莫莉敏

摘 要 本文首先闡述了高校OA數(shù)字辦公信息系統(tǒng)的建設意義，介紹了OA辦公自動化系統(tǒng)的概念及主要技術(shù)；其次針對當前高校數(shù)字化辦公的特點進行了詳細闡述；再次就是對數(shù)字化校園基礎平臺對OA辦公系統(tǒng)的應用進行了剖析與講解；最后，對高校OA數(shù)字辦公信息系統(tǒng)的發(fā)展方向進行了前景展望。

關鍵詞 OA辦公系統(tǒng)；JAVA技術(shù)；數(shù)據(jù)

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）184-0076-02

1 高校OA數(shù)字辦公信息系統(tǒng)的建設意義

高校的傳統(tǒng)辦公模式中，院校各個部門之間缺少必要的信息鏈接通道，導致各個機構(gòu)、部門的信息傳達不順暢，難以實現(xiàn)信息暢通和資源的共享的目的，在這種情況下，高校的辦公事務難以高效、協(xié)作完成。目前，我國高校的辦公事務以及基本管理職能不斷增多，高校校區(qū)數(shù)量也不斷增多，改進辦公模式，建設高校OA數(shù)字化辦公系統(tǒng)已迫在眉睫。

2 OA 辦公自動化系統(tǒng)的概念及主要技術(shù)

OA辦公自動化系統(tǒng)，是通過對電子計算機技術(shù)的有效結(jié)合，而建立的新型辦公管理軟件系統(tǒng)，其可以通過對組織日常工作的綜合管理，從而進一步實現(xiàn)企事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展，并日益成為我國目前被廣泛應用的辦公系統(tǒng)之一。自我國1985年所召開的辦公系統(tǒng)化規(guī)劃會議后，OA系統(tǒng)在多層次的技術(shù)方面都得到了快速的發(fā)展，并已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中不可或缺的重要組成部分。目前，我國所廣泛應用的OA辦公自動化系統(tǒng)主要包括以下幾大主流技術(shù)：1）net+關系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，即net+RDB技術(shù)，其主要可以實現(xiàn)對組件的綜合搭配，實現(xiàn)個性化應用的自助搭配；2）SUN的JAVA+RDB技術(shù)，JAVA技術(shù)作為當前國內(nèi)被廣泛應用的核心技術(shù)之一，其具有安全性、穩(wěn)定性以及開放性等優(yōu)點，其完全順應了當前互聯(lián)網(wǎng)社會的發(fā)展需求，而目前我國市場中的OA系統(tǒng)軟件中，有90%以上都采用JAVA技術(shù)；3）IBM Lotus Domino技術(shù)，IBM作為OA系統(tǒng)內(nèi)的初始技術(shù)，擁有極強的穩(wěn)定性，底層架構(gòu)的安全性也廣受使用者的青睞；4）Suo基于saas的j2ee服務，其主要是利用了2006年所成立的 Suo公司，在以服務為主要技術(shù)理念的基礎上，實現(xiàn)了業(yè)務綜合流程的自動化，并加強了與第三方ERP的集成整合，從而形成了完整的報表體系，并為企業(yè)決策所服務。

3 高校數(shù)字化辦公特點

3.1 兼具實用性和便捷性

高校數(shù)字化辦公系統(tǒng)的構(gòu)建，具有較強的實用性和便捷性。該系統(tǒng)具有較強的兼容性，能夠適應高校不同性質(zhì)、不同組織方式的工作流程，并依據(jù)特定的行為方式運轉(zhuǎn)起來。該系統(tǒng)對高校組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整具有兼容性，可以承載大型關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。該系統(tǒng)是一個開放體系，客戶使用端可以依據(jù)本校的實際辦公特點進行系統(tǒng)的調(diào)整和修改，如用戶能夠在圖形化界面上通過快捷方式進行辦公流程的制定、修改以及控制使用狀態(tài)，還可以在實際的系統(tǒng)應用過程中，依據(jù)本校系統(tǒng)構(gòu)建規(guī)模配置合適的管理員。該系統(tǒng)具有完善的工作流編輯器，基本涵蓋高校辦公事務的所有流程。

3.2 兼具標準性和協(xié)同性

高校辦公系統(tǒng)的開發(fā)應用實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的協(xié)同應用。該系統(tǒng)嚴格遵循教育部及其他規(guī)定的信息管理規(guī)范和標準，進行標準花和協(xié)同化設計，可以實現(xiàn)上下級教育機構(gòu)的公文信息交換，并且該系統(tǒng)也能夠滿足高校內(nèi)部辦公的基本需求。另外，高校辦公系統(tǒng)構(gòu)建標準數(shù)據(jù)接口，提高了數(shù)據(jù)交換的便捷性，方便與校內(nèi)其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，便于高校領導查詢辦公數(shù)據(jù)。

