陳秀英

摘要：人事檔案管理是機(jī)關(guān)單位收集人力資源信息，加強(qiáng)資源配置，調(diào)動(dòng)職工工作積極性的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理也朝著數(shù)字化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，但是一些機(jī)關(guān)單位由于傳統(tǒng)管理理念和管理體制的束縛，其在人事檔案管理中的問(wèn)題依然突出，因此本文就從新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性出發(fā)，針對(duì)其中存在的典型問(wèn)題，對(duì)人事檔案管理的基本策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案；管理策略

引言：人力資源是機(jī)關(guān)事業(yè)單位存在與發(fā)展的關(guān)鍵，而人事檔案則是收集、整合人力資源信息的重要步驟。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，管理部門(mén)一方面要根據(jù)人事檔案對(duì)單位內(nèi)部的人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、基本特點(diǎn)進(jìn)行合理的分析，以作為工作考評(píng)的基本依據(jù)；另一方面人事檔案也是職工工資、崗位變動(dòng)的有效憑據(jù)，由此可見(jiàn)做好人事檔案管理工作對(duì)于保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源調(diào)配，加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高工作效率的作用是不可替代的，因此，面對(duì)人力資源管理理念和管理方式的變革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極調(diào)整人事檔案管理策略也成了新時(shí)期的必然選擇。

一、新時(shí)期加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，人事檔案涉及了職工個(gè)人信息的各個(gè)方面，如出生年月、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、婚姻狀況等，這些信息可以為單位用人提供基本依據(jù)，并依照個(gè)人的目前工作狀態(tài)以及未來(lái)發(fā)展?jié)摿M(jìn)行適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整，以帶動(dòng)職工工作熱情，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。人事檔案還表明了職工的社會(huì)關(guān)系，社會(huì)性是人的基本屬性，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人與周?chē)鐣?huì)環(huán)境所產(chǎn)生的互動(dòng)作用，通過(guò)檔案的方式記錄下來(lái)，這樣不僅能夠強(qiáng)化單位對(duì)個(gè)人的社會(huì)化管理，還能夠提高單位的內(nèi)部控制效果。此外，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，紙質(zhì)檔案管理的時(shí)代即將結(jié)束，利用信息系統(tǒng)錄入職工信息，加強(qiáng)信息間的傳遞與共享已經(jīng)成了現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求，基于此，在新時(shí)期加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理，也已成為推動(dòng)單位管理信息化、系統(tǒng)化的有效途徑。

二、目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

首先，思想上缺乏對(duì)人事檔案管理的重視。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層管理人員，他們對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在一定的誤區(qū)，如在單位進(jìn)行工作規(guī)劃和安排時(shí)，并沒(méi)有將人事檔案管理工作納入日程中來(lái)，而這樣的態(tài)度直接導(dǎo)致了管理人員在長(zhǎng)期單調(diào)、重復(fù)的工作內(nèi)容中，失去了工作的熱情，降低了對(duì)工作的責(zé)任感，進(jìn)而影響了管理效果。其次，專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人才的缺乏。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案主要?dú)w人事部門(mén)，隨著信息技術(shù)在管理體系的普及，人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)化程度越來(lái)越高，而在一些單位內(nèi)，人事部門(mén)管理人員并非專(zhuān)門(mén)的管理人員，他們?cè)跈n案管理中，只能從記錄、收集、整理的角度對(duì)人事檔案進(jìn)行基本的管理，而不能從人力資源開(kāi)發(fā)與利用的角度，對(duì)其進(jìn)行有效的分析與整合；再次，缺乏有效的人事檔案管理規(guī)范。一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然逐漸開(kāi)始重視人力資源管理的作用，但是相關(guān)制度、規(guī)范的制定卻依然落后于理論，人事部在工作過(guò)程中，往往缺乏系統(tǒng)的章程作為依據(jù)，這不僅影響了檔案的歸類(lèi)和整理，更降低了檔案管理工作的效率。最后，人事檔案資料的價(jià)值有待提高。信息雜亂、收集過(guò)程盲目是目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的重要問(wèn)題，這些資料在整理中由于缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，管理人員缺乏篩選的能力，造成了檔案門(mén)類(lèi)不清，內(nèi)容龐雜混亂，從而大大降低了檔案的應(yīng)用價(jià)值。

