胡櫻

摘 要：合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，本文闡述了合同管理中存在的主要問題，合同管理應遵循的基本原則和采取的有效控制措施，明確了加強對合同系統(tǒng)性、全過程、全崗位和動態(tài)性的管理，有利于企業(yè)防控化解法律風險，實現(xiàn)自身的合同利益。

關(guān)鍵詞：合同管理 風險防控

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）03（b）-159-02

《中華人民共和國民法通則》第85條規(guī)定：“合同是當事人之間設立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護?！薄吨腥A人民共和國合同法》第2條規(guī)定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議?！逼髽I(yè)合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。

1 合同管理存在的主要問題

（1）合同管理意識不強，管理制度不完善。（2）合同管理體系不健全，人員分工不明確，流程操作不清晰。（3）合同簽訂前期考察調(diào)研工作不充分。（4）合同條款審核把關(guān)不嚴。第一，合同主體不適合。沒有嚴格按照合同授權(quán)管理制度實施，企業(yè)法人的分支機構(gòu)、內(nèi)部職能科室、業(yè)務代表直接對外簽訂合同或超越法人授權(quán)范圍簽訂合同。第二，合同標的不明確。合同標的不具有唯一性、準確性，未詳細約定名稱、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、等級、花色等內(nèi)容；數(shù)量未采用國家標準的計量單位；質(zhì)量有國家標準、行業(yè)標準或通常標準，含糊表述，容易造成爭議。第三，履行地點、交貨地點、簽訂地點約定不明確，不利于保障己方利益。第四，價款或報酬結(jié)算期限、方式模棱兩可，造成對方拖延付款。第五，雙方承擔違約責任不平等或違約金、賠償金計算方法缺失，不利于爭議解決處理。第六，爭端解決方式中訴訟或仲裁約定不明確。（5）重合同簽訂，輕后續(xù)履行，過程追蹤監(jiān)督不到位。（6）對合同評查和合同審計中發(fā)現(xiàn)的問題整改落實不力，屢查屢犯。

2 合同管理應遵循的基本原則

（1）合法合理原則。合同簽訂程序和合同主要條款必須符合法律規(guī)定，約定的權(quán)利義務應當公平合理，避免簽訂無效合同或效力待定合同。

（2）誠實信用原則。締約的意思表示真實一致，并善意地行使合同權(quán)利，信守承諾地履行合同義務，提高合同履約率。

（3）有利于己方原則。合同條款的約定、合同的履行以及合同糾紛的解決，在合法合理的前提下，應盡可能有利于己方，保障本企業(yè)的合法權(quán)益。

（4）統(tǒng)一管理原則。合同實行統(tǒng)一歸口管理，職能部門、責任人專項承辦負責制，逐級審核審批。

（5）全過程管理原則。既重視簽約，又重視履行，必須對合同的全過程進行有效管理，如有一個階段缺失，有一個環(huán)節(jié)發(fā)生問題，企業(yè)就無法實現(xiàn)合同目的，甚至可能遭受合同損失。

3 合同法律風險控制措施

3.1 建立健全合同管理制度

合同管理制度作為企業(yè)內(nèi)部的一項管理制度，其規(guī)范的對象不僅包括合同文本，還應包括以合同形式表現(xiàn)出來的全部交易過程，是企業(yè)合同管理的綱領(lǐng)性文件。具體包括：合同的法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，資信調(diào)查，審核審批程序，合同履行與糾紛處理，合同檔案管理，合同評查，合同管理人員教育培訓等制度。企業(yè)通過建立合同管理的一系列制度，做到有章可循、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、糾紛處理等處于有效的控制狀態(tài)。屬于企業(yè)重大合同的，需經(jīng)專家論證，法務部門協(xié)同法律顧問對合同開展合法合規(guī)性審查，領(lǐng)導班子集體討論并形成一致意見后簽訂，從而建立科學的決策機制。

3.2 明確合同管理體系

應采取企業(yè)法務部門統(tǒng)一管理，財務、審計部門各司其職，其他承辦部門歸口管理的模式。即企業(yè)法務部門是合同管理的業(yè)務部門，可設置專職合同管理員，負責編制企業(yè)合同管理制度；履行合同管理、指導和監(jiān)督職責；負責合同格式文本的制訂、修改；管理法定代表人的授權(quán)委托；參加企業(yè)重大經(jīng)濟合同的談判并起草合同文本；合同的合法合規(guī)性審查以及協(xié)助實施合同糾紛的調(diào)查、處理等工作；財務和審計部門應各自在職責范圍內(nèi)做好合同的財務審查和審計審查工作；合同承辦部門負責合同的起草、送審、簽訂、履行、后續(xù)管理、糾紛處理及歸檔等工作，可設置專職或兼職合同管理員。

