王晶

[摘 要]在信息化社會(huì)的大趨勢(shì)下，許多高校加快了信息化進(jìn)程，人事管理信息化是其中一個(gè)重要的方面。其高效的信息處理手段帶來了高校管理理念的變化，為管理流程的進(jìn)一步梳理與優(yōu)化帶來了管理機(jī)構(gòu)的重組，與各個(gè)部門及時(shí)便捷的溝通和協(xié)調(diào)提高了人事管理的水平。各高校要抓住信息化的機(jī)遇，積極進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化以及信息管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推進(jìn)機(jī)構(gòu)變革以及管理觀念的革新，為高校事業(yè)又好又快發(fā)展提供助力。

[關(guān)鍵詞]高校人事管理；人事管理信息化；人事管理變革

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2017）06-0166-03

黨的十八屆三中全會(huì)通過了《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》，在全面深化改革的大背景下，高校人事管理、人才制度變革勢(shì)在必行。人事管理信息化是推動(dòng)高校人事改革的重要手段，利用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)人事業(yè)務(wù)的規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化，快速響應(yīng)變革的要求。這將成為當(dāng)前和未來人事管理工作的重點(diǎn)。

一、人事管理信息化給高校人事管理帶來的變革

筆者通過調(diào)研北京、上海、江蘇等地高校人事信息系統(tǒng)的推行，發(fā)現(xiàn)各高校的人事管理信息化正給高校人事管理悄然帶來變革。其具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（一）人事管理信息化帶來管理觀念的變化

管理信息化從根本上是要為管理提供服務(wù)。在人事管理信息化的過程中，管理的服務(wù)職能凸顯，更加強(qiáng)調(diào)人本管理。

1.人事管理信息化提高了人本管理的可能性

人事管理信息系統(tǒng)大體上由人事檔案管理、學(xué)院部門管理、合同管理、薪酬管理、社保管理、績(jī)效管理、考勤管理、培訓(xùn)管理、招聘管理以及系統(tǒng)管理這十大功能組成。[1]目前已經(jīng)有比較多的高校開發(fā)了自己的人事管理系統(tǒng)。在人事管理系統(tǒng)中，教職工可以選擇性地看到自己的基本信息，可以在線提交業(yè)務(wù)并隨時(shí)關(guān)注業(yè)務(wù)的流程動(dòng)態(tài)，可以看到考核以及績(jī)效評(píng)價(jià)的結(jié)果，相關(guān)的通知公告也可以在人事信息系統(tǒng)中一站式獲得。這種溝通與交流的直接性以及獲得信息的便利性大大提高了教職工參與管理的幅度。在教職工參與管理的過程中，用價(jià)值觀來培育和強(qiáng)化教職工的歸屬感、滿意感、成就感和責(zé)任感，讓他們感覺到自己是值得信賴和尊重的，激發(fā)了教職工的進(jìn)取心和創(chuàng)造性，為文化管理的最高層次開辟了通道。[2]

2.人事管理信息化提高了人本管理的必要性

人事管理不只是人事部門的管理，而是一個(gè)實(shí)現(xiàn)學(xué)校整體發(fā)展藍(lán)圖的工具。通過有效的人事管理，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校的總體發(fā)展目標(biāo)與規(guī)劃，體現(xiàn)各學(xué)院、各部門的發(fā)展方向與重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)教職工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃。因此人事管理要?jiǎng)?chuàng)造條件支持學(xué)校各學(xué)院、部門以及學(xué)校教職員工的積極參與，提供信息溝通與交流的平臺(tái)，發(fā)展以教職工為中心的激勵(lì)、創(chuàng)新和參與的人事管理環(huán)境。

信息化使得人力資源管理從簡(jiǎn)單的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，從單一的、自上而下的管理模式向互動(dòng)、多方位、專業(yè)化的方向發(fā)展，促進(jìn)了全員參與管理，形成了新的互動(dòng)管理的局面，人本理念逐步提升，在管理過程中更強(qiáng)調(diào)“關(guān)心人、理解人、尊重人、保障人”。

