劉冠宏

【摘要】董事會(huì)秘書(shū)，是上市公司內(nèi)部開(kāi)設(shè)的高級(jí)管理崗位。工作強(qiáng)度大，范圍廣，設(shè)計(jì)的專(zhuān)業(yè)多，董事會(huì)秘書(shū)的工作素養(yǎng)，是關(guān)系到該崗位人員能否及時(shí)、高效完成董事會(huì)及其他管理層分配任務(wù)的關(guān)鍵。本文從董事會(huì)秘書(shū)工作的職責(zé)和內(nèi)容出發(fā)，分點(diǎn)闡述董事會(huì)秘書(shū)要求該崗位人員具備的工作素養(yǎng)，并提出提升董事會(huì)秘書(shū)工作素養(yǎng)得幾點(diǎn)策略。

【關(guān)鍵詞】董事會(huì)秘書(shū) 行政 工作素養(yǎng) 整體素質(zhì)

引言

董事會(huì)秘書(shū)不是普通的秘書(shū)，他們是上市公司實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理、董事會(huì)運(yùn)營(yíng)、企業(yè)公關(guān)、企業(yè)決策引導(dǎo)不可或缺的重要角色。研究董事會(huì)秘書(shū)的工作素養(yǎng)要求，有助于分析、明確董事會(huì)秘書(shū)任職方向和工作要求；有助于提升董事會(huì)秘書(shū)的整體素質(zhì)，在其工作崗位中“游刃有余”；有助于分析董事會(huì)秘書(shū)崗位人員面臨的壓力，調(diào)整董事會(huì)秘書(shū)的培訓(xùn)和管理。

一、董事會(huì)秘書(shū)工作內(nèi)容

董事會(huì)秘書(shū)工作內(nèi)容范圍廣，對(duì)上級(jí)董事會(huì)的各項(xiàng)工作進(jìn)行輔助類(lèi)工作，甚至參與企業(yè)的重大的決策，對(duì)下級(jí)各部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，監(jiān)督董事會(huì)下達(dá)的發(fā)展規(guī)劃的執(zhí)行。主要的工作內(nèi)容可以分為協(xié)助董事會(huì)會(huì)議、協(xié)助公司章程、對(duì)商機(jī)的服從和對(duì)下級(jí)的管理協(xié)調(diào)工作、企業(yè)的公關(guān)工作、行政工作以及總經(jīng)理和董事會(huì)分派的其他工作任務(wù)。

1、董事會(huì)會(huì)議內(nèi)容。負(fù)責(zé)處理公司信息披露事務(wù)，督促公司制定并執(zhí)行信息披露管理制度和重大信息的內(nèi)部報(bào)告制度；籌備股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議，準(zhǔn)備和提交有關(guān)會(huì)議文件和資料；負(fù)責(zé)保管公司股票的資料，以及股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件和會(huì)議記錄等。

2、下級(jí)協(xié)調(diào)工作。參加董事會(huì)會(huì)議，制作會(huì)議記錄并監(jiān)督執(zhí)行；協(xié)助董事、監(jiān)事和其他高級(jí)管理人員了解信息披露相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)則其他規(guī)定和公司章程，以及上市協(xié)議中關(guān)于其法律責(zé)任的內(nèi)容；負(fù)責(zé)董事會(huì)會(huì)議后工期決議的傳達(dá)和監(jiān)督執(zhí)行。

3、企業(yè)公關(guān)內(nèi)容。負(fù)責(zé)與監(jiān)管部門(mén)、金融機(jī)構(gòu)、中介機(jī)構(gòu)、媒體的溝通和外聯(lián)的有關(guān)事宜，保持良好的關(guān)系；企業(yè)出現(xiàn)公關(guān)需要后組織、開(kāi)展新聞發(fā)布會(huì)，協(xié)調(diào)處理企業(yè)的公關(guān)危機(jī)、正面宣傳，執(zhí)行有利于提升企業(yè)形象的媒體公關(guān)操作等。

4、其他行政工作內(nèi)容。參與董事會(huì)及總經(jīng)理的相關(guān)工作及總經(jīng)理交辦的工作；協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)集團(tuán)內(nèi)各公司的管理及事務(wù)性工作；隨同董事長(zhǎng)出差，做好行政事務(wù)性工作。

二、董事會(huì)秘書(shū)工作素養(yǎng)要求

董事會(huì)秘書(shū)工作內(nèi)容寬泛，高強(qiáng)度、集中性的工作，要求董事會(huì)秘書(shū)崗位人員具有很高的工作素養(yǎng)，具體的內(nèi)容包括知識(shí)層面、協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力、應(yīng)變能力、溝通能力、承受能力，部分特殊場(chǎng)合還要求高標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)禮儀、較強(qiáng)的語(yǔ)言能力和較好的文字功底。

1、知識(shí)層面素養(yǎng)。董事會(huì)秘書(shū)工作中涉及的不僅僅是本職工作中行政、輔助知識(shí)，也不單單局限于本企業(yè)經(jīng)營(yíng)涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還包括法律（尤其是經(jīng)濟(jì)法律）、人力資源管理、政治動(dòng)態(tài)、宏觀經(jīng)濟(jì)知識(shí)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)以及一定的企業(yè)管理知識(shí)和公司運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)。

