彭秀顏

（佛山市南海區(qū)國土城建和水務(wù)局里水水務(wù)管理所）

摘要：城市化的深入發(fā)展對于城建檔案管理的要求越來越高，城建檔案管理能夠為城市規(guī)劃建設(shè)提供重要的信息參考。城建檔案管理水平將會影響到城市建設(shè)工作的有序開展。其復(fù)雜性導(dǎo)致發(fā)展過程中需要解決眾多的問題，而能夠明確其中存在的難點，制定出具有針對性的解決措施，這對于城市建設(shè)發(fā)展將會產(chǎn)生積極地影響。

關(guān)鍵詞：城市化；城建檔案管理；難點

在城市化發(fā)展的過程中要對城建檔案管理工作給予重視，針對城建檔案管理在城市化發(fā)展過程中發(fā)揮的作用以及面臨的挑戰(zhàn)，能夠在思想上保持充分的認識，正視發(fā)展過程中不同的影響，不斷地完善城建檔案管理工作，才能為城市化的發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。城建檔案管理水平同時也反映出城市化和區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r。

1.城建檔案管理發(fā)展的意義

城建檔案管理在城市化深入發(fā)展的過程中具有積極地作用，能夠充分的展現(xiàn)出城市過去、現(xiàn)在以及未來的狀況。通過文字、圖片、影像等原始材料展現(xiàn)出城市的發(fā)展，用最為真實文字對城市進行記錄，為城市發(fā)展提供了重要的信息依據(jù)。新時期的城建檔案管理工作實現(xiàn)了數(shù)字化，有效地節(jié)省了更多的人力物資財力的投入，并且通過對傳統(tǒng)管理方式的改善，增強對紙質(zhì)檔案的檢索效果，節(jié)省出更大的存儲空間。由于城建檔案具有分散性特點，將會出現(xiàn)資料丟失情況。針對這種情況，城建檔案管理水平的提升有效地保證自理的完整性，避免存在的局限性影響。此外，還可利用信息技術(shù)對城建檔案管理進行完善，實現(xiàn)城建檔案信息資源的共享。

2.城建檔案管理難點

2.1城建檔案管理意識淡薄

對于城建檔案管理工作認識不足，不能夠明確城建檔案管理在城市化發(fā)展過程中發(fā)揮的重要作用。不能夠主動地開展優(yōu)質(zhì)的城建檔案服務(wù)。工作人員在法律法規(guī)、行為方式等方面專業(yè)性較差，城建檔案管理工作質(zhì)量明顯不足。不能夠利用信息化技術(shù)增強城建檔案管理規(guī)范性。思想意識的淡薄是導(dǎo)致城建檔案管理工作水平差的根本原因。

2.2管理系統(tǒng)性落后

城建檔案管理方式傳統(tǒng)性較為明顯，紙質(zhì)實體性強無法開展自動化系統(tǒng)的應(yīng)用。管理方式的落后從而造成城建檔案管理效率低，不能夠通過知識的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)運輸、管理等方面效率的提升。在整體大環(huán)境下，傳統(tǒng)的管理方式難以適應(yīng)信息化發(fā)展的影響和滿足基本需求。

2.3檔案內(nèi)容單一

城建檔案管理結(jié)構(gòu)不合理也是導(dǎo)致內(nèi)容質(zhì)量整體不高，檔案管理普遍存在門類不清，結(jié)構(gòu)混亂等情況出現(xiàn)的原因。不同的工程建設(shè)檔案中民用建筑檔案占據(jù)大多數(shù)，在聲像、照片等檔案的數(shù)量相對較差，檔案資源明顯缺乏，這樣在一定程度上限制了城建檔案管理信息資源的有效開發(fā)與利用，直接導(dǎo)致城建檔案管理工作無法正常的開展。一些施工單位忽視日常檔案工作的搜集，無法建立起系統(tǒng)的檔案管理體系，直接將不規(guī)范的檔案移交到城建檔案管理部門，其內(nèi)容不全、書寫不規(guī)范等限制了城建檔案管理工作發(fā)展。

2.4工程決算文件缺失

大部分施工單位對檔案館的建設(shè)的重視程度不夠，不愿提交工程決算文件，這些單位由于對檔案管理工作重要性的認識不足，導(dǎo)致建筑工程檔案報送不及時甚至不報送。此外，施工單位缺乏專門的檔案館和圖書館，一些重要的建筑工程文件材料未及時存檔以及人事變動后未及時交接工作，這些因素都是導(dǎo)致檔案管理難度增大的原因。