3.3 兼具有效性和人性化

高校數(shù)字化辦公系統(tǒng)具有信息發(fā)布功能，能夠有效發(fā)布各項信息，其整體設計具有較強的人性化。辦公系統(tǒng)中任何信息只要滿足權(quán)限要求，都能夠發(fā)布到信息閱覽平臺中，而受到權(quán)限控制，用戶登錄系統(tǒng)盡可以看到相應權(quán)限內(nèi)的信息。同時，系統(tǒng)信息閱覽平臺與高校門戶網(wǎng)站通過集成作用，可以實現(xiàn)門戶信息與OA系統(tǒng)信息的同步傳輸或發(fā)布。另外，系統(tǒng)還設計有人性化的在線幫助，及時幫助用戶了解、掌握搜索引擎的使用方法，讓用戶能夠全文檢索數(shù)據(jù)，滿足用戶的實際需求，而在高校用戶搜索過程中，實現(xiàn)模糊查詢和精確查詢的雙重查詢，以便于用戶擴大搜索范圍，獲得所需的資料。

3.4 兼具靈活性和安全性

高校數(shù)字化辦公系統(tǒng)具有靈活的權(quán)限控制和完善的安全機制?？梢栽谑跈?quán)平臺上實現(xiàn)人和權(quán)限的有效匹配。安全機制則是確保辦公系統(tǒng)安全的必要保障，系統(tǒng)的安全機制由3部分構(gòu)成，分別是網(wǎng)絡登錄驗證、數(shù)據(jù)庫登錄驗證、應用管理模塊，系統(tǒng)客戶端通過分級授權(quán)和驗證機制，保障了辦公數(shù)據(jù)傳輸?shù)劝踩?。這種多層次的安全機制可以充當辦公系統(tǒng)的防火墻，提高了系統(tǒng)的安全性，同時也有利于防范病毒、黑客的非法攻擊。

4 數(shù)字化校園基礎平臺中OA辦公系統(tǒng)的應用

OA辦公系統(tǒng)的建設前提是要構(gòu)建數(shù)字化校園，通過信息技術(shù)來滿足高校辦公信息的運轉(zhuǎn)需求，以此實現(xiàn)數(shù)字資源的合理應用。數(shù)字化校園本質(zhì)上屬于信息虛擬教育環(huán)境，是在傳統(tǒng)的校園空間上，實現(xiàn)環(huán)境（包括設備、教室等），資源（如圖書、講義、課件等）以及應用（包括教、學、管理、服務、辦公等）的全部數(shù)字化，有效拓展現(xiàn)實高校的時間和空間維度，提升高校辦公以及管理效率和質(zhì)量，擴展高校的業(yè)務功能，最終實現(xiàn)數(shù)字化的構(gòu)建目的。

高校的數(shù)字化校園項目建設上，身份認證、數(shù)據(jù)中心及信息門戶平臺的建設是最為關鍵的3個環(huán)節(jié)，重視三大信息平臺的建設，可以滿足現(xiàn)代高校信息服務和網(wǎng)絡應用的要求，有利于構(gòu)建數(shù)字化的網(wǎng)絡環(huán)境。OA辦公系統(tǒng)以數(shù)字化校園平臺技術(shù)為基礎，其信息服務的廣度、深度以及集成功能均顯著提高，與傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)存在本質(zhì)區(qū)別，高校OA辦公系統(tǒng)的內(nèi)容可以說涵蓋了高校的所有行政辦公事務，其平臺的建設推進了高校自動化辦公進程，另外系統(tǒng)內(nèi)容的廣度不斷擴展，具體表現(xiàn)在以下多方面，如領導辦公日程、日常公文處理、信息傳輸統(tǒng)計與發(fā)布、督查督辦、印章管理等都充分應用了該系統(tǒng)。

由于高校OA辦公系統(tǒng)涵蓋范圍較廣，行政內(nèi)容較多，因此其具體的工作流程定義也隨之增多，因此在系統(tǒng)的核心發(fā)文流程梳理、推廣中，依據(jù)可行的流程圖：如圖所示。擬稿人將擬稿后發(fā)送給部門負責人審核，審核通過后，發(fā)送給黨政辦公室主任審核，如果需要修改，退回擬稿人進行修改。黨政辦公室主任核稿完畢以后，發(fā)送給擬稿人，擬稿人按照審核意見將該文件發(fā)送給相應負責的院領導進行會簽和簽發(fā)?？紤]到實際工作中擬文人作為文件負責人，設置了“擬文人轉(zhuǎn)辦”環(huán)節(jié)，主要是擬文人在文件流轉(zhuǎn)過程中能夠依據(jù)各位領導批示的意見進行下一步操作，該環(huán)節(jié)完成后，將擬文發(fā)送給工作人員登記編號、成文套紅以及排版打印，后發(fā)送給文印室，該室工作人員依據(jù)相關標準進行成文分發(fā)，后結(jié)束整個發(fā)文流程，對成文進行歸檔。

5 高校數(shù)字OA辦公系統(tǒng)前景展望

數(shù)字OA辦公系統(tǒng)是高校數(shù)字化校園建設的重要部分，是一個循序漸進、持續(xù)發(fā)展、逐步認識的過程。在今后的建設中，堅持以需求為導向，以應用促發(fā)展，理性地發(fā)現(xiàn)和解決問題，從應用需求和財力實際出發(fā)，與時俱進，有計劃、分步驟地實施，帶動學校的信息化工作。展望數(shù)字OA辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展的未來，必將取得更加豐碩的成果。