張煥清

摘 要：檔案保管工作，就是以一定的技術措施和方法，對檔案進行保護和保管。檔案工作人員要熟悉和掌握檔案損毀的規(guī)律，采取專門的技術措施，最大限度地防止與減少檔案的損毀，努力延長檔案的壽命，并保證檔案的政治安全。

關鍵詞：檔案保管；意義；任務

檔案是我們黨和國家的重要機密和寶貴的歷史財富。隨著社會主義事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案材料不斷形成和日益豐富。作為國家永久保管檔案的基地，檔案館有著神圣的責任，必須采取一切技術措施，保障國家檔案財富的完整和安全，最大限度地延長檔案的壽命。檔案工作者不僅要使檔案為當前各項事業(yè)服務，而且要為社會的長遠利益服務。在某種意義上說，解決檔案被損壞與檔案完整安全之間的矛盾，是檔案保管工作的核心。檔案保管工作的意義可以歸納如下：

（一）維護黨和國家歷史真實面貌。檔案是歷史記錄，是國家的寶貴財富。從載體來講，它是以一定的物質形式而存在的。由于各種因素的影響，檔案處在不斷損毀和變化的過程。檔案保管部門要維護其完整和安全，使其長久保存為子孫萬代服務，特別要保護檔案文件的原始內容和紙張、字跡特色以及各種標記、印章、聲音、形象等的完整。最大限度地延長檔案的壽命，才能更好地為維護黨和國家歷史真實面貌提供可靠的真憑實據(jù)。

（二）延長檔案的壽命，為國家的長遠利益服務。檔案保管工作是檔案工作中的重要組成部分，將檔案保管得完整安全，反映歷史真實面貌，才能確保黨和國家對檔案的長遠利用。如果保管工作只片面強調保護檔案的安全，而不愿提供利用的方便，檔案保管工作便失去意義。相反，只遷就一時提供利用的方便，而不顧檔案的保管壽命，最終會影響檔案的長遠利用，不能最大限度地發(fā)揮檔案的使用價值。所以檔案的保管工作與提供利用之間的矛盾，應當認真對待，妥善加以解決。保管工作應在保護措施、制度、辦法以及具體的技術處理上，做到既能保護檔案文件不受或減少損毀，以利延長檔案的保管壽命，又能為黨和國家各項事業(yè)的長遠利益服務。

總之，檔案工作的實踐，要求檔案保管工作人員把檔案完整無缺地長期保管下去。這既要采取一切技術措施克服損毀因素，盡量延長檔案的壽命，為維護黨和國家歷史真實面貌服務。另一方面，要求我們檔案保管工作者，積極學習和掌握科學技術知識，提高現(xiàn)代化管理水平，切實完成檔案保管工作的任務，更好地為社會主義事業(yè)服務。

檔案保管工作是向一切可能損毀檔案的各種不利因素作斗爭的過程。維護檔案的完整與安全，是檔案工作中必須遵循的基本要求。保管工作的總任務是：檔案工作人員要克服與限制損毀檔案的各種因素，維護檔案的齊全與完整，不斷提高檔案科學管理水平，最大限度地延長檔案的壽命，保證檔案的政治安全。具體任務如下：

（一）維護檔案的完整

（1）堅持黨和同家的集中統(tǒng)一管理檔案的原則，使國家的檔案財富集中到各個機關檔案室和各級檔案館進行統(tǒng)一管理，不準分散和私自保存。

（2）有必需的檔案庫房、柜架和其它設備。檔案庫房應防止過高的溫濕度、光線輻射，防止有害氣體和微生物，以避免檔案的潮濕、發(fā)霉、生蟲、鼠咬和紙張變脆、磨損、字跡模糊等事故。

（3）有嚴格的責任制、措施和制度。有防止暴風、雷電、洪水等自然災害侵襲的措施，并嚴防盜竊，縱火等損毀檔案的事件發(fā)生。

（4）維護檔案的政治安全。建立嚴格的保密制度，堵塞一切漏洞，防止失密、泄密事件的發(fā)生。

（二）檔案庫房管理要科學

在當前庫房管型的基礎上，要做到庫房、柜架、案卷規(guī)格、排列、編號統(tǒng)一化。在保持檔案文件的有機聯(lián)系的原則下，檔案存放條理化，排列系統(tǒng)化，保管科學化，便于調閱存取并有利于保護檔案文件。

