魏洪濤

摘要：檔案是企業(yè)的核心資產(chǎn)和信息資源，檔案管理制度是現(xiàn)代化企業(yè)管理制度的重要組成部分，健全的檔案管理制度對于高效、高質(zhì)的開展檔案工作尤為重要。本文從企業(yè)檔案工作及管理制度的重要意義出發(fā)，進而結合實際工作，詳細闡述了檔案管理制度建立的六大要點，即：釋義準確、職責分工明確、管理及工作要求要全面系統(tǒng)、歸檔范圍要詳盡、查借閱職責及流程要清晰、完善的檔案鑒定銷毀制度、保密制度以及獎懲制度。

關鍵詞：企業(yè)檔案；管理制度；建立；要點

胡錦濤同志曾經(jīng)在對檔案工作的講話中指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的主要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。各級黨委和政府，要加強對檔案工作的領導，幫助檔案部門解決各種實際問題，使檔案工作在現(xiàn)代化建設事業(yè)中發(fā)揮更大的作用?！笨梢姡瑱n案在企業(yè)乃至國家的發(fā)展中扮演著非常重要的角色。隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，當今社會的信息量成幾何級數(shù)增長，如何更好的做好檔案工作是擺在企業(yè)領導以及廣大檔案工作人員面前的一項重要任務。而做好檔案工作的首要前提就是要有完善的檔案管理制度，對此，本文結合實際工作，從分析企業(yè)檔案工作及管理制度的重要意義入手，針對性的給出了企業(yè)檔案管理制度建立要點，以供廣大檔案工作者參考。

一、企業(yè)檔案工作及管理制度的重要意義

（一）企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)和核心信息資源，具有重要的戰(zhàn)略意義。通過檔案可以對企業(yè)領導和員工、對企業(yè)的各個工作流程進行有效的監(jiān)督和追溯，保障企業(yè)的高效運轉。檔案是企業(yè)加強內(nèi)部管理和控制，以及企業(yè)與企業(yè)領導人接受國家和社會審計、監(jiān)督和檢查的重要基礎。檔案管理狀況及其作用發(fā)揮如何，就像一面鏡子映照著企業(yè)經(jīng)營決策者的觀念和企業(yè)整體的經(jīng)營管理水平。

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的重要工作，同時也是衡量企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度；企業(yè)檔案工作可以為經(jīng)營策略以及決策提供支持性證據(jù)，助推市場競爭力的提高；是企業(yè)增強技術、儲備知識的保障，是保護商業(yè)秘密以及企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障；增強企業(yè)抵御風險能力，關鍵時刻發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，維護企業(yè)利益；同時，也是領導的“保護傘”；是企業(yè)文化、理念等精神文明建設的重要平臺。

（二）企業(yè)檔案工作內(nèi)容的特性與要求

企業(yè)檔案工作的特性主要有以下五點：①產(chǎn)生效益的間接性。檔案或者檔案工作本身并不能之間產(chǎn)生效益，只有通過檔案的利用以及檔案工作的參與才能產(chǎn)生效益。②對歷史的傳承性。檔案具有歷史的真實記錄特性，因而，檔案工作具有歷史傳承性。③工作內(nèi)容的專業(yè)性。檔案學是一門重要的學科，專業(yè)性強，因而，檔案工作內(nèi)容也具有專業(yè)性強的特點。④知識面的廣泛性。由于歸檔內(nèi)容類別較多，涉及公司經(jīng)營、管理等等各項內(nèi)容，這就導致檔案工作內(nèi)容涉及知識面較廣。⑤職業(yè)道德水準的特殊性。檔案工作具有較強的特殊性，既要保障檔案得到充分、合理的利用，又要保障檔案的安全和保密，從而確保企業(yè)利用不受侵犯。

企業(yè)檔案工作的特性要求從事檔案工作的專（兼）職人員的要有多面性，即：業(yè)務性、專業(yè)性、管理性、服務性、安全性。也就是說，從事檔案工作的人員，既要有廣泛的知識面，又要有扎實的業(yè)務水平；既要有較強的管理能力和服務意識，又要有較高的安全警惕性和保密意識。

