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        淺談做好查檔利用工作的體會

        2017-06-07 01:39:58王紅娟
        辦公室業(yè)務(wù) 2017年3期
        關(guān)鍵詞:體會檔案管理

        王紅娟

        【摘要】隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快,人們對檔案的認知程度也不斷提高,并更加重視檔案資料,查閱利用范圍越來越廣,人數(shù)也日益增多。因此,在開展檔案管理工作過程中,必須盡快提升查檔利用水平,滿足人們的需求。本人就如何做好查檔利用工作,談幾點粗淺的體會。

        【關(guān)鍵詞】 查檔利用工作;檔案管理;體會

        寶雞市建筑業(yè)勞?;鹦袠I(yè)統(tǒng)籌管理處收藏檔案資料約4500卷冊。現(xiàn)設(shè)專職查檔人員兩名。查檔利用是本單位與社會利用者交往的直接窗口,它不但反映出單位的整體形象,更體現(xiàn)了檔案工作者為民服務(wù)的形象。本人在這個窗口從事查檔利用工作20多年,并深深認識到:要想做一名合格的檔案工作人員,不僅要掌握更多的檔案業(yè)務(wù)技能,還要注重提升自己的綜合素養(yǎng),通過這個窗口搭建起與人民群眾密切聯(lián)系的橋梁,樹立以人為本的服務(wù)理念。

        一、要掌握檔案收藏內(nèi)容,熟悉檔案的存放位置

        單位設(shè)檔案管理室(復(fù)印檔案資料)和查閱室(進行檔案目錄檢索)各一間;二樓庫房還保管文書類檔案及會計類檔案。對查檔接待人員而言,必須熟悉收藏的檔案資料,并將其準確提供給利用者。利用者前來查閱檔案的過程中,查檔接待人員要熱情接待,根據(jù)其需求,將相應(yīng)的檔案資料及時提供給利用者。為做好這項工作,查檔接待人員應(yīng)了解檔案資料的具體情況,掌握各種檔案資料的存放點,熟悉檔案結(jié)構(gòu)和分布狀況,要分門別類加以記憶,不能出現(xiàn)差錯。查檔接待人員熟悉各種檔案存放位置以后,才能提高工作效率,提供時才能得心應(yīng)手。

        二、要及時更新電腦操作技術(shù)

        處于當前的信息時代背景下,以往手工檢索檔案的方式已經(jīng)非常落后,尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中以后,逐步實現(xiàn)了檔案檢索的電子化。如此一來,查檔接待人員除了要通過手工案卷級目錄級檢索以外,更要學會用計算機進行電子檢索。寶雞市建筑業(yè)勞?;鹦袠I(yè)統(tǒng)籌管理處自2001年開始使用計算機建立目錄數(shù)據(jù)庫,其內(nèi)容按分類大綱主要包括入庫檔案類別、題名、地址等內(nèi)容。迄今為止,我單位已實現(xiàn)以電子目錄查檔替代傳統(tǒng)的手工查閱方式,不斷提高了檔案的利用率和查準率。

        首先要主動學習科學文化知識,及時掌握先進的檔案管理知識,從而更好地勝任檔案管理工作。從以前檔案管理工作來看,只需要掌握基礎(chǔ)的科學文化知識即可,但是隨著時代的發(fā)展,檔案管理人員也要及時轉(zhuǎn)變觀念,盡快更新自身的知識結(jié)構(gòu),進一步加強學習,不斷提升自己的科學文化素質(zhì)。檔案人員要不斷地更新知識,不斷地創(chuàng)新,應(yīng)具備豐厚的文化基礎(chǔ)知識。在信息時代,一要加強計算機檔案管理知識的學習(掌握數(shù)據(jù)的錄入、存貯、刻錄加工等工作環(huán)節(jié)的技能)。二是重視學習最近的檔案業(yè)務(wù)技能(包括檔案的掃描、攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存貯、檢索等技能)。三是學習先進的檔案保管與保護技術(shù)(包括檔案有害物防治、檔案修復(fù)、檔案消毒知識與技術(shù)等),應(yīng)主動進行學習,逐步提升自身綜合業(yè)務(wù)能力。

        三、對前來查閱檔案的人要熱情、真誠、耐心、細致,做到一視同仁

        來本單位查檔的人,通常是由于單位或個人急需解決某件事或問題,因此來本單位查找憑證。他們一般心中非常焦急,希望盡快找到檔案,對此查檔接待員應(yīng)提起重視,耐心地給予幫助,將具體的情況問清楚,熱情接待,真誠地為他們查找檔案資料,解決工作或生活等方面的困難。

        緊密結(jié)合檔案部門職能,本著“以人為本、服務(wù)社會、促進和諧”的宗旨,充分發(fā)揮窗口作用,主動作為,做好服務(wù)。接待查檔是一項枯燥、繁瑣的工作,查檔工作人員必須靜下心來,不能怕麻煩,認真傾聽,詢問時也要保持耐心。工作時可以遇到如下情況,即來人無法將事情具體情況講清楚,從而增加了查檔工作的難度,對此查檔工人員要能夠提出一些有啟發(fā)性的問題,結(jié)合來人講述的情況,細致分析,合理進行推斷,耐心查找。要認真查閱相關(guān)的案卷和文件,避免出現(xiàn)遺漏,幫助檔案利用者解決難題。

        為方便群眾查檔,還專門編制了《查檔指南》,將窗口的工作職責、辦事時限、辦事程度、辦事人員職責職務(wù)等進行公開。在查檔工作中,必須公平對待每一個人,用自己細心的服務(wù),贏得他們的認可。查檔工作人員不能簡單地走流程,特別是面對老人或者是缺乏明確線索的情況,不能因為檔案難查而心生畏懼,而是要始終保持細心和耐心,理清工作思路,不斷提升查檔利用工作水平,給予周到的服務(wù),讓他們滿意。做好以上工作,才能真正反映出工作人員的整體素質(zhì),提升檔案服務(wù)工作水平,準確、快速地為檔案利用者提供所需資料。

        總之,查檔利用工作非常繁瑣,難度也比較大,尤其是隨著檔案內(nèi)容的變化,對檔案工作人員的素質(zhì)與能力提出了更高的要求。因此,為滿足當前查檔利用工作的需求,作為檔案工作人員要努力學習專業(yè)知識,不斷提高服務(wù)能力,同時在實踐中不斷提高修養(yǎng)素質(zhì),只有這樣,才能成為一名真正合格的檔案工作人員。

        【參考文獻】

        [1].建昌縣檔案館積極做好查檔利用工作[J].蘭臺世界,2015(25):4.

        [2]張繼霞.做好檔案接待查閱工作的具體方法淺析[J].黑龍江檔案,2013(02):119.

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