（三）逐步實現(xiàn)檔案保管工作的現(xiàn)代化

隨著社會的發(fā)展，科學技術的進步，逐步實現(xiàn)檔案保管工作的現(xiàn)代化。為保護檔案的安全，應逐步實現(xiàn)監(jiān)護系統(tǒng)的現(xiàn)代化（自動報警器、自動滅火器、電子監(jiān)測等）和庫房管理現(xiàn)代比（自動和半自動的密集排架），采用各種先進的技術（應用電子計算機儲存、檢索，縮微復制，錄音，錄像等），使檔案保護工作盡量防止和減少檔案的損毀，努力延長檔案的保管壽命。

總之，檔案保管工作，是按照檔案制成材料的特點及其損毀的規(guī)律，研究保管檔案的技術與方法的科學。所以，檔案保管人員不僅要懂得政治、經(jīng)濟、軍事、歷史、地理、物理、化學、生物、氣象等學科的知識，而且要熟悉和掌握檔案制成材料的損毀規(guī)律，克服與限制損毀檔案的因素，從而達到保護檔案的完整安全，延長其保管壽命的目的。

檔案本身是社會現(xiàn)象，以一定物質形式存在和運動著。隨著社會的發(fā)展，檔案在數(shù)量和成分上都將日益增大和復雜，另一方面，由于各種不利因素的影響，檔案本身會不斷地損毀和減少。檔案損毀的原因有以下兩方面：

（1）檔案的自然損毀因素

①損毀檔案的內因——檔案文件本身。檔案制成材料包括紙張、墨水、油墨、復寫紙等。

紙張，是檔案文件主要制成材料之一。紙張質量低劣在光線、溫濕度的變化狀況下，會變黃、發(fā)脆、老化等。檔案工作者要熟悉和研究檔案制成材料的優(yōu)劣特點，采取相應的技術措施，最大限度地延長檔案文件的保管壽命。

墨水、墨汁、油墨是當前書寫扣印刷檔案文件的主要材料。書寫材料的質量取決于原材料的質量相加工技術的好壞。質量低劣的書寫材料，會使文件的字跡洇化、褪色、變質。

② 損毀檔案的外因——不適宜的溫濕溫度、光線輻射、灰塵污染、有害氣體、有害生物、水火災害等因素。

庫內溫度太高、濕度太大或者忽高忽低會使紙張發(fā)生膨脹和收縮，降低紙張的機械強度，縮短保管年限。庫內溫度過高，檔案文件的水分蒸發(fā)，紙張變黃、變脆，耐折程度降低。溫度大，容易生霉和細菌繁殖，使字跡褪色，破壞紙張強度，縮短檔案文件的壽命。因此，國家規(guī)定庫內溫度應保持攝氏14℃一20℃左右，相對濕度為50%一60%左右。在這樣的環(huán)境里，紙的機械強度最高，韌力最大，可以延長保管年限，又能限制霉菌，微生物和昆蟲的繁殖，保護紙張的耐久性。

要防止各種紫外線對檔案文件的輻射和破壞。檔案文件經(jīng)過光線的輻射之后，會使紙張很快變質，尤其對潮濕的文件，光的破壞作用更大。

灰塵、有害氣體、微生物等都會使文件破碎，造成字跡褪色、紙張機械強度降低甚至腐爛。庫內的昆蟲、霉菌、老鼠更會給檔案文件帶來嚴重的破壞。

（2）檔案的人為損壞因素

檔案在搬運取放（庫內搬運、戰(zhàn)備搬運、裝卸、打捆、調閱等）的機械磨損，結檔案文件帶來物理性損壞。另外，由于工作制度不健全，責任心不強，都會使檔案文件受到不同程度的很大。

檔案保管工作為檔案的利用與開發(fā)提供了基礎，檔案的利用又是檔案保管的最終目的，二者相輔相成，這就要求我們檔案工作者在保管和利用中相互協(xié)調和相互補充。

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