（三）企業(yè)檔案管理制度的重要意義

企業(yè)檔案管理制度是對現(xiàn)代化企業(yè)管理制度的進一步完善，直接反應了企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。企業(yè)檔案管理制度是檔案能夠得到有效收集、歸檔保存、合理利用以及安全保密的保障，同時，企業(yè)檔案管理制度的有效執(zhí)行，可以建立企業(yè)檔案工作收集人員與歸檔人員、保存人員與利用人員之間良好的聯(lián)動機制，確保檔案工作高效、高質(zhì)的開展。

二、企業(yè)檔案管理制度建立要點

（一）釋義要準確

《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義如下：過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。那么，在企業(yè)檔案管理制度建立的時候，要依據(jù)本企業(yè)經(jīng)營范圍、職能以及利用等，同時參考《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義，來明確本企業(yè)的檔案釋義。在釋義的時候，要注重將本企業(yè)的重要資產(chǎn)和核心信息資源包含進去。企業(yè)檔案釋義要全面、準確、規(guī)范。舉例，如：某某某企業(yè)及占有股份的外商投資企業(yè)、合作合資項目在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字材料、電子文件、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄。本示例釋義中，明確了經(jīng)營主體：企業(yè)及其相關聯(lián)的企業(yè)；明確了各項重大活動：生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理；明確了核心資產(chǎn)及信息資源：各種文字材料、電子文件、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄；明確了核心資產(chǎn)及信息資源的意義：具有保存價值。釋義準確了，后續(xù)的制度建立才能有根有據(jù)。

（二）職責分工要明確

對于一個企業(yè)的檔案工作來講，職責分工明確是高效有序開展工作的充分必要條件。職責分工明確中，要能夠做到統(tǒng)一領導、分級管理、專業(yè)歸口、權責落實，其中，最重要的是要權責落實。對于行政管理單位或部門，要明確其管理職能，即：統(tǒng)一領導，分級管理。對于其它業(yè)務單位或部門，要明確其權和責。舉例如下：各業(yè)務單位或部門領導及員工，負有收集、整理、保護和歸檔的責任和義務。應當加強對檔案工作的領導，建立適應工作需要的檔案工作管理與運行機制；應當把檔案工作列入本部門或單位的發(fā)展規(guī)劃和計劃。負責對在各自業(yè)務及管理過程中形成的檔案資料等進行管理，保證應歸檔文件材料的完整、系統(tǒng)、齊全、準確；負責指派專（兼）職檔案人員，負責收集、整理、保管本部門形成的有保存價值的各種載體的檔案，定期歸檔；負責審批對在各自業(yè)務及管理過程中形成的檔案資料的查（借）閱申請。職責分工明確了，后續(xù)的制度執(zhí)行才能有保障。

（三）檔案管理要求及工作要求要全面、系統(tǒng)

檔案管理要求及工作要求要全面、系統(tǒng)，這是保證檔案工作運行的基本條件。制定好檔案管理要求及工作要求，檔案工作就具備了可操作性，確保了檔案管理體系和工作體系能夠在企業(yè)管理體系中正常運轉。舉例，檔案工作要求：各業(yè)務單位及部門應高度重視對電子文件、電子檔案的管理，電子文件歸檔范圍與保管期限參照紙質(zhì)文件確定。在歸檔紙質(zhì)文件的同時，應將相對應的電子文件一并歸檔保存。歸檔的文件材料應當是原件，并且應當完整、準確、系統(tǒng)，反映本部門或單位各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，符合文件形成規(guī)律。反映同一內(nèi)容不同載體和形式的文件材料應一并歸檔。等等。檔案管理要求：凡本企業(yè)以外單位或個人需要利用本企業(yè)檔案，必須經(jīng)企業(yè)相關對口部門或單位審查，由相關對口部門或單位負責人批準。嚴禁私自復制及對外提供檔案資料。企業(yè)員工調(diào)離崗位時，必須清退應歸檔的文件材料和借閱的檔案，檔案部門簽署意見后，方可辦理有關手續(xù)。如果檔案沒有徹底退還，不予辦理手續(xù)。改制或改革所涉及的檔案資料的處置，應按照改制或改革確定的基本原則、制度對檔案資料進行規(guī)范化處理。等等。有了全面、系統(tǒng)的檔案管理要求及工作要求，檔案工作才能獲得健康的運轉平臺。

