宋麗英

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.11.192

摘 要：工程檔案是對在建工程及施工過程的直接記錄，同時也是對寶貴歷史的見證。因此，通過對在建工程項目建設(shè)相關(guān)的檔案進行有效的收集、整理、保管等，能夠更好地提升整個檔案的服務(wù)性，推進工程建設(shè)的發(fā)展與提升。然而在實際的檔案管理過程中存在很多的問題，影響了整個檔案管理的開展效果。據(jù)此，需要針對其中存在的問題進行分析與研究，進而找出有效地解決方法及措施，提升整個檔案管理的效果。

關(guān)鍵詞：在建工程 檔案管理 應用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）04（b）-0192-02

1 在建工程項目檔案管理的要點

1.1 規(guī)范制度

進行檔案管理工作需要有計劃、由步驟、全方位的按照相關(guān)的標準執(zhí)行與開展。首先就需要加強檔案的制度規(guī)范建設(shè)，依據(jù)國家及檔案管理的相關(guān)制度及標準來建立起一套科學、完整的項目管理制度，進而從組織領(lǐng)導、管理體系以及各個人員的職責、獎懲方面做出明確的規(guī)定。其次，在進行檔案管理的過程中還需要對相關(guān)的文件從形成、積累、收集、歸納、分類等每一個方面制定出嚴格的標準規(guī)范，進而增加整個檔案管理工作的規(guī)章制度。

1.2 檔案的收集

在進行在建工程檔案收集的時候需要根據(jù)不同的工程建設(shè)情況來采取不同的資料收集方式。其一就是追蹤收集，這種收集的方法適用于工程周期較短的工程項目，能夠快速的形成相關(guān)的檔案資料。因此，檔案管理人員需要及時掌握在建工程項目的實施情況，通過了解工程的實時信息來有針對的收集相關(guān)資料。其二就是分階段收集資料，這種形式適用于工程周期較長的工程。其三就是強制性收集，這種方式適用于一些施工人員相對比較分散、臨時機構(gòu)較多的施工情況之中，能夠有效的保證相關(guān)檔案資料的完整性。

1.3 檔案的驗收與移交

所建立的在建工程項目的檔案內(nèi)容及質(zhì)量若沒有達到相關(guān)的標準與要求的時候，則不能通過檔案驗收，需要對檔案進行一定的修改，使其達到相關(guān)的標準與要求。而檔案在達到要求之后還需要由相關(guān)部門出具驗收合格的文件信息。此外，還可以通過控制合同項目來保證整個檔案的完整性。而在已交檔案資料的時候則需要依據(jù)相關(guān)的標準與要求來對檔案資料進行整理、編號、歸類等。對于離職的檔案管理人員，必須在完成相關(guān)的移交手續(xù)之后才能夠辦理離職手續(xù)。進行檔案移交登記的原則就是實事求是，需要有詳細的明細表以及綜合性的報表。

2 在建工程項目檔案管理中存在的問題

2.1 檔案的完整性較低

檔案管理工作的重視程度較低，容易造成一些重要項目工程檔案的遺失、損壞等，影響了整個檔案管理的完整性。

2.2 檔案建設(shè)的不準確

企業(yè)在進行檔案管理的時候由于資料收集的不及時，篡改工程檔案等原因，進而就會造成一些工程檔案中存在著不真實的問題，影響了整個工程檔案的價值。

2.3 對檔案的管理力度較低

檔案管理工作的監(jiān)督及指導的力度較低，影響了整個項目的檔案管理質(zhì)量。

3 提升檔案管理工作在建筑工程項目中的應用

3.1 建立工作機制

在建工程項目檔案的管理工作在開展的過程中需要成立相關(guān)的工作小組，進而構(gòu)建一個完整的工作網(wǎng)絡(luò)體系。同時，將檔案管理工作列入到企業(yè)的年度考核當中，通過定期的召開相關(guān)會議聽取在建工程檔案管理工作的匯報，以此來有效的解決其中存在的問題，確保整個工作能夠順利的開展與實施。此外，還需要明確在建工程項目檔案管理的相關(guān)責任部門及責任人。通過綜合檔案室來對相關(guān)資料進行統(tǒng)一的管理。進而增強管理人員的工作責任感，提升整個檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增加工作效率。

3.2 規(guī)范相關(guān)管理制度

在進行工程項目管理的時候，需要建立并且不斷的完善相關(guān)工作的制度，落實檔案管理制度、檔案保密制度等等。相關(guān)工作人員在工作的過程中還需要嚴格的依照相關(guān)標準進行檔案資料的收集、整理與分析歸納等工作，確保整個答案的完整性。除此之外，還需要結(jié)合當前我國社會、科技的發(fā)展，不斷的改善建設(shè)工程檔案管理的條件與環(huán)境，通過配備專門的檔案柜、除濕器、滅火器等等來確保檔案管理的安全性。同時，對于相關(guān)職能部門上交的資料及報表憑證等，需要做好交接的手續(xù)、按時按質(zhì)的進行歸類，由此來確保整個檔案管理的安全性，便于查找。

3.3 進行現(xiàn)場指導

在工程項目的建設(shè)與發(fā)展期間，相關(guān)的工程檔案管理人員需要深入到施工現(xiàn)場以及各個施工單位的項目被內(nèi)部，對各施工單位的施工進度，以及施工過程中存在的問題等進行詳細的記錄與相應的制動。同時，項目的檔案部門、建設(shè)指揮部以及接管單位等需要組成聯(lián)合的檔案檢查指導小組，通過對整個建設(shè)工程全過程的檔案進行分析與研究，找出其中出現(xiàn)的問題與難點等等，并予以相應的解決措施。除此之外，在檔案管理的過程當中，還需要規(guī)定相關(guān)的檔案移交時間、地點等，以此來確保工程項目檔案的完整性。

3.4 增加工程成果資源利用

需要對在建工程的檔案建立一個有效的管理系統(tǒng)，通過應用計算機等相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建立起一個能夠極大程度提升檔案檢索速度，且以電子文件的形式進行傳輸?shù)南到y(tǒng)。能夠方便相關(guān)人員及時的查閱檔案電子資料，防止文件丟失的情況產(chǎn)生。同時還能夠有效的追究相關(guān)責任人，明確責任。

3.5 積累工程建設(shè)中的電子資產(chǎn)

對于在建工程的檔案在進行管理的過程中，需要通過專業(yè)性較強的電子文件管理平臺，對其中的信息進行存儲、管理以及維護等等。同時，這個系統(tǒng)還可以有效的提供文件的分類，對其中的內(nèi)容進行存儲。此外，全文檢索功能還能夠使得用戶快速的找取自己想要使用的材料。基于ACL的權(quán)限控制機制能夠確保大量的電子文件按照相關(guān)的權(quán)限進行管理與控制，進而有效的將在建工程中大量的電子文件作為電子資產(chǎn)進行累積，提升整個在建工程的基礎(chǔ)，促使這個工程更好更快的發(fā)展。

4 結(jié)語

隨著社會的建設(shè)與發(fā)展，在建工程項目檔案的管理工作需要不斷的適應新的環(huán)境，針對其中存在的問題進行合理、有效的管理，以此來提升工程項目檔案管理的質(zhì)量，增加管理的效率，促使整個建筑行業(yè)更好更快的發(fā)展與建設(shè)。

參考文獻

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