齊航

摘要：近些年來，國家對教育事業(yè)投入呈不斷增加趨勢，資金體量的增加令高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量也隨之大幅增加。傳統(tǒng)的手工報銷方式在龐大的業(yè)務(wù)量面前所暴露出的問題越來越多。財務(wù)部門作為高等教育經(jīng)費(fèi)的管理部門，在現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的背景下，將報銷工作與網(wǎng)絡(luò)信息化結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報銷，成為當(dāng)前高校財務(wù)管理工作改革需要探討的課題。本文將網(wǎng)絡(luò)報銷模式與傳統(tǒng)報銷方式進(jìn)行對比，并對其實(shí)施過程中應(yīng)注意的問題進(jìn)行探討并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)報銷；優(yōu)勢；注意的問題

近些年來，隨著教育財政制度改革，國家對教育產(chǎn)業(yè)的投入保持持續(xù)增長（如下圖）。2015年，我國教育經(jīng)費(fèi)總投入為36129.19億元，比上年的32806.46億元增長10.13%。國家財政性教育經(jīng)費(fèi)為29221.45億元，比上年的26420.58億元增長10.60%，占GDP比例為4.26%，比上年的4.10%增長0.16%。[1]可以看出，國家對教育事業(yè)的投入不斷加大且增長呈上升趨勢，而隨之，財務(wù)資金核算業(yè)務(wù)量也成倍增長。大幅增加的財務(wù)工作報銷業(yè)務(wù)量，有限的人員編制數(shù)量，導(dǎo)致高校報銷難的情況普遍存在。在傳統(tǒng)的前臺報銷方式已無法滿足目前高校的報銷需求的情況下，網(wǎng)絡(luò)報銷模式應(yīng)運(yùn)而生。

網(wǎng)絡(luò)報銷，是基于Internet的信息化財務(wù)報銷模式。在網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，報銷人員和審批人員可以在任何時間、從任何地點(diǎn)通過網(wǎng)絡(luò)提交財務(wù)報銷申請和進(jìn)行業(yè)務(wù)審批。報銷人員只需將紙質(zhì)單據(jù)送達(dá)到報銷大廳指定的位置，財務(wù)部門對所收集的原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證，并可以通過網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付。[2]網(wǎng)絡(luò)報銷模式作為一種信息化報銷模式，將報銷工作將逐步由傳統(tǒng)的“面對面式”報銷向“投遞式”報銷過渡，大大緩解了報銷人員的排隊(duì)現(xiàn)象，但在推行實(shí)施的過程中，也需要注意一些實(shí)際存在的問題。（見圖1）

一、網(wǎng)絡(luò)報銷與現(xiàn)行傳統(tǒng)前臺報銷工作相比的優(yōu)勢

（一）精簡審批流程，提高財務(wù)報銷工作效率

在傳統(tǒng)報銷流程中，教職工意見反應(yīng)最大的就是各級領(lǐng)導(dǎo)的審批環(huán)節(jié)。目前大部分實(shí)行傳統(tǒng)前臺報銷方式報銷的高校，報銷人員都需要事先將單據(jù)手工填好貼好，然后交由相關(guān)負(fù)責(zé)人及各級領(lǐng)導(dǎo)在單據(jù)上審批并需親筆做出簽字批示，最后再憑審批后的單據(jù)報銷。而在審批的環(huán)節(jié)，就經(jīng)常會遇到報銷人員與審批人員時間地點(diǎn)不對稱的情況。這大大增加了報銷人員的時間成本，也是整個傳統(tǒng)報銷流程過程中急需改進(jìn)的一環(huán)。但在網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，這些情況就不再存在。審批人員通過網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)對所上傳的單據(jù)進(jìn)行審批，審批實(shí)現(xiàn)電子化，不需要見面詢問與親筆簽名，一切都是依靠互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上核實(shí)與電子簽名來實(shí)現(xiàn)。

（二）避免現(xiàn)場報銷業(yè)務(wù)數(shù)量大，減輕財務(wù)人員心理壓力

財務(wù)人員工作壓力過大已經(jīng)成為不爭的事實(shí)。這其中前臺會計人員所面臨的現(xiàn)場報銷壓力便是其中之一。會計人員身處重壓之下會導(dǎo)致其評判能力下降、價值判斷運(yùn)用不當(dāng)，將會對高校運(yùn)行管理會產(chǎn)生不良的深遠(yuǎn)影響。網(wǎng)絡(luò)報銷情況下財務(wù)人員可以在安靜的工作環(huán)境下專心審核單據(jù)，營造更好的財務(wù)工作氛圍。

