楊偉娜

摘 要： 高校檔案工作一直是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，而發(fā)展民生檔案有是新時期高校檔案工作的新理念和新目標(biāo)。建立高校民生檔案體系，跳出檔案看檔案，使高校的檔案部門充分做到以師生為本，關(guān)注師生，服務(wù)師生。

關(guān)鍵詞：高校 民生檔案

中圖分類號：G64 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0169-01

高校民生檔案工作是我國檔案事業(yè)新常態(tài)的重要組成部分，是推動新時期高校檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。服務(wù)教職工、服務(wù)學(xué)生現(xiàn)已成為高校檔案工作的重要職能，建立高校民生檔案，跳出檔案看檔案，從被動等候向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，使高校的檔案部門充分做到以師生為本，關(guān)注師生，服務(wù)師生。

一、加強高校民生檔案資源體系的建設(shè)

1.與教職員工相關(guān)的檔案資源建設(shè)

高校民生檔案管理工作是高校檔案館（室）直接記述和反映高校工作，保存?zhèn)洳楹透鞣N文字、數(shù)據(jù)、圖表等材料的總稱。它是體現(xiàn)高校檔案工作發(fā)展的歷史軌跡，對師生惠顧政策的運用、實施和服務(wù)的有力證據(jù)和價值觀追求，對進一步促進高校檔案工作的發(fā)展具有十分重要的借鑒、參考價值。檔案資源體系建設(shè)的首要環(huán)節(jié)是歸檔資料的收集，檔案工作人員需緊扣檔案分類方案和歸檔范圍。學(xué)校內(nèi)部文件、外來文件、基建類文件、各類合同、學(xué)生入學(xué)審批表、關(guān)系介紹信等，特別是、引進人才文件這些都是關(guān)系到教職員工晉級、工齡核算等個人切身利益的重要文件，是收集的重中之重。這些資料往往在數(shù)十年后仍有查詢利用的價值，切實為查檔者提供有力依據(jù)，造福百姓。二是職稱評定。職務(wù)資格的評定和逐級晉升不僅見證了一名教師的成長，關(guān)系到其切身利益，從學(xué)校的角度，也是學(xué)校師資隊伍結(jié)構(gòu)的體現(xiàn)，從一個方面反映出學(xué)校的教育教學(xué)水平。因此，職稱評定方面文件的收集與整理是民生檔案中的重要內(nèi)容。所以，檔案工作者應(yīng)在平時注意積累有關(guān)資料，加以整理和歸類，使其呈現(xiàn)清晰的脈絡(luò)，方便查詢和利用。

2.與學(xué)生相關(guān)的檔案資源建設(shè)

高校的辦學(xué)任務(wù)是培養(yǎng)社會需要的技能型人才，學(xué)生在校學(xué)習(xí)與生活情況的記載是他們走上工作崗位前的重要歷史依據(jù)。每年的錄取新生名冊和畢業(yè)生驗印花名冊是學(xué)生檔案的重要內(nèi)容，經(jīng)常用于為往屆生開具在校證明、學(xué)歷證明等，而且其參考利用價值期限較長。高校的學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、實踐活動中形成的，對學(xué)生的思想品德、學(xué)習(xí)成績、特長愛好、身心健康等方面的原始記錄，客觀反映了學(xué)生在校期間的真實面貌，對學(xué)生就業(yè)、開具出國等有關(guān)證明都發(fā)揮著憑證和依據(jù)作用。收集畢業(yè)生學(xué)籍表時，首先需確保學(xué)籍表的完整性和真實性：各項簽名是否完備、學(xué)生照片是否已粘貼、個人信息欄是否已填寫等。若干年后，當(dāng)年的學(xué)生前來母校查考其在校期間的歷史記載，哪怕時過境遷、物是人非，完整齊全的檔案資料仍然能夠準確而真實地說明當(dāng)時的情況。技能考核：學(xué)生可通過考核獲得相應(yīng)的工種等級證書。這些資料真實反映了歷屆學(xué)生在各自專業(yè)上的實際操作水平和動手能力，也是學(xué)生在校期間的重要學(xué)習(xí)記錄。

二、加強高校民生檔案的創(chuàng)新管理

1.建立健全高校民生檔案管理制度，加強對民生檔案工作的督導(dǎo)和監(jiān)管。民生檔案來源于高校不同部門和系部，種類多，內(nèi)容繁雜。進一步做好檔案資源的整合與開發(fā)。具體而言，就是按照“以人為本”的原則，把關(guān)系廣大師生利益并利用率高的檔案優(yōu)先進行整理、編目。如在教師技能大賽或科研成果獲獎方面，以參賽專業(yè)、級別和申報專業(yè)、級別為分類標(biāo)準，篩選出歷年獲獎教師的姓名和獲獎名次，按年度將相關(guān)文件資料加以整合，形成獲獎情況信息庫。檔案工作者的辛勤工作將原本分散的檔案資源整合成脈絡(luò)清晰的信息庫，不但使學(xué)校的辦學(xué)業(yè)績一目了然，也方便了查詢利用。

2.不斷提高檔案查詢的現(xiàn)代化水平。目前，利用計算機管理系統(tǒng)進行檔案查詢已得到普遍運用，這項工作要求檔案工作人員在平時做好檔案資源的數(shù)據(jù)庫錄入工作。傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)庫錄入內(nèi)容包括了案卷目錄、卷內(nèi)目錄和歸檔文件目錄，對檔案電子化的要求不高。近年來，隨著檔案電子化工作的深入開展，檔案實體電子化已成為一種趨勢。比如，在查詢某次大賽的獲獎資料時，檔案工作者除了錄入獲獎文件的歸檔文件目錄，還對獲獎文件和證書進行了掃描，通過電腦操作即可以調(diào)閱，大大提高了查詢利用工作的效率。

3.搞好專題培訓(xùn)并有針對性地開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)水平是做好民生檔案“兩個體系”建設(shè)工作的重要因素。通過各種培訓(xùn)，使檔案工作人員不斷提高和掌握民生檔案收集管理歸檔的具體標(biāo)準和操作技能，按時完成一年一度的民生檔案收集、立卷、歸檔工作。轉(zhuǎn)變作風(fēng)，提高效能，突出重點，保證質(zhì)量，應(yīng)本著“以人為本”的宗旨，注重材料的完整性和真實性，在檔案工作的各個環(huán)節(jié)中一絲不茍，在開發(fā)資源的途徑和利用資源的方式方法上勤于思考、勇于探索，更大地發(fā)揮民生檔案的效用。

牢固樹立檔案工作“尊重民意、維護民權(quán)、服務(wù)民生”的指導(dǎo)思想，把服務(wù)群眾、維護社會穩(wěn)定作為服務(wù)全校工作大局的新著力點和切入點來抓。改善服務(wù)條件，提高服務(wù)質(zhì)量，加快現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化工作，努力形成民生檔案數(shù)據(jù)庫。