鮮峰

摘 要：利用計算機網(wǎng)絡技術進行檔案信息化建設和管理，可確保檔案信息的時效性，實現(xiàn)檔案信息資源共享。在利用算機技術開展檔案信息化建設時，應樹立檔案信息化意識，提高檔案信息化技術水平，不斷提高檔案信息管理水平，確保檔案信息的準確性和有效性。在利用計算機技術開展檔案信息管理時，要通過計算機創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設，保障檔案信息安全，研發(fā)檔案信息相關軟件，提高檔案信息的利用率，促進當?shù)亟?jīng)濟社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。

關鍵詞：檔案 信息化建設 信息管理 計算機技術

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（c）-0174-02

檔案信息化是以室藏檔案為基礎，在保持原來檔案信息不變的前提下，改變檔案自身內(nèi)容的存在形式，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享，滿足經(jīng)濟社會發(fā)展需求。應用計算機進行檔案信息化建設和管理，可以節(jié)約時間，提高工作效率；可以節(jié)約成本，依規(guī)做好檔案信息保密工作。所以，應合理利用計算機和網(wǎng)絡技術加強檔案信息化建設和管理。

1 檔案信息化建設和管理應用計算機技術的優(yōu)點

1.1 確保時效性

定期人工整理后的紙質(zhì)檔案要分放到各檔案室，保存的檔案信息一般具有一定的滯后性。而應用計算機技術完成檔案掃描輸入、加工整理后，可通過網(wǎng)絡傳輸直接傳送給檔案室，確保查詢得到的是最新、最及時的檔案信息，確保了檔案信息的時效性。

1.2 實現(xiàn)資源共享

運用計算機技術可錄入檔案信息，創(chuàng)建自己的信息庫，相關部門可通過網(wǎng)絡查詢和調(diào)取經(jīng)過加工的檔案信息，可節(jié)約時間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。要提高檔案信息共享能力，細分電子檔案類別為操作目錄、系統(tǒng)環(huán)境、卷內(nèi)目錄、檔案密級等，來進行科學管理。

2 計算機在檔案信息化建設中的應用

2.1 樹立信息化意識

檔案管理人員要樹立社會檔案意識，這可推動檔案信息化建設的發(fā)展。檔案管理人員是檔案信息化建設的主力軍，其能動性直接影響檔案信息化建設的成敗，應予以充分重視。這要求檔案管理人員要樹立檔案信息化觀念并認清其重要性，主動參與并認真做好檔案信息化建設工作，促進當?shù)亟?jīng)濟社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.2 提高檔案信息化技術水平

（1）配備硬件設備。要開發(fā)、運用和不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，通過培訓并推廣統(tǒng)一的計算機軟件系統(tǒng)，為檔案信息化建設奠定堅實的基礎；（2）檔案目錄中心和全文數(shù)字化。在此項工作中，輸入數(shù)據(jù)時應統(tǒng)一格式標準，根據(jù)使用者要求邊整理邊輸入檔案資料，同時保存紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，避免重復勞動，加快檔案信息數(shù)字化的進程；（3）界定并保證信息密級及其安全。首先要制定公開、內(nèi)部、秘密、機密等密級標準。為確保軟件系統(tǒng)安全性，要合理設定檔案信息使用者查詢權限，通過在網(wǎng)上驗證使用者身份來保證檔案密級安全。

2.3 提高檔案信息管理水平

（1）加強檔案信息化管理軟件和制度建設。要根據(jù)本單位實際選擇合適的檔案信息化管理軟件，根據(jù)國家法律法規(guī)制定并不斷完善管理規(guī)章制度和規(guī)范，加強信息交換并提高共享水平，創(chuàng)造出更為有利的、方便公眾的優(yōu)越條件；（2）檔案管理人員必須學習和掌握計算機、信息化管理知識和管理軟件，不斷開發(fā)利用軟件，使系統(tǒng)運行狀態(tài)良好；（3）檔案信息化管理成敗的關鍵在于數(shù)據(jù)質(zhì)量，要嚴格把守數(shù)據(jù)關，輸入完整準確數(shù)據(jù)，保證信息的客觀性。要建立數(shù)據(jù)審核制度，輸入前和輸入后應詳細審核和校對數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的準確性。