三、新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的基本策略

1.單位內(nèi)部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

思想是行動(dòng)的指導(dǎo)，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，對(duì)于提高檔案管理工作在單位內(nèi)部管理地位具有重要意義。單位領(lǐng)導(dǎo)層首先提高思想認(rèn)識(shí)，將人事檔案管理工作納入到單位的日常管理中來(lái)，以激勵(lì)人事部門(mén)轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，不斷提高檔案管理工作效率；其次，要加強(qiáng)宣傳，在單位內(nèi)部管理的各個(gè)環(huán)節(jié)滲透人事檔案管理的作用，以提高單位內(nèi)部，尤其是基層管理人員對(duì)檔案的重視；最后，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的投入，重視信息技術(shù)在改善檔案管理環(huán)境中的作用，積極引進(jìn)新技術(shù)和新理念，以提高檔案管理工作的科學(xué)性。

2.不斷完善檔案管理工作制度規(guī)范

制度是工作落實(shí)的保障。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在認(rèn)識(shí)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該重視對(duì)制度規(guī)范的制定。首先明確人事部檔案管理工作的主要任務(wù)，以提高工作人員信息收集、整理、分析的積極性，保證人事檔案管理工作的正常開(kāi)展；其次，落實(shí)責(zé)任制，將檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到人，并利用責(zé)任制推動(dòng)工作人員的工作效率，針對(duì)檔案錄入與使用情況制定嚴(yán)格的規(guī)定，以保證信息的及時(shí)收集，以及用后的及時(shí)歸還，保證檔案的完整性和實(shí)效性；最后，根據(jù)市場(chǎng)的基本要求，細(xì)化對(duì)員工信息的收集，以明確單位人才結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部控制。

3.提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平直接影響著人事檔案的管理效果。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該重視對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的吸收和培養(yǎng)，以提高人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人才管理過(guò)程中，首先要建立相應(yīng)的制度做到專(zhuān)人專(zhuān)管，打破傳統(tǒng)管理模式中，兼職管理的情況，以保證檔案管理的一致性；其次，將檔案管理人員的培訓(xùn)納入到單位內(nèi)部培訓(xùn)中來(lái)，用現(xiàn)代化管理理念以及信息化管理方法，提高管理人員的工作技能和業(yè)務(wù)水平，最后，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人才的引進(jìn)，采用相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，提升人才對(duì)檔案管理工作的評(píng)價(jià)，進(jìn)而促使人才進(jìn)入到檔案管理體系中來(lái)。

4.提高檔案內(nèi)容的有效性

為促使管理工作更科學(xué)專(zhuān)業(yè)的開(kāi)展，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理中效率，人事部門(mén)應(yīng)該提高對(duì)檔案更新、鑒別、保存的意識(shí)，保證檔案內(nèi)容能夠與市場(chǎng)對(duì)人才的基本需求相符，同時(shí)加強(qiáng)與各部門(mén)人員的溝通，以保證其在信息收集、歸檔整理上能夠有充分的應(yīng)對(duì)能力。此外管理人員不僅要做好數(shù)字化檔案的整理和歸檔，還應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)資料的管理工作，做好防火、防潮、防盜，提高檔案保存的安全性，而只有這樣才能真正發(fā)揮檔案在單位內(nèi)部管理中的價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作與管理觀念密切相關(guān)，在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，由于缺乏對(duì)人力資源價(jià)值的正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了人事檔案管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和先進(jìn)性，而進(jìn)入到新時(shí)期，人力資源管理理念逐漸滲透在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部管理中，同時(shí)信息技術(shù)的發(fā)展使得人事檔案管理的方式也發(fā)生了根本性的變化，因此在新時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事部應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思想，利用先進(jìn)的管理理念、信息化的管理技術(shù)以及完善的管理制度，不斷規(guī)范、優(yōu)化人事檔案管理工作，從而有效地發(fā)揮人事檔案的重要作用。