（四）應制定詳盡的歸檔范圍

合理確定歸檔范圍是做好檔案管理工作的關鍵和基礎，歸檔范圍編制與確認工作，可以使檔案部門應該收什么，歸檔部門應該交什么，都做到心中有數(shù)，并形成了雙向約束與聯(lián)結機制，最大限度地保障了應歸檔的文件材料全部歸檔。制定好詳細的歸檔范圍，對企業(yè)檔案工作有著重要意義：使收集工作變被動為主動，變失控為可控；進一步明確了歸檔責任，建立了雙向約束與聯(lián)結機制；有利于完善企業(yè)管理機制，提高管理水平；確保了企業(yè)核心信息與知識資產(chǎn)的安全。制定詳細的歸檔范圍，要做到密、全、精、準。密，就是指涉密級別要及時標定；全，就是指歸檔范圍要覆蓋全面；精，就是指細化程度要盡量地精；準，就是指保管期限要設置準確。有了詳盡的歸檔范圍，檔案管理制度就有了核心。

（五）查借閱職責及流程要清晰

企業(yè)檔案有兩個重要作用，即：憑證作用、參考作用。憑證作用，包括內(nèi)容和形式上的憑證作用；參考作用，主要體現(xiàn)在其原始性、憑證性和查考性。對于企業(yè)來講，企業(yè)檔案具有五大功能：歷史記錄功能、科學管理功能、人文建設功能、生產(chǎn)建設功能以及科研創(chuàng)新功能。而要充分發(fā)揮企業(yè)檔案的兩個重要作用以及五大功能，明確的查借閱職責以及清晰的查借閱流程是必不可少的。應結合各企業(yè)的實際情況，制定合理的查借閱職責及流程。其中，查借閱職責要厘清檔案所屬部門或單位、檔案主管部門或單位以及檔案利用部門或單位間的職責范圍。查借閱職責明確、流程清晰，是檔案高效利用的制度保障。

（六）檔案鑒定銷毀制度、保密制度以及獎懲制度要完善

檔案的鑒定工作在檔案收集、整理的過程中尤為重要，通過加強檔案鑒定工作，可以避免不歸檔文件材料歸入案卷，同時，也可以避免少歸、漏歸等現(xiàn)象。因此，檔案鑒定是歸檔工作完整性的保障。另外，完善的檔案鑒定工作可以有效推進檔案銷毀工作。對于過期的檔案，在銷毀前應該進行精細的檔案鑒定工作，確保檔案銷毀工作的正確性。檔案鑒定、銷毀的程序、職責等應該在制度中明確。

由于企業(yè)檔案是企業(yè)的核心資產(chǎn)和信息資源，為了保障企業(yè)的利益不受損失，檔案保密制度的建立非常重要?，F(xiàn)代企業(yè)管理制度體系中，普遍都有較為詳細的、針對性的保密相關制度，而目前大多數(shù)保密制度主要針對的是國家秘密，對于企業(yè)商業(yè)秘密涉及較少。因而，在檔案管理制度的建立過程中，應該制定詳細的保密制度，以確保企業(yè)利益安全。

獎懲制度是保障企業(yè)檔案管理制度運行的有效手段。對于在檔案工作中有突出表現(xiàn)的單位或個人進行獎勵，有助于推動檔案工作進程；而對拒絕歸檔、玩忽職守、涂改抽換、損毀丟失、盜竊倒賣檔案等行為的，以及違反國家檔案法規(guī)、規(guī)章行為的，給予懲罰，是保障檔案安全以及檔案工作完整性的有效手段。

三、結束語

檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，同時，檔案管理制度也是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分。檔案，是現(xiàn)代企業(yè)不斷進步的重要基礎，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，有利于企業(yè)檔案工作高效有序的開展，有利于企業(yè)管理制度的進一步完善，有利于企業(yè)的健康發(fā)展。只有結合企業(yè)自身發(fā)展的特性，制定合適的企業(yè)檔案管理制度，才能高效推動檔案工作前行，從而有效的為企業(yè)的發(fā)展做出更大貢獻。

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