3.3 制定合同格式文本

法務部門應會同合同業(yè)務部門及法律顧問共同制定標準的格式文本，充分考慮己方利益，認真甄選有利的措詞，并且規(guī)定在相關(guān)交易活動中使用本企業(yè)擬定的格式文本，目的就是規(guī)范企業(yè)的對外行為，使不同部門、不同人員在不同時間進行的業(yè)務行為統(tǒng)歸在企業(yè)的有效管控之中，更好地保護企業(yè)合法權(quán)益。

3.4 抓好合同管理過程控制

3.4.1 事前預防

（1）資格能力調(diào)查

《合同法》第9條第1款規(guī)定“：當事人訂立合同，應當具有相應的民事權(quán)利能力和民事行為能力?！睜I業(yè)執(zhí)照即是合同對方的身份證明，又是合同對方依法享有訂立、履行合同權(quán)利的資格證書，應審驗合同對方營業(yè)執(zhí)照是否有效；交易內(nèi)容是否在營業(yè)執(zhí)照注明的經(jīng)營范圍之內(nèi)；營業(yè)執(zhí)照載明的注冊資本額是否與交易規(guī)模相稱；合同期間是否處于營業(yè)執(zhí)照記載的有效經(jīng)營期限內(nèi)等。要查看稅務登記證上記載的企業(yè)名稱、地址與營業(yè)執(zhí)照、合同上載明的是否一致，同時還要查看稅務登記證上記載的企業(yè)稅號，與發(fā)票上記載的稅號是否一致。要調(diào)查締約方的商業(yè)信譽，可以通過查閱財務資料、實地考察和訪談相關(guān)經(jīng)營管理人員等方法，核實各種信息的客觀性和準確性。同時關(guān)注對方的發(fā)展歷史，行業(yè)協(xié)會、消費者和與其合作的其他企業(yè)評價。另外特別要注意對于一些具體業(yè)務或產(chǎn)品，國家特別規(guī)定必須持有特許行業(yè)或特種商品的經(jīng)營許可證、施工資格等級證。比如通信產(chǎn)品的進網(wǎng)許可證、特種機電設備生產(chǎn)許可證、房地產(chǎn)開發(fā)、銷售許可證等，應確認對方是否持有有效資質(zhì)證明，與合同上載明的情況是否一致。

（2）履約能力調(diào)查

《合同法》第9條規(guī)定：“當事人訂立合同，應當具有相應的民事權(quán)利和民事行為能力?！绷私鈱Ψ狡髽I(yè)以往履行合同情況；設備、設施的規(guī)模能否滿足合同的需要；技術(shù)能否滿足合同的需要；資金和融資能力如何；財產(chǎn)狀況和經(jīng)營規(guī)模以及企業(yè)管理水平。

（3）合同形式的管理

《合同法》第10條第2款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定采用書面形式，應當采用書面形式。當事人約定采用書面形式的，應當采用書面形式?！逼髽I(yè)應當根據(jù)交易特點和防范合同風險的需要通過制度規(guī)定哪些合同應當以書面形式訂立。采用數(shù)據(jù)電文形式通過要約和承諾方式訂立的合同由于證據(jù)不易固定，企業(yè)應當慎用。除商業(yè)企業(yè)零售業(yè)務外，企業(yè)也應當嚴格控制使用口頭合同。

（4）合同文本審核

法務部門應重點審核：合同簽訂依據(jù)是否充足；合同簽訂的形式是否符合法律法規(guī)規(guī)定；合同名稱是否規(guī)范；合同主體是否合法有效；合同內(nèi)容和條款是否齊全、準確，是否有利于合同執(zhí)行和維護雙方合法權(quán)益；合同標的的數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行的時間、地點和方式是否明確；合同雙方權(quán)利與義務是否合理、平等；違約責任、解決爭議的方法是否妥當?shù)?。不同種類的合同法務部門審核重點有所不同，比如租賃合同，押金的繳納是一個重點要求；服務合同，服務承諾的內(nèi)容就是重點；買賣合同，質(zhì)量保修期限、保修范圍就是審核重點；工程施工合同特別關(guān)注與工程質(zhì)量、造價和安全有關(guān)的條款。財務部門應重點審核：采購類合同所約定的項目是否列入本企業(yè)年度財務預算；資產(chǎn)處置類合同所約定的項目是否按程序進行審批，是否按有關(guān)規(guī)定委托第三方進行評估、咨詢；合同費用或價款的支付方式是否合理；結(jié)算票據(jù)的類型、出具時間是否合法合規(guī)。審計部門應重點審核：合同約定采購項目的必要性，是否是企業(yè)所需求的，是否符合年度采購計劃要求；依法定或行業(yè)有關(guān)規(guī)定應進行招標的項目是否存在規(guī)避招標或違規(guī)選取采購方式的情形；合同真實性審查等。