（二）人事管理信息化帶來管理機(jī)構(gòu)的重組

在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)中，根據(jù)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)以及人員的具體情況，以提高效率為準(zhǔn)則，對(duì)于管理層次和管理幅度的劃分應(yīng)該有一定的比例。一個(gè)組織機(jī)構(gòu)成功的關(guān)鍵問題就是處理好管理層次與管理幅度之間的關(guān)系。傳統(tǒng)組織的特點(diǎn)表現(xiàn)為層級(jí)結(jié)構(gòu)，當(dāng)組織的規(guī)模擴(kuò)大時(shí)，提高效率的有效辦法是增加管理層次。但是在信息化社會(huì)中，由于信息技術(shù)的應(yīng)用，信息處理渠道的增多，信息溝通與交流加強(qiáng)，也可以通過增加管理幅度來提高效率。當(dāng)一個(gè)機(jī)構(gòu)不是通過增加管理層次而是通過增加管理幅度來提高效率時(shí)，其組織形式就會(huì)趨于扁平化。這一改變使得組織結(jié)構(gòu)緊湊、干練，反應(yīng)迅速，各層級(jí)之間的溝通快速順暢，合作協(xié)調(diào)關(guān)系加強(qiáng)。[3]

從根本上來看，信息化也是一個(gè)過程，是一個(gè)技術(shù)+管理變革+人員素質(zhì)+業(yè)務(wù)流程整合和優(yōu)化的過程，其目標(biāo)是給相關(guān)的組織和人員提供便利，提高效率與管理功效。在信息化的過程中，需要對(duì)管理流程、工作方法進(jìn)一步梳理，優(yōu)化管理流程，這一過程帶來人事組織機(jī)構(gòu)的進(jìn)一步重組。

傳統(tǒng)的高校人力資源部門包括人事部門、師資部門、績(jī)效考核部門、薪酬與福利部門、檔案部門等。筆者調(diào)查了國(guó)內(nèi)信息化程度較高的北京、上海、江蘇等地的高校，發(fā)現(xiàn)許多高校人事處的組織機(jī)構(gòu)正悄然變革，從傳統(tǒng)的人事、師資、勞資、檔案部門的組織機(jī)構(gòu)變?yōu)橹胤?wù)、重人才、結(jié)構(gòu)更加合理、流程更加優(yōu)化的組織機(jī)構(gòu)。其變革具體表現(xiàn)在以下兩方面。

1.檔案管理的功能被弱化

在人事管理信息化的過程中，檔案部門通常與人事系統(tǒng)管理部門合并，以利于信息系統(tǒng)的維護(hù)以及檔案信息的利用。在這一過程中出現(xiàn)了諸如“信息檔案科”之類的機(jī)構(gòu)名稱。

2.重視人才

成立以“人才工作辦公室”“人才引進(jìn)辦公室”“高層次人才科”“人才服務(wù)與管理辦公室”等命名的職能部門。人事處許多重復(fù)勞動(dòng)被替代，使得機(jī)構(gòu)內(nèi)人員可以把更多精力放在人才服務(wù)上，信息系統(tǒng)的應(yīng)用也使得人才服務(wù)的效率大大提高。

（三）人事管理信息化帶來管理水平的提高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校的人力資源管理也進(jìn)入了資源整合階段，其表現(xiàn)為：人事管理不再僅僅是人事管理，而應(yīng)該以高校的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為依托，以人事管理信息化為契機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研等管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)總體管理水平的提高。這個(gè)具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

1.實(shí)現(xiàn)了各部門的資源共享

各個(gè)系統(tǒng)的管理都必須以基本的數(shù)據(jù)為依據(jù)，人事管理信息化的過程也是基本數(shù)據(jù)信息化的過程。通過對(duì)基本數(shù)據(jù)的有效管理，學(xué)校各部門都可以對(duì)這些數(shù)據(jù)加以利用，實(shí)現(xiàn)了各部門的資源共享。人事信息系統(tǒng)使原本獨(dú)立的管理模塊有了互相溝通的紐帶，加強(qiáng)了各部門之間的溝通和協(xié)作。

