(yè)檔案信息化發(fā)展影響因素的研究分析，可以看出我國大多數(shù)企業(yè)在檔案信息化管理方面，還存在或多或少的問題，因此不斷加強(qiáng)和完善企業(yè)檔案信息化管理是每個(gè)企業(yè)管理者都應(yīng)該關(guān)注和重視的問題，為了促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展，筆者提出以下幾點(diǎn)對(duì)策：

1.管理體制創(chuàng)新。企業(yè)主管部門要加大對(duì)檔案信息人才的培養(yǎng)，組建符合管理體制的信息化管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案信息管理效率。企業(yè)的信息檔案工作要協(xié)調(diào)到ISO900O體系認(rèn)證上，以便企業(yè)的各項(xiàng)管理流程工作能夠與國際接軌。另外，我國的檔案信息的建設(shè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺。就我國現(xiàn)在情況，不遵守相應(yīng)制度的行為已經(jīng)對(duì)檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程產(chǎn)生了不小的障礙。因此，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，館藏檔案數(shù)字化和電子文件接收，都應(yīng)該堅(jiān)持所制定的規(guī)范性原則。企業(yè)各個(gè)部門之間應(yīng)加強(qiáng)交流協(xié)作的精神以及信息資源的共享手段。各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)無成本的即時(shí)的信息交流，會(huì)大大加快企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，提高管理軟件的通用性。

2.加強(qiáng)信息化軟件。企業(yè)檔案信息管理，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化的發(fā)展，必須對(duì)數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，應(yīng)用最新軟件，實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)，加強(qiáng)對(duì)信息管理人才培訓(xùn)，增加他們素質(zhì)。除了應(yīng)用必要的信息管理工具外，還要進(jìn)行流程化管理制度和管理對(duì)象思維方式創(chuàng)新。

3.合理定位。以信息化管理專業(yè)人才，將信息化工作列入日程，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。將檔案管理工作系統(tǒng)到企業(yè)發(fā)展目標(biāo)上來。按照企業(yè)檔案信息管理需要，將檔案信息員、專業(yè)計(jì)算機(jī)人員和復(fù)合型檔案信息人才統(tǒng)一到檔案管理上來。方便他們按照國家政策法規(guī)行事，為企業(yè)重大決策服務(wù)。

4.注重企業(yè)自身建設(shè)。企業(yè)信息化建設(shè)。離不開企業(yè)自身建設(shè)。加大對(duì)檔案信息管理工作的資金支持，加強(qiáng)檔案信息化管理的基礎(chǔ)軟件設(shè)施，對(duì)企業(yè)這開放性的環(huán)境來說，信息化水平起著尤為重要的作用。它要求企業(yè)樹立正確的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)自身建設(shè)。要求企業(yè)檔案信息人員不僅要參與到企業(yè)各項(xiàng)工程中去，還要運(yùn)用自己的專業(yè)知識(shí)和技能，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)復(fù)合型檔案信息管理人才的需求。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)信息化帶動(dòng)工業(yè)化戰(zhàn)略需求，必須切實(shí)做好信息化檔案管理工作。應(yīng)用最新數(shù)據(jù)軟件，提升現(xiàn)代管理技術(shù)和方法，讓企業(yè)發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用機(jī)制創(chuàng)新改革，做好各項(xiàng)規(guī)劃事宜，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)統(tǒng)一到企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)上來，為實(shí)現(xiàn)全息化企業(yè)管理模式，整合企業(yè)資源，服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作。

5.保證檔案信息的安全。檔案信息化管理不能忽視信息安全問題，第一是軟硬件，存貯介質(zhì)的可靠性，如光盤，硬盤；軟件系統(tǒng)的安全性與否。第二是管理方面的安全，即檔案信息通過不同方式被外界獲取等。前一種問題主要通過技術(shù)手段來解決，例如設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)，光盤備份異地存放等。后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度和檔案管理人員的責(zé)任心和防范意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，避免因檔案管理人員失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。

6.創(chuàng)新。以創(chuàng)新促發(fā)展，是企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的必由之路。從戰(zhàn)略角度對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究，并初步建立發(fā)展模型。經(jīng)過對(duì)檔案信息化發(fā)展管理制約因素進(jìn)行分析，對(duì)知識(shí)管理中的目標(biāo)定位有了基本思路。建立企業(yè)檔案信息化測評(píng)體系，綜合國內(nèi)外先進(jìn)研究成果，構(gòu)建企業(yè)信息化建設(shè)服務(wù)平臺(tái)。對(duì)已有企業(yè)的、檔案信息化建設(shè)成果數(shù)據(jù)進(jìn)行創(chuàng)新。

四、結(jié)束語

科技日新月異，信息化建設(shè)也在不斷前行，它早已發(fā)展成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展的主流，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設(shè)也成當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案信息化管理工作，受制度化、分類歸屬、職能定位和企業(yè)自身制約，在發(fā)展中，只有遵循企業(yè)自身發(fā)展規(guī)律，結(jié)合自身特點(diǎn)，不斷創(chuàng)新和改革發(fā)展路徑，正視制約因素對(duì)發(fā)展造成的影響，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化檔案信息管理促進(jìn)企業(yè)信息化迅速發(fā)展的創(chuàng)新路徑，適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的步伐。