3 計算機技術在檔案信息管理中的應用

3.1 創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

檔案信息管理的核心是利用計算機技術開發(fā)和建立數(shù)據(jù)庫以保存檔案數(shù)據(jù)信息。這一過程是檔案信息管理正規(guī)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的必要手段，是用戶獲取各種檔案信息的一種重要方式。

在檔案管理過程中，要建立完善的數(shù)據(jù)庫和相關程序，準確錄入檔案信息，通過不同方式來檢索、查詢和利用檔案信息，做到檔案信息系統(tǒng)的正常運行和檔案信息的共享。

3.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設

應規(guī)范建設和科學管理檔案數(shù)據(jù)庫，尤其時應注意泄密問題。要提高檔案管理的安全機制，防止信息泄露；要不斷擴大發(fā)展檔案信息數(shù)據(jù)庫，順應計算機發(fā)展建立新的管理軟件，滿足檔案信息管理需求。

3.3 保障檔案信息安全

安全性是檔案信息管理中的重中之重，機密信息一旦泄露，不利于經(jīng)濟社會的快速發(fā)展。

安全保障制度是保證信息管理安全的保證，但應做到科學合理有效。要選用適合的或重新設計殺毒軟件，保證病毒不侵襲檔案信息；為有效抵制內(nèi)外攻擊，要將入侵檢測、漏洞掃描技術、二級防火墻作為檔案信息管理系統(tǒng)安全的核心內(nèi)容；為及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案信息管理系統(tǒng)安全問題，了解系統(tǒng)安全運行情況，要實時記錄防火墻日志來監(jiān)控系統(tǒng)。必要時將系統(tǒng)劃分為隔離區(qū)、外網(wǎng)區(qū)和內(nèi)網(wǎng)區(qū)等不同使用權限的區(qū)域，以不同級別指令為依據(jù)，嚴格端口和服務限制。這樣，系統(tǒng)管理員可限制不同使用者的操作權限。防火墻可隔離移動網(wǎng)絡接入點，掃描所有進入系統(tǒng)內(nèi)部的信息。當出現(xiàn)欺騙性攻擊時，技術人員可及時發(fā)現(xiàn)危險操作并根據(jù)情況的不同給予不同的處理，避免系統(tǒng)受到侵害。

3.4 研發(fā)檔案信息相關軟件

在當前已有的檔案管理軟件上，根據(jù)檔案信息的發(fā)展以及計算機技術的不斷發(fā)展，可以根據(jù)實際重新設計軟件結構、模塊、編程、調(diào)試和測試，開發(fā)新數(shù)據(jù)庫和管理軟件，研發(fā)出適合時代發(fā)展和順應檔案信息利用者需求的檔案管理程序和相關軟件，確保檔案管理和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的有效性和準確性。

3.5 提高檔案信息利用率

利用現(xiàn)代信息技術整理和編研可進一步系統(tǒng)化和優(yōu)化檔案信息，能提高信息密度和信息傳遞速度，方便快捷地為利用者提供必要的數(shù)字化檔案信息，有助于及時提供準確的當?shù)亟?jīng)濟社會發(fā)展決策信息。

利用檔案信息管理系統(tǒng)可建立基于局域網(wǎng)用戶友好界面的查詢子系統(tǒng)，這樣利用者可以按權限瀏覽和快速索取網(wǎng)站所提供的豐富的檔案信息，可獲得較高的社會效益。根據(jù)用戶權限的不同，通過局域網(wǎng)以數(shù)字化形式為各部門傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，充分實現(xiàn)檔案信息共享，充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術，切實提高檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息利用率。

隨著計算機的普及和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，為檔案信息化建設和管理提供了有利條件，所創(chuàng)建的檔案管理平臺不但可以有效實施檔案信息化建設和管理，還可節(jié)省時間和成本，提高檔案管理效率、利用率和社會效益，不斷提高管理水平，確保檔案信息化建設與社會信息化同步發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息，可以促進當?shù)亟?jīng)濟社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。

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