2.提升了人事部門的服務(wù)水平

人事部門作為服務(wù)部門，在組織中具有承上啟下的作用，教職工、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及主管部門都會(huì)對(duì)人事管理工作提出更多、更高的要求。人事管理信息化使人事部門由簡(jiǎn)單地提供人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識(shí)和解決方案，其強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)和分析報(bào)表功能使管理者能夠在第一時(shí)間了解和掌握教職工的詳細(xì)信息，經(jīng)過研究、分析，使決策者更加準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行管理。

信息公開和透明促進(jìn)了各部門以及各環(huán)節(jié)的溝通和協(xié)調(diào)，有利于有效收集內(nèi)部和外部信息，在同一業(yè)務(wù)流程進(jìn)行的過程中，人員的交流和反饋更加及時(shí)，團(tuán)隊(duì)精神得以發(fā)揮，促進(jìn)了人事管理工作由傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代人事管理的轉(zhuǎn)化。

二、人事管理信息化給高校人事管理帶來的啟示

根據(jù)人事管理信息化給高校人事管理帶來的變革情況，可以有以下幾方面的啟示。

（一）要抓住信息化的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化

在信息化的過程中，不能把辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)單地等同于信息化，要抓住信息化的機(jī)遇，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和改革。人事管理信息化從根本上說， 就是從流程、指標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限等各個(gè)方面深刻規(guī)范高校人事管理過程，把高校人事管理的全部流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度等重新深入細(xì)化，對(duì)原來的管理業(yè)務(wù)流程做重新思考和徹底的重新設(shè)計(jì)，用計(jì)算機(jī)語言進(jìn)行深層次的規(guī)范，把標(biāo)準(zhǔn)固化到管理細(xì)節(jié)中去。流程優(yōu)化的過程堵住了粗放式人事管理的漏洞，降低了管理成本，提高了工作效率。

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化可以按照以下四個(gè)步驟來進(jìn)行：第一，改變思維習(xí)慣，樹立業(yè)務(wù)工作的流程觀。第二，分析關(guān)鍵成功要素，確定關(guān)鍵流程，對(duì)問題嚴(yán)重、機(jī)能失調(diào)的流程以及舉足輕重、影響巨大的流程制定切實(shí)可行的流程方案。第三，對(duì)現(xiàn)行流程重新設(shè)計(jì)。第四，實(shí)施新流程并獲得反饋。在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程中要注意以下問題。

1.業(yè)務(wù)流程優(yōu)化要圍繞目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃

集成的管理需求與職能型的組織機(jī)構(gòu)往往是矛盾的，這就要求我們?cè)跇I(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程中注意圍繞人事管理的目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一的信息化規(guī)劃。

2.業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與信息化的過程要相互促進(jìn)、并行不悖

人事管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化可以這樣理解，即通過工作環(huán)節(jié)的整合，輸入必要的信息，經(jīng)過信息加工，可以成為下一個(gè)環(huán)節(jié)工作的依據(jù)。比如，通過新進(jìn)人員基本信息的輸入，可以生成相關(guān)人員的出國(guó)（境）信息，可以作為兌現(xiàn)相關(guān)待遇的依據(jù)；相關(guān)的學(xué)歷學(xué)位信息以及人才工程信息，可以作為建立人才儲(chǔ)備庫(kù)的依據(jù)。這一切業(yè)務(wù)流程的有效實(shí)施，都需要通過數(shù)據(jù)的信息化來實(shí)現(xiàn)。換言之，如果沒有及時(shí)準(zhǔn)確的信息錄入與更新，沒有對(duì)信息化的有效利用，就不能真正地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。

（二）要注重信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

早在1993年中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社就出版了《人事信息管理系統(tǒng)代碼標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)》，編錄了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的38項(xiàng)人事信息分類代碼。2002年《全國(guó)干部、人事管理信息系統(tǒng)指標(biāo)體系分類與代碼》（GB/T14946-2002）出臺(tái)，對(duì)人事管理工作中所需要的各種信息進(jìn)行了描述，集成了人事管理機(jī)構(gòu)以及個(gè)人各方面的指標(biāo)。

人力資源管理系統(tǒng)在許多高校已有應(yīng)用，但在標(biāo)準(zhǔn)化指標(biāo)的執(zhí)行過程中，各個(gè)高校對(duì)標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)體系的選擇和組合不同，從而出現(xiàn)低水平、重復(fù)性開發(fā)的現(xiàn)象，這不但會(huì)造成資源的浪費(fèi)，而且會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件移植和推廣的困難。這就要求在設(shè)計(jì)的過程中考慮軟件的共享性、易維護(hù)性、可對(duì)接性，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化開發(fā)。