（5）合同授權(quán)管理

企業(yè)對外簽訂合同，應由其法定代表人或授權(quán)代理人執(zhí)行。一方面要對對方合同簽定者身份進行確認，如發(fā)現(xiàn)不是法定代表人的，要求提供有效的授權(quán)委托書并入檔管理。另一方面也應做好本企業(yè)合同簽訂的授權(quán)管理。授權(quán)委托可分為常年授權(quán)與專項授權(quán)。常年授權(quán)委托期限一般是一年，委托特定人員從事指定范圍內(nèi)的合同簽訂，超出指定授權(quán)范圍的事務應由法定代表人專項授權(quán)。授權(quán)委托書應載明：第一，授權(quán)人的名稱、地址、法定代表人或負責人姓名、聯(lián)系方式；第二，被代理人的姓名、身份證號碼、地址；第三，代理事項；第四，代理人的權(quán)限；第五，代理起止時間；第六，是否允許轉(zhuǎn)委托；第七，授權(quán)企業(yè)法定代表人簽署或加蓋公章；第八，授權(quán)書簽發(fā)時間。

3.4.2 事中控制

事中的過程管控非常重要，需要合同承辦部門、財務部門、審計部門、法務部門等多個部門精誠合作，形成管控閉環(huán)。合同履行過程中一旦出現(xiàn)合同變更情形的，雙方應就擬變更的內(nèi)容進行充分協(xié)商一致，簽訂變更協(xié)議。但應注意有的事項不得以變更形式進行調(diào)整，比如：合同主要權(quán)利義務的主體變更；免除對方重要義務、責任或排除我方主要權(quán)利；增加、減少、變更有關(guān)條款使我方極為不利的等。雙方不能就變更內(nèi)容達成一致書面意見的，應繼續(xù)按原合同履行，防止出現(xiàn)違約情形。當合同履行過程中出現(xiàn)異?；蚣m紛，可能導致合同無法繼續(xù)全面履行時，合同承辦部門應及時將有關(guān)情況反饋至法務部門，法務部門應快速核實相關(guān)情況，必要時請法律顧問、專家一起進行分析處理，提出法律處理的意見建議。另外，財務部門應準確把握合同的履約進度和合同的付款進度。一般合同履約進度和付款進度同步，但建筑工程類合同一般規(guī)定預付10%工程款項，完成階段性進度驗收支付50%，總體驗收后支付20%，決算支付15%，質(zhì)保金保留5%。對于生命周期比較長的合同，一般驗收會分好幾步，每步驗收的標準和付款比例均應在合同條款內(nèi)詳細明確規(guī)定，業(yè)務承辦部門需要到現(xiàn)場跟蹤確定工作量和實物量，根據(jù)合同確認項目驗收進度出具驗收報告書，財務部門按照合同條款和驗收報告書安排付款。

3.4.3 事后處理

事后處理是指合同的一方當事人出現(xiàn)違約行為后的應對措施，應在符合法律法規(guī)的前提下，從維護企業(yè)合法權(quán)益的角度出發(fā)，視情形區(qū)別對待，及時采取協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，要求對方繼續(xù)履行合同或承擔違約責任以及解除合同、賠償損失等。

3.5 加強后續(xù)監(jiān)督檢查

企業(yè)法務部門可制訂合同評查標準，定期組織開展合同評查，并將評查結(jié)果以通報形式下發(fā)，督促相關(guān)責任部門、責任人落實整改，并舉一反三，杜絕類似問題再次發(fā)生。隨著企業(yè)外部法律環(huán)境、企業(yè)戰(zhàn)略策略、業(yè)務范圍的不斷變化，企業(yè)合同法律風險的種類、性質(zhì)、影響范圍和表現(xiàn)形式也會發(fā)生變化，法務部門應將以往實踐中已經(jīng)發(fā)生的或有可能導致的合同法律風險進行歸納整理，識別風險點，編制風險清單，開展風險評估，針對性提出風險預警和防控措施，并定時開展風險會診及更新完善。

總之，企業(yè)為了實現(xiàn)自身的合同利益，不僅要尊重合同、自覺踐行契約精神，而且還要抓好合同法律風險防控，開展系統(tǒng)性、全過程、全崗位的動態(tài)管理。

參考文獻

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