（三）增加部門協(xié)調(diào)性，財務(wù)信息及時傳遞反饋

在高校的整個管理體系當(dāng)中，財務(wù)管理并不是一個獨(dú)立存在，而是與教務(wù)、科研、資產(chǎn)、學(xué)生管理之間存在密切聯(lián)系的一個有機(jī)整體。為了保證整個管理系統(tǒng)有效運(yùn)行，信息的傳遞與反饋顯得尤為重要。傳統(tǒng)報銷手段下，信息的傳遞與反饋，基本是依靠財務(wù)人員電子郵件網(wǎng)站宣傳手段，這樣的效果十分有限，效率不高。網(wǎng)絡(luò)報銷可以將這些部門全部參與進(jìn)來實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息的共享。各部門接入財務(wù)數(shù)據(jù)，每日結(jié)賬后看到最新的數(shù)據(jù)。同時，當(dāng)其他管理部門數(shù)據(jù)資料有變動時，財務(wù)管理部門也可立刻進(jìn)行更新調(diào)整。

（四）節(jié)省報銷人員等候時間，教職工報銷自由度增加

傳統(tǒng)前臺報銷工作中，報銷人員要事先寫好報銷內(nèi)容及單據(jù)，在報銷大廳前臺排隊(duì)等候報銷，有時遇到人多例如年底報銷比較集中的時段，甚至要提早在上班前就到財務(wù)部門排隊(duì)，對有科研任務(wù)及課時安排的教職工造成諸多不便，大大增加了教職人員的時間成本，極大的影響了科研人員的工作熱情。網(wǎng)絡(luò)報銷的實(shí)施，使報銷人員可以自主選擇報銷時間、報銷地點(diǎn)來上傳報銷附件電子版及錄入報銷內(nèi)容。教職員工可以利用自己的零散時間處理財務(wù)報銷工作，更加合理的安排時間。

（五）加強(qiáng)預(yù)算管理控制力度，提升管理水平，做好支撐服務(wù)工作

在網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，高校可以填通過軟件對各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)預(yù)算事中控制，設(shè)置控制條件，一旦異常彈出警告。例如在對勞務(wù)、交通費(fèi)有限制要求的經(jīng)費(fèi)細(xì)目下建立預(yù)警機(jī)制，支出超出限額即停止報銷。也可以隨時對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行分析考核，并作出相應(yīng)處理。將注意事項(xiàng)通過軟件傳遞給相關(guān)部門。更加有利于支出的優(yōu)化配置，進(jìn)而對資金使用產(chǎn)生激勵，約束和控制作用，提高財務(wù)管理水平。經(jīng)費(fèi)使用部門通過網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，也可以更加透明直觀查看經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度，有效提高科各項(xiàng)支出進(jìn)行約束，加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理，提高資金使用效益。

二、網(wǎng)絡(luò)報銷在推行過程中應(yīng)注意的問題

基于網(wǎng)絡(luò)平臺的網(wǎng)絡(luò)報銷方式具備諸多優(yōu)勢，無論是廣大師生還是財務(wù)工作者都對其抱有極大的熱情。但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性虛擬性及不穩(wěn)定性，在網(wǎng)絡(luò)報賬推新實(shí)施的過程中仍存在一些不足之處，沒有達(dá)到預(yù)期的使用目標(biāo)。如何更好地優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報銷流程，改進(jìn)報銷系統(tǒng)功能設(shè)計、創(chuàng)新財務(wù)服務(wù)手段是當(dāng)前高校財務(wù)管理與服務(wù)工作改革需要探討的課題之一。[3]

（一）做好高校全員報賬流程及軟件使用培訓(xùn)工作

實(shí)施網(wǎng)絡(luò)報賬后，辦理報賬工作由傳統(tǒng)的每個部門的報賬員變成了所有涉及報銷工作的教職員工。很多教職員工又從未接觸過財務(wù)工作，對報銷流程單據(jù)黏貼單據(jù)的填寫都不熟悉，這就需要對全體員工分步進(jìn)行全面的網(wǎng)絡(luò)報銷培訓(xùn)。可以根據(jù)教職工的特點(diǎn)，分開方式進(jìn)行培訓(xùn)。對于行政人員可以通過集中講解并上機(jī)實(shí)操演示，將項(xiàng)目開支范圍、資金用途、內(nèi)容的填寫規(guī)范等具體編寫成網(wǎng)絡(luò)報銷使用說明，對于教師可以通過分發(fā)使用說明書及視頻等方式進(jìn)行宣傳。

