劉莎

摘 要：在新時期，實行檔案數字化管理不僅能提升檔案管理水平，還能充分發(fā)揮出檔案資源的價值。本文就此展開了討論，詳細分析了如何進行檔案數字化管理的創(chuàng)新，真正提高檔案管理工作的質量。

關鍵詞：新時期；檔案；數字化；管理；創(chuàng)新

檔案數字化管理是指充分利用計算機硬件以及檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的整合。這種管理方式具有效率高、節(jié)約時間、易操作的特點，被廣泛應用在不同行業(yè)的檔案管理工作中。顯然，數字化管理遠比傳統(tǒng)的紙質管理方式更加具有競爭力。鑒于此，相關單位應當重視結合工作實際規(guī)范開展數字化管理工作，以彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的不足。

一、檔案數字化管理的意義

首先，檔案數字化是時代發(fā)展的必然。目前，信息技術、計算機設備、先進管理軟件等已經被廣泛應用到檔案管理工作中。這對于加快檔案管理工作的發(fā)展非常有效。由此可見，在這種形勢下實施檔案數字化管理，規(guī)范管理工作是非常有必要的。其次，實行檔案數字化能有效降低檔案管理工作強度。尤其是對于一些公共資源豐富的單位，其檔案管理比較復雜。應用數字化管理能有效提高管理效率，減少管理人員工作量。最后，實行檔案數字化能有效提高檔案工作的服務質量。通過對檔案的數字化處理，使用者能夠快速查找到所需檔案。而且檔案管理人員則能更加方便、高效地完成檔案收集、錄入等工作。

二、新時期檔案數字化管理創(chuàng)新策略

1.完善數據庫建設，提高數字化管理水平

若要實現(xiàn)檔案的數字化管理，就要先完善數據庫建設，實現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)一管理。更何況，數據庫是實現(xiàn)檔案數字化管理的基礎。顯然，完善數據庫建設也是非常有必要的。

首先，應當做好資料掃描、圖像處理、信息管理、數據分析等工作，進一步完善檔案管理數據庫。在此過程中，檔案管理人員還應當注意做好紙質檔案信息的數字化轉化工作，充分利用掃描儀、數據存儲技術等將有關信息完整地錄入到數據庫中，從而保證數據庫檔案信息的完整。其次，檔案管理單位應當結合管理工作實際，及時更新數據庫內容，完善檔案管理信息資源。最后，嚴格按照規(guī)范開展檔案管理信息的收集、處理、數字化，并根據服務工作需求不斷強化數據庫功能，提升檔案服務工作質量。

2.加強安全管理，構建安全保障體系

檔案數字化管理的基礎是網絡技術。但是眾所周知，網絡技術存在一定的缺陷很有可能造成安全問題。因而，為了提高檔案數字化管理的安全性、可靠性，避免數據泄露，檔案管理部門還應當加強安全保障體系的構建。

首先，即便是數字化管理的模式下，檔案管理人員也應當保留一份紙質檔案原件。即便是數字化檔案出現(xiàn)嚴重的損失，也可以利用原件進行有效的修復。尤其是對于一些公共資源數量非常大的單位來說，更要當加強原有文件的保存。當然，對于紙質檔案的管理也應當做好防水、防火等工作。其次，在單位內部進行檔案資源共享時，要充分利用計算機安全技術，提高檔案資源的安全性，避免出現(xiàn)泄露情況。如利用密鑰技術、加密存儲、訪問控制技術等，充分保障檔案信息安全。如建立防火墻、進行數據加密等。最后，應當制定完善的安全管理制度，確保管理人員能夠按照制度辦事，減少檔案信息丟失、泄露、損壞的幾率。如要求檔案管理人員在使用的移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質時，應按涉密載體進行管理，不得在非涉密計算機及其網絡上使用；根據所處理檔案的最高密級，確定計算機及其存儲介質的密級，采取相應的保密技術防護措施；數字化加工單位同時必須與從事檔案數字化生產加工的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務和責任?？傊?，在數字化檔案管理中，應當加強安全保障體系的構建，從而提高數字化檔案管理工作的安全。

3.轉變管理理念，強化數字化管理的成效

在新時期，若要真正實現(xiàn)數字化檔案管理，相關部門就應當積極推進管理理念的創(chuàng)新，確保管理人員能夠充分認識到數字化管理的重要性，并促使其在工作中真正落實數字化管理，提升檔案管理工作質量。

如檔案管理部門的負責人可以在單位內部開展數字化管理普及講座，提高管理人員的認識。同時，還應當積極購進先進設備，為數字化管理奠定基礎?；蛘咭惨詳底只芾頌榛A，重新制定規(guī)章制度，從意識層面真正提升檔案管理人員的思想認識。另外，檔案管理人員則應當順應時代潮流，積極接受新理念、新方法，改變檔案管理工作模式。只有這樣才能確保檔案數字化管理工作的順利開展。

4.加強檔案管理人員的專業(yè)培訓

提升檔案管理人員的綜合素質有利于提高檔案管理水平。這就要求檔案部門要加大管理人員的不定時培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務能力，最終提高檔案數字化管理工作的效率。

比如可以圍繞著檔案管理工作實際，從數字化設備應用、保密資料錄入、檔案分類等方面，開展專業(yè)管理技能的培訓。同時，還應當加強檔案管理人員的責任意識培訓，使其能夠科學、規(guī)范地開展檔案管理工作，避免出現(xiàn)檔案丟失等問題。另外，針對檔案管理工作的特性，檔案管理部門還應當加強管理人員的保密教育，并對檔案數字化全過程進行嚴格監(jiān)督和管理，對于涉密卷宗或含涉密材料的卷宗實行單獨掃描、單獨掛接、單獨管理?？偟膩碚f，只有加強檔案管理人員的專業(yè)培訓，才能保障檔案數字化管理工作的效率，最終提升檔案服務工作的質量。

綜上所述，在新時期，開展檔案數字化管理工作對于提升檔案管理工作效率非常有效。為此，檔案管理部門應當重視提高管理人員的數字化意識，并完善數據庫建設，綜合利用各種安全技術、規(guī)范，提升數字化檔案管理工作質量。

參考文獻

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（作者單位：濰坊市公共資源交易中心）