劉巖顏

摘 要：自進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展極大的推動(dòng)了信息技術(shù)的飛速發(fā)展，從而為企業(yè)檔案的信息化建設(shè)提供了良好的資源和發(fā)展的機(jī)遇。深刻認(rèn)識(shí)信息化對(duì)于檔案管理工作的推動(dòng)作用，加快檔案信息化管理的步伐，是目前企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題。本文基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；大數(shù)據(jù)時(shí)代背景；檔案管理

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）提升檔案管理的工作質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨之前，盡管在檔案管理方面比較側(cè)重于對(duì)電子計(jì)算機(jī)的普及，但是其重點(diǎn)應(yīng)用的層面僅僅只是在存儲(chǔ)，備份方面并并涉及。因此這注定使檔案資料十分繁多的單位或者企業(yè)必須通過(guò)加大存儲(chǔ)的空間來(lái)促進(jìn)存儲(chǔ)資料便利性的顯著提高，相應(yīng)的要想將檔案管理工作本身的效果最大限度的發(fā)揮出來(lái)有一定的難度。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)被可以有效的避免類似事情的發(fā)生，從而有助于極大的提升檔案管理的工作質(zhì)量。

（二）提升檔案管理的技術(shù)

目前，科學(xué)技術(shù)伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展在一定程度上取得了不小的進(jìn)步，能夠?yàn)樯鐣?huì)提供更好的服務(wù)可以將這些技術(shù)中的某些技術(shù)應(yīng)用在檔案管理方面，或者調(diào)整該技術(shù)方法使之更好的融合和適應(yīng)檔案的信息化管理，促使檔案管理工作的檔次不斷的提高。但是，現(xiàn)階段普遍面臨著非常大的檔案數(shù)據(jù)，這便在無(wú)形之中大大增加了管理檔案的難度，相應(yīng)的也增加了對(duì)資料進(jìn)行檢索的難度。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）管理人員綜合能力普遍較低

隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，所需要處理的數(shù)據(jù)信息也會(huì)越來(lái)越多，并且檔案管理工作本身就包括諸多方面的內(nèi)容，相對(duì)應(yīng)的便提高了對(duì)檔案管理人員的要求。人員的能力跟不上社會(huì)的發(fā)展速度便會(huì)產(chǎn)生根本性的不足，檔案管理依然如此。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展在不斷前進(jìn)，而如果檔案管理人員依然按照舊有方法而不通過(guò)學(xué)習(xí)新技術(shù)來(lái)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，那將使其能力達(dá)不到要求，那么管理人員很難勝任該工作崗位并造成工作質(zhì)量下滑。

目前，少數(shù)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力普遍不高，現(xiàn)有任職的人員多數(shù)是從其他科室抽調(diào)過(guò)來(lái)的，并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)且規(guī)范化的培訓(xùn)，并不熟悉工作的具體流程與法律法規(guī)，大多數(shù)管理人員身兼數(shù)職，缺乏良好的人力資源來(lái)做保障。

（二）信息資源沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)共享

目前，企業(yè)檔案信息并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資源共享，人們所需要的信息是全面的、快速的、標(biāo)準(zhǔn)的和有效的，然而實(shí)際上在檔案信息化建設(shè)中存在一些問(wèn)題導(dǎo)致檔案的橫向聯(lián)系不足，再加上系統(tǒng)之間的溝通較少，很難形成統(tǒng)一的規(guī)范，導(dǎo)致在檔案信息交流時(shí)存在諸多的困難。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案信息之間的橫向交流，建立一套完善的檔案信息建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，采取不同部門的意見(jiàn)和建議，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中規(guī)范責(zé)任人的職責(zé)，實(shí)施統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

（三）安全意識(shí)不足

安全保障問(wèn)題是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案信息化管理的重要弊端，為此應(yīng)該格外小心病毒入侵對(duì)各種檔案信息所造成的傷害，如信息泄密與損毀等。另外，互聯(lián)網(wǎng)世界存在黑客，他們可以利用現(xiàn)有技術(shù)上的漏洞，對(duì)完成檔案信息進(jìn)行攻擊并竊取。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要途徑

（一）強(qiáng)化對(duì)高素質(zhì)人才的培養(yǎng)

要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，要求相關(guān)工作人員不僅要具備充足的檔案管理知識(shí)，還要熟知計(jì)算機(jī)以及所使用軟件的操作方法與結(jié)構(gòu)，并且對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)也要有所了解。所以，檔案部門應(yīng)建立一支技術(shù)能力與職業(yè)素質(zhì)兼?zhèn)涞男畔⒒?duì)伍，檔案部門可以通過(guò)定期培訓(xùn)內(nèi)部工作人員的方式提高他們信息化處理的能力，還可以通過(guò)引進(jìn)新型設(shè)備的方式增強(qiáng)本身的硬件實(shí)力。

（二）完善檔案管理相關(guān)工作制度

在舊有的檔案管理制度約束下，現(xiàn)有的管理工作效率和質(zhì)量很難保證。通過(guò)調(diào)整和改革舊有檔案管理制度和管理的方法，確保制度能夠在提升的同時(shí)獲得根本性的保障，以此能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范的進(jìn)行。通過(guò)監(jiān)管制度的制定，以此為管理工作提供重要的保障，確保工作本身的合法性；根據(jù)社會(huì)的發(fā)展和工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題對(duì)相關(guān)的工作制度進(jìn)行不斷的完善，對(duì)管理方法和制度等進(jìn)行適時(shí)的改革，以此來(lái)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。同時(shí)也要加大檔案管理工作的安全重視。

（三）實(shí)施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，提升檔案服務(wù)力

實(shí)現(xiàn)檔案信息化，在企業(yè)總體建設(shè)當(dāng)中納入信息化建設(shè)工作。一方面，建立室藏檔案卷級(jí)或文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)重要的和利用率較高檔案的保護(hù)。將紙質(zhì)檔案全部替換為數(shù)字檔案，方便進(jìn)行全文搜索和瀏覽。另一方面，實(shí)現(xiàn)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相銜接，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下方便管理部門能夠?qū)Ω黝愲娮游臋n進(jìn)行收集、整合、控制和傳遞，文件形成部門負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的安全性、真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行有效鑒定和歸檔。電子檔案一式三份進(jìn)行存儲(chǔ)，收集和傳遞網(wǎng)絡(luò)化、拓寬管理思路、實(shí)現(xiàn)文檔一體化和重要檔案的全部數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上遠(yuǎn)程查詢和借閱功能。

（四）強(qiáng)化對(duì)安全應(yīng)急事件的處置

通過(guò)安全事件報(bào)告與響應(yīng)處理程序的制定，將整個(gè)報(bào)告事件的流程、處置與相應(yīng)的范圍和具體程序、方法等一一確定下來(lái)。定期或者不定期的演練應(yīng)急預(yù)案，在報(bào)告中對(duì)事件產(chǎn)生的具體原因等進(jìn)行科學(xué)的分析與鑒定，將整個(gè)處理的過(guò)程完整的記錄下來(lái)，在此基礎(chǔ)上通過(guò)對(duì)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，來(lái)制定行之有效的補(bǔ)救措施避免類似安全事件的再次發(fā)生。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中都得到了廣泛的應(yīng)用，針對(duì)目前我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的需要，在積極的對(duì)管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型的同時(shí)，應(yīng)該致力于檔案管理工作逐漸朝著更加高效化和快捷化的方向發(fā)展，這就需要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)信息技術(shù)，將企業(yè)的檔案管理工作信息化，從而促使企業(yè)的各項(xiàng)工作能夠真正有效的開(kāi)展起來(lái)。

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