（二）注意同教職工的溝通交流與反饋，提高報賬效率

傳統(tǒng)報賬模式下，報賬人員和會計人員可以進(jìn)行面對面溝通，對報銷單據(jù)真?zhèn)魏侠硇院戏ㄐ裕?jīng)費(fèi)使用范圍，領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，手續(xù)是否齊備等問題可以直接交流，問題能夠及時得到解決。但實(shí)行網(wǎng)絡(luò)報銷后，報賬人員可以不用到現(xiàn)場辦理，會計人員在審核單據(jù)過程中往往會有一些問題需要詢問報賬人員，這時只能采取電話溝通方式，解決意見分歧，避免影響報賬效率。[4]

（三）做好原始單據(jù)傳遞保管工作，避免遺失風(fēng)險

報賬人員所提供的報銷單后面的原始單據(jù)上承載著重要的經(jīng)濟(jì)信息，是款項(xiàng)支付的重要依據(jù)。網(wǎng)絡(luò)報銷原始單據(jù)的提供主要是通過投遞方式，報賬人員在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成信息錄入后，將單據(jù)投放到投遞點(diǎn)或統(tǒng)一由財務(wù)部門代收。在報賬人員交出原始單據(jù)到會計人員編制記賬憑證期間及會計人員退回的不合理不合法無法報銷的單據(jù)，都需要財務(wù)部門切實(shí)做好對原始單據(jù)的收錄登記及保管工作。

（四）網(wǎng)絡(luò)報銷的開展需要高校領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注

網(wǎng)絡(luò)報銷不單純是技術(shù)問題，更是高校管理和創(chuàng)新問題。高校主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視、直接決策、宣傳推動和組織實(shí)施，對網(wǎng)絡(luò)報銷的推行發(fā)展至關(guān)重要。[5]領(lǐng)導(dǎo)在整個財務(wù)信息化實(shí)施過程中要一直密切關(guān)注，對網(wǎng)絡(luò)報銷制定相關(guān)管理規(guī)章制度，通過不斷發(fā)展、不斷適應(yīng)、不斷完善，優(yōu)化軟硬件，讓財務(wù)部門服務(wù)水平進(jìn)一步得到提升，更適應(yīng)高校整體發(fā)展的需要。

（五）網(wǎng)絡(luò)安全及風(fēng)險防范問題

網(wǎng)絡(luò)報銷是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的，在財務(wù)部門的內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行對接時，要保證網(wǎng)絡(luò)暢通，避免掉線，同時由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)很容易收到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。如果感染網(wǎng)絡(luò)病毒，會計數(shù)據(jù)信息便有可能泄露，甚至利用網(wǎng)絡(luò)的漏洞，對電腦用戶進(jìn)行實(shí)時的監(jiān)控，盜取關(guān)鍵信息，從各個方面攻擊會計信息安全。[6]這就要求不斷更新系統(tǒng)以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，定制財務(wù)部門專屬的安全防范措施，有專人負(fù)責(zé)定期檢查及數(shù)據(jù)備份。

三、結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)報銷作為一種全新的報銷模式，是對傳統(tǒng)報銷模式的一次變革，在根本上提高了財務(wù)部門的工作效率，極大程度上解決了報銷排長龍的現(xiàn)象，同時也規(guī)避了支付風(fēng)險，值得廣大高校嘗試及大力推廣的。在實(shí)施過程中，由于涉及面廣又是新生事物，更需要多部門人員的積極配合，對教職工隊(duì)伍素質(zhì)、信息技術(shù)水平、學(xué)校的管理文化都提出了新要求。高校應(yīng)以此為契機(jī)，推進(jìn)高校信息化建設(shè)，進(jìn)一步積極構(gòu)建構(gòu)建校財務(wù)綜合信息體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部官網(wǎng)，http：//www.moe.gov.cn/ jyb_xwfb/gzdt_gzdt/s5987/201611/t20161110_288393.html

[2]池一霞.淺談高校網(wǎng)上報銷模式[J].中國管理信息化，2012（12）：32.

[3]杜孫杰.基于數(shù)字校園平臺的高校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的改進(jìn)研究[J].中國管理信息化，2016（06）：54.

[4]祝菊鋒.高等學(xué)校網(wǎng)上預(yù)約報賬的利弊探討[J].經(jīng)濟(jì)師，2015（08）：102-103.

[5]鄭慶華，張博.談財務(wù)管理信息化實(shí)施前的準(zhǔn)備工作[J].商場現(xiàn)代化，2006（36）：331.

[6]李喚兒.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息安全問題研究[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2014（22）：143-145.

（作者單位：廣東第二師范學(xué)院財務(wù)處）