2、公關(guān)協(xié)調(diào)素養(yǎng)。協(xié)調(diào)能力，是董事會(huì)秘書(shū)在監(jiān)督董事會(huì)發(fā)展規(guī)劃執(zhí)行過(guò)程中的必要素養(yǎng)。在實(shí)際的工作中，董事會(huì)秘書(shū)需要協(xié)商公司內(nèi)部的行政部門(mén)、人事部門(mén)、企宣部等需要進(jìn)行相關(guān)工作的安排和配合，對(duì)上級(jí)的協(xié)調(diào)為行程協(xié)調(diào)、意見(jiàn)協(xié)調(diào)等。對(duì)外部的協(xié)調(diào)是新聞媒體、宣傳機(jī)構(gòu)、公關(guān)危機(jī)的協(xié)調(diào)。

3、商務(wù)禮儀素養(yǎng)。董事會(huì)秘書(shū)的商務(wù)禮儀素養(yǎng)主要表現(xiàn)在重要賓客接待、商務(wù)洽談禮儀以及日常工作中的辦公室著裝禮儀、電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧。

4、學(xué)習(xí)及溝通素養(yǎng)。在董事會(huì)秘書(shū)工作中積極學(xué)習(xí)新知識(shí)、新能力，提升自身整體素養(yǎng)的能力。溝通素養(yǎng)主要是董事會(huì)秘書(shū)及時(shí)溝通并注意溝通技巧，將任務(wù)在短時(shí)間內(nèi)完成溝通，獲得較好的效果。

5、承受力素養(yǎng)。董事會(huì)秘書(shū)工作密度高，工作要求高，需要較強(qiáng)的承受能力，如工作的突然性、強(qiáng)度大、復(fù)雜性、時(shí)效性等，都需要董事會(huì)秘書(shū)工作時(shí)承受強(qiáng)大壓力。

三、提升董事會(huì)秘書(shū)工作素養(yǎng)的策略

董事會(huì)秘書(shū)工作的特殊性和工作崗位的重要性，要求在工作中的素養(yǎng)需要不斷提升以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。提升董事會(huì)秘書(shū)的工作素養(yǎng)，需要從企業(yè)培訓(xùn)提升為先導(dǎo)，董事會(huì)秘書(shū)自身工作素養(yǎng)提高為主體，以工作的內(nèi)容和要求為標(biāo)準(zhǔn)，多渠道、多方法提升整體的工作素養(yǎng)。

1、企業(yè)制定素養(yǎng)培訓(xùn)計(jì)劃

董事會(huì)秘書(shū)屬于上市企業(yè)的高級(jí)管理職位，能力與薪資平衡。企業(yè)作為董事會(huì)秘書(shū)的雇傭者，應(yīng)當(dāng)以長(zhǎng)期的企業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，以董事會(huì)秘書(shū)的素養(yǎng)提升為企業(yè)核心人才培養(yǎng)的重點(diǎn)，依據(jù)企業(yè)3-5年的發(fā)展規(guī)劃以及行業(yè)市場(chǎng)走向，開(kāi)展董事會(huì)秘書(shū)的技能、素養(yǎng)培訓(xùn)，主要的培訓(xùn)有出國(guó)外派學(xué)習(xí)，企業(yè)內(nèi)子公司輪崗培訓(xùn)，董事會(huì)秘書(shū)培訓(xùn)班，董事會(huì)秘書(shū)技能集中訓(xùn)練等，每個(gè)培訓(xùn)名額在2-3人，培訓(xùn)周期按照企業(yè)的發(fā)展周期而定，分為脫崗、輪崗的培訓(xùn)，每個(gè)周期暫定1周時(shí)間。

上市公司對(duì)于董事會(huì)秘書(shū)的培養(yǎng)是個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，點(diǎn)滴要求、細(xì)致培訓(xùn)，是逐步完善董事會(huì)秘書(shū)工作崗位要求和提升整體素質(zhì)的關(guān)鍵。上市企業(yè)在董事會(huì)秘書(shū)的培訓(xùn)上需要明確內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)的兼顧，內(nèi)部以企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、技能要求為主，外部的培訓(xùn)涉及商務(wù)禮儀、公文寫(xiě)作、溝通技巧等實(shí)用性培訓(xùn)，有條件的企業(yè)可以安排每3個(gè)月一次的董事會(huì)秘書(shū)素質(zhì)拓展訓(xùn)練，增強(qiáng)體魄的同時(shí)培養(yǎng)董事會(huì)秘書(shū)的承受壓力、團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神。

2、自我進(jìn)修提升整體素質(zhì)

由于董事會(huì)秘書(shū)在企業(yè)內(nèi)部承上啟下、舉足輕重的地位，因此，上市企業(yè)對(duì)董事會(huì)秘書(shū)的工作要求極其嚴(yán)格，董事會(huì)秘書(shū)自身需要認(rèn)識(shí)提升工作素養(yǎng)的重要性和必要性，加強(qiáng)自身的素養(yǎng)提升，在工作中提升業(yè)務(wù)能力，如利用工作之余的時(shí)間開(kāi)展EMBA或MBA的課程學(xué)習(xí)，提升學(xué)歷，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)班的視頻學(xué)習(xí)、模擬，參加董事會(huì)秘書(shū)實(shí)戰(zhàn)研修班等。例如學(xué)習(xí)行業(yè)相關(guān)的小語(yǔ)種及翻譯、外文公文書(shū)寫(xiě)、著裝禮儀中的服裝搭配等。自我的見(jiàn)識(shí)、視野影響工作的時(shí)效性，董事會(huì)秘書(shū)在自我提升中，要以平時(shí)實(shí)踐為基礎(chǔ)，邊工作邊學(xué)習(xí)，邊探討邊交流，邊總結(jié)邊提高。

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