晏宇星

摘 要：為適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求，如何提升原有文書(shū)檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新的當(dāng)代管理工作中一大重要課題。筆者從人員素質(zhì)、管理人員重視程度、相關(guān)制度完善這三個(gè)方面給出了他的解讀。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理 人員素質(zhì) 重視程度 相關(guān)制度完善 創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理，就是將單位的各種日常行政、黨務(wù)活動(dòng)等進(jìn)行完整記錄，歸納，匯總，保存，以便于為后期單位信息系統(tǒng)化、規(guī)范化管理提供保障的一項(xiàng)工作[1]。它在現(xiàn)在社會(huì)工作中起著舉足輕重的作用。然而隨著科技進(jìn)步、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作方式已落伍，不能滿(mǎn)足新時(shí)代工作的需求。所以采用什么樣的方式才能行之有效的提高現(xiàn)有文書(shū)檔案管理水平，對(duì)應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步提升有著現(xiàn)實(shí)的意義。筆者從現(xiàn)有管理工作的不足入手，給出了相關(guān)管理工作創(chuàng)新的幾個(gè)建議。

一、現(xiàn)有文書(shū)管理工作的不足

1、從業(yè)人員素質(zhì)有待提升。文書(shū)檔案管理因其工作內(nèi)容繁雜，管理項(xiàng)目多樣，需要從業(yè)人員有足夠的相關(guān)知識(shí)背景、邏輯思維能力等職業(yè)素質(zhì)。但由于現(xiàn)在大部分企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到文書(shū)管理工作的重要性，因此對(duì)于從業(yè)人員的要求不高，導(dǎo)致行業(yè)現(xiàn)有從業(yè)人員普遍存在文化程度不高、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足等現(xiàn)象[2]。這樣的從業(yè)人員無(wú)疑會(huì)阻礙單位在新時(shí)期的健康發(fā)展。所謂專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事，只有用對(duì)了人才，才能達(dá)到事半功倍的效果，想要提升現(xiàn)代社會(huì)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新工作，人員建設(shè)無(wú)疑是重中之重。

2.檔案管理工作遭遇忽視。經(jīng)過(guò)筆者對(duì)我國(guó)企事業(yè)單位的管理現(xiàn)狀的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企事業(yè)單位認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作是一種簡(jiǎn)單機(jī)械的記錄、歸納的工作，實(shí)際意義不大，對(duì)于單位的重要性更是可有可無(wú)，因而在日常工作中從未對(duì)其給予足夠重視。這直接造成了該工作出現(xiàn)投入產(chǎn)出極不成正比的窘境，國(guó)家單位都在文書(shū)檔案管理上投入了很大的人力、物力、財(cái)力，但是收效甚微[3]。想要改變這一現(xiàn)狀，首先是要求各單位及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，給予該工作它應(yīng)得的重視；其次要求各單位提升檔案管理意識(shí)，提高服務(wù)水平，通過(guò)加大對(duì)于現(xiàn)有檔案有效利用程度實(shí)現(xiàn)檔案管理工作存在的意義。

3.現(xiàn)有文書(shū)檔案管理制度存在很大漏洞。所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，現(xiàn)有文書(shū)檔案管理工作水平不高和其現(xiàn)有管理制服的嚴(yán)重缺乏有著不可分割的關(guān)系。我們說(shuō)制度的缺乏并不是說(shuō)沒(méi)有相關(guān)的管理制度，而是沒(méi)有合適的、能切實(shí)指導(dǎo)管理工作的相關(guān)制度。原有制度局限于制定時(shí)的特殊環(huán)境已不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)中文書(shū)檔案的管理工作，時(shí)代在不斷發(fā)展，制度卻從未改善這顯然是不對(duì)的。舉例來(lái)說(shuō)：傳統(tǒng)制度注重記錄而輕視應(yīng)用，這就與現(xiàn)代社會(huì)要求用活檔案、活用檔案的要求相違背。再比如，傳統(tǒng)制度對(duì)于檔案的借還流程沒(méi)有完善的規(guī)定，這就不可避免的導(dǎo)致了部分文件的丟失，無(wú)疑對(duì)于檔案的完整性以及后期檔案的調(diào)用造成了很大的不便。