2.5先建工程后補檔案

在城市建設(shè)中，往往強調(diào)加快施工進度、質(zhì)量，忽視檔案管理的問題。一些建設(shè)單位不重視城市建設(shè)檔案館，許多施工單位檔案管理意識不強，在工程建設(shè)標準、規(guī)范、過程中的任何變化，經(jīng)常會出現(xiàn)文件頭的問題，完整的工程檔案收集困難。相當(dāng)一部分文件是為竣工驗收手續(xù)辦理的，后來請人來“趕”數(shù)據(jù)，在這種情況下做檔案缺乏其真實性和準確性，會造成大量工程文件丟失，損壞也難以彌補。

3.城建檔案檔案管理完善措施

3.1增強城建檔案管理意識

城建檔案管理部門要樹立大局意識，把城建檔案工作納入城市總體建設(shè)規(guī)劃，加強城建檔案工作的宣傳工作。通過啟動公示欄，借助電視、報紙等媒體對城市建設(shè)檔案管理的法律、法規(guī)和措施進行管理，從而提高檔案工作的透明度。合理適度地加大檔案信息公開力度，不僅能滿足社會和人民群眾對城建檔案利用的需求，而且還能增強檔案館的社會意識。此外，城建檔案管理人員也要更新觀念，與時俱進，改變以往“等門到門”的服務(wù)方式，樹立主動服務(wù)，用戶至上的理念。妥善處理和協(xié)調(diào)與創(chuàng)造性思維方式的關(guān)系，解決工作中遇到的各種關(guān)鍵、難點和關(guān)鍵問題，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.2強化館藏建設(shè)

館藏建設(shè)是基礎(chǔ)，質(zhì)量是保證。首先，我們要根據(jù)檔案管理的要求，科學(xué)、規(guī)范地制定各項業(yè)務(wù)計劃，并在工作計劃的指導(dǎo)下，按時完成質(zhì)量和數(shù)量上的目標。為了加強城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)的建設(shè)，提高城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，理順各種關(guān)系，加強協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系在各領(lǐng)域各專業(yè)，加大培訓(xùn)力度，加強監(jiān)督工作的專業(yè)指導(dǎo)。二要加強對城建檔案工作的收集、整理、鑒定等基礎(chǔ)工作。根據(jù)檔案源文件的收集工作原理是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，只有做到及時歸檔，完整的檔案采集工作才是完整的。圖書館藏書結(jié)構(gòu)豐富。整理檔案工作是不可缺少的環(huán)節(jié)，及時歸檔檔案材料，不系統(tǒng)整理，猶如一堆松散的沙子，是不能科學(xué)化、規(guī)范化管理的。檔案鑒定工作是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是檔案管理工作中最具決定性的意義。它決定了文件的保存和銷毀，也是最困難的工作，因為評估由城建檔案專業(yè)特色、地理環(huán)境、城市規(guī)模、性質(zhì)，以及許多其他因素，鑒定是一個復(fù)雜的過程，它存在于收集、整理、立卷、歸檔各環(huán)節(jié)。評價工作是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高圖書質(zhì)量的重要保證。因此，要提高城建檔案質(zhì)量，必須加強館藏建設(shè)。

3.3信息化建設(shè)

為了更好的發(fā)展和城市建設(shè)檔案信息資源利用，城市建設(shè)檔案管理部門應(yīng)適應(yīng)社會的需要，通過各種方式和途徑，為社會提供更有用的信息來滿足社會各界的需求。首先，我們必須加強信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，按照國家相關(guān)標準和城市建設(shè)檔案管理規(guī)范，制定了一套完整的、實用的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，建立內(nèi)部局域網(wǎng)；必須加強對數(shù)字檔案館的建設(shè)，縮短檔案信息和當(dāng)前的需求之間的發(fā)展差距，實現(xiàn)資源共享，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理創(chuàng)造更方便優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，完善服務(wù)手段。隨著社會的進步和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以手工為主的服務(wù)模式越來越不適應(yīng)現(xiàn)代城市發(fā)展的需要。等待上門服務(wù)，單一落后的服務(wù)方式嚴重限制了城建檔案館的服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)質(zhì)量，城建檔案的價值得不到有效的開發(fā)利用。因此必須在服務(wù)手段上創(chuàng)新突破，逐漸完善服務(wù)。

結(jié)束語

城建檔案管理在城市化建設(shè)過程中發(fā)揮著巨大的作用，能夠充分的展現(xiàn)出城市發(fā)展?fàn)顩r。有效地完善和解決城建檔案管理問題，體現(xiàn)出檔案管理水平需要發(fā)揮工作人員的功能和作用，這樣才能夠達到預(yù)期的管理效果。城建檔案管理要在整體大局上進行把握，正視發(fā)展過程中遇到的不同問題，重視實效性的同時解決好各階段的可持續(xù)發(fā)展，且在思想上樹立管理意識，為城市化建設(shè)發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只有科學(xué)的開展城建檔案管理，才能保證城市規(guī)劃建設(shè)能夠順利的進行。

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