在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中要注意以下問題。

1.要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建管并重，總體規(guī)劃，分級(jí)實(shí)施

在信息化建設(shè)的過程中，要根據(jù)本校的實(shí)際情況，認(rèn)真分析本校信息化的現(xiàn)狀以及存在的問題，科學(xué)規(guī)劃信息化建設(shè)的總體戰(zhàn)略，抓好具有軟件開發(fā)能力的技術(shù)專家隊(duì)伍以及精通業(yè)務(wù)流程的管理專家隊(duì)伍，完善信息化建設(shè)的內(nèi)容及檢查、監(jiān)督機(jī)制。信息化建設(shè)的周期一般比較長(zhǎng)，要從最能體現(xiàn)管理信息化價(jià)值的地方入手，逐步推進(jìn)，分級(jí)實(shí)施。

2.正確處理個(gè)性化與標(biāo)準(zhǔn)化、兼容性之間的關(guān)系

標(biāo)準(zhǔn)有其通用性，在各系統(tǒng)的互連、互通、互操作上能體現(xiàn)其優(yōu)勢(shì)。但是，如果執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的全部?jī)?nèi)容，會(huì)造成系統(tǒng)的龐大和冗余，降低其易用性。因此，人事信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)要在考慮通用標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，根據(jù)各個(gè)高校的個(gè)性化需求，從具體的功能上著眼，根據(jù)工作內(nèi)容選定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)要做好需求論證工作，對(duì)選用的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裁剪，使其更符合高校的實(shí)際情況，更有針對(duì)性，提高其易用性。[4]

人事信息系統(tǒng)的作用不僅僅是減少工作量，更大的作用是規(guī)范人事管理工作，以適應(yīng)各管理信息系統(tǒng)的信息對(duì)接；同時(shí)要協(xié)調(diào)好職能部門與集成的管理需求之間的矛盾，建立合理的工作流程。高校人事管理信息化給人事管理帶來了巨大的變革，學(xué)校在尋求進(jìn)一步發(fā)展的過程中，要抓住信息化的機(jī)遇，科學(xué)理解，慎重實(shí)施，循序漸進(jìn)，全面落實(shí)，積極進(jìn)行機(jī)構(gòu)變革以及管理觀念的革新，使信息化的過程和管理的過程相互促進(jìn)，為高校事業(yè)又好又快發(fā)展提供助力。

[ 注 釋 ]

[1] 閆潔瑜.基于SOA架構(gòu)的人事管理信息平臺(tái)建設(shè)[J].中國(guó)人力資源開發(fā)，2015（10）：54-61.

[2] 陳晶瑛，余劍鋒.18 世紀(jì)末以來西方人事管理思想的演進(jìn)、特點(diǎn)及發(fā)展方向[J].學(xué)術(shù)研究，2010（1）：70-77.

[3] 戚汝慶.信息技術(shù)對(duì)組織結(jié)構(gòu)變革的影響[J].科技信息，2009（3）：463+406.

[4] 徐憶.和平時(shí)期的辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化[J].船舶標(biāo)準(zhǔn)化工程師，2015（4）：54-55+59.

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1] 賈蘭英.推進(jìn)事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)的思考[J].中醫(yī)藥管理雜志，2011（9）：854-857.

[2] 高校人事管理與信息化深入應(yīng)用交流會(huì)順利召開[EB/OL]. 2014-12-23 http：//net.chinabyte.com/413/13185913.shtml.

[3] 黃炎磊，葉青.談實(shí)現(xiàn)高校教育管理的信息化[J].中國(guó)成人教育，2013（20）：36-38.

[4] 方莉. 高職院校人力資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林：吉林大學(xué)，2011.

[5] 王小露.高校信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)研究[J].中國(guó)成人教育，2014（22）：22-24.

[6] ?？∥?云計(jì)算對(duì)高校信息化的影響[J].大學(xué)教育，2012（4）：80.

[責(zé)任編輯：龐丹丹]