二、如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

1.提升從業(yè)人員整體素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)。任何工作歸根結(jié)底都是人的工作，只有將專(zhuān)業(yè)、合適的人放在合適的崗位上才能從根本上實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。因此從業(yè)人員能力的提升是文書(shū)檔案管理工作水平提升的基礎(chǔ)。企事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)人員能力的提升：（1）加強(qiáng)原有工作人員培訓(xùn)力度，使他們工作能力能得到顯著提升，同時(shí)通過(guò)培訓(xùn)等活動(dòng)增強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員對(duì)于該項(xiàng)工作重要性的有效認(rèn)知繼而增強(qiáng)其工作積極性；（2）建立合理內(nèi)部晉升、激勵(lì)制度，通過(guò)績(jī)效獎(jiǎng)金的形式提高從業(yè)人員積極性和薪酬，通過(guò)晉升渠道的明確完善員工的職業(yè)發(fā)展道路，對(duì)于長(zhǎng)期穩(wěn)定員工工作態(tài)度，保持員工自發(fā)的上進(jìn)心、責(zé)任心有著切實(shí)有效的作用；（3）有目的的引進(jìn)高精尖人才，通過(guò)為團(tuán)隊(duì)引入專(zhuān)業(yè)、新生代的血液，將時(shí)下最先進(jìn)的技術(shù)也同時(shí)引入到團(tuán)隊(duì)中，既能彌補(bǔ)老員工對(duì)于新鮮事務(wù)了解的不足，又能避免新員工對(duì)于事務(wù)性工作的不熟，從而完善團(tuán)隊(duì)人員梯隊(duì)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)整體工作質(zhì)量、效率的提升。

2.提高相關(guān)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作本身及其作用的重視程度，是改變現(xiàn)有管理現(xiàn)狀的前提。一個(gè)管理工作的改善能否實(shí)施根本在于自上而下對(duì)于其看法是否一致，且主要是自上對(duì)于該工作的看法到底如何。原有管理方法不足以應(yīng)對(duì)現(xiàn)階段的工作需求是不可否認(rèn)的事實(shí)，現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理工作需要一個(gè)質(zhì)的改變。這就要求相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)有意識(shí)的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，使自己的管理思路能跟上社會(huì)的發(fā)展步伐?；鶎庸ぷ魅藛T，應(yīng)及時(shí)全面的將現(xiàn)有工作中存在的問(wèn)題向上一級(jí)進(jìn)行反映，使管理層切實(shí)了解目前管理工作的不足，意識(shí)到改革的重要性、必要性，從而在政策、資源分配上能給予必要的支持，才能為文書(shū)檔案管理工作走向一個(gè)新的臺(tái)階提供必要的保障。

3.彌補(bǔ)現(xiàn)有文書(shū)檔案管理漏洞，完善相關(guān)管理制度。一個(gè)完善的文書(shū)管理制度不僅指明了文書(shū)管理工作的基本內(nèi)容、操作流程，更是從業(yè)人員的一個(gè)行為準(zhǔn)則，只有制度足夠全面、完善、細(xì)致，才能確保從業(yè)人員的工作事無(wú)巨細(xì)卻同時(shí)達(dá)到方向方法正確。這并不容易，但是必須要做。我們已經(jīng)意識(shí)到原有制度的諸多不足，主要是不適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需要，那就應(yīng)當(dāng)對(duì)原有制度取其精華去其糟粕，將好的部分繼續(xù)傳承下來(lái)，不足的、不適應(yīng)現(xiàn)有情況的部分進(jìn)行修訂，使其成為一個(gè)能夠切實(shí)指導(dǎo)現(xiàn)階段文書(shū)管理工作的行之有效的制度而不是紙上談兵。在修訂過(guò)程中尤其需要注意的以下幾個(gè)方面：（1）全面性：對(duì)于制度的各條款都需要進(jìn)行整體的查看是否符合現(xiàn)階段的發(fā)展。（2）創(chuàng)新性：對(duì)于原制度中重記錄輕應(yīng)用的方面要進(jìn)行創(chuàng)新，如何行之有效的對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效應(yīng)用，使得檔案內(nèi)容能夠?yàn)槲磥?lái)的發(fā)展提供參考是修訂過(guò)程的重中之重。（3）保護(hù)性：文書(shū)檔案凝聚著從業(yè)人員的辛苦工作，因此對(duì)于如何平衡檔案使用便捷性和檔案保管的安全性之間要有明確的界定。制度的完善是對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的最后一道保障，可以確保從業(yè)人員在日常工作中能夠遵循基本的工作規(guī)定從而高效完成本職工作。

參考文獻(xiàn)

[1]楊爽.淺談新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016（2）：45-45.

[2]張才華.淺談文書(shū)檔案管理中的創(chuàng)新[J].經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息，2016（28）：34-34.

[3]蘇小敏.淺析信息化背景下文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新[J].中國(guó)科技博覽，2015（40）：326-326.

[4]趙學(xué)軍.淺談如何作好文書(shū)檔案管理工作[J].經(jīng)濟(jì)，2016（3）：00273-00273.