孫道巖

摘 要：現(xiàn)階段的檔案管理管理工作，由于相關(guān)電子信息技術(shù)的革新，以及網(wǎng)絡的應用普及，促使檔案管理工作向電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變，檔案對于一個國家一個城市的發(fā)展起著非常重要的作用，檔案自身具有一定的憑證性等特征，但是對于電子檔案而言，電子檔案技術(shù)屬于新型技術(shù)，部分規(guī)定還未涉及到相關(guān)的內(nèi)容，其中電子檔案的憑證性近年來通過相關(guān)的研究，對其是否就有憑證性作用并未得出一個明確的詮釋，根據(jù)目前現(xiàn)有的法律規(guī)定對于電子檔案的憑證性也沒有一個明確的定義，所以對其是否具有憑證作用生效進行相應的分析討論。

關(guān)鍵詞：電子檔案；憑證作用；生效

電子檔案作為新形勢下的科學技術(shù)產(chǎn)物，改善了傳統(tǒng)檔案的部分弊端，對于傳統(tǒng)檔案較難保存，整理困難等情況做出了一定的改變，提升了檔案管理的工作效率，隨著使用和社會的發(fā)展，電子檔案在應用過程中的相關(guān)問題也隨之產(chǎn)生，其中電子檔案是否具有憑證作用的問題一直是，電子檔案管理部門關(guān)注的重點，電子檔案關(guān)系到每個人、每一個城市甚至各國家的信息安全問題，對于是否具有憑證作用也非常重要，下面通過理論分析電子檔案是否具有憑證作用，以及憑證作用的生效問題進行探討。

1 相關(guān)法律基礎

1.1 通過國家檔案局在2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》中第二條規(guī)定，“電子檔案是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件?！痹摱x從電子檔案相關(guān)的技術(shù)形態(tài)、來源和價值等方面進行分析定義，而在后期修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》標準中，對于電子檔案的定義表述成具有一定的憑證作用、查考和保存價值并歸檔的電子文件的集合。從定義上來看電子檔案由后期的歸檔操作形成，通過相關(guān)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，再由移交至檔案館，并由檔案館分類再通過相關(guān)單位進行接收。

1.2 根據(jù)我國對于相關(guān)電子數(shù)據(jù)的法律條文規(guī)定，電子檔案在形成時要符合多方面要求進行規(guī)范，其一要保證電子檔案的完整性，其二就是對于電子檔案的可靠性進行要求。完整性是指其完成內(nèi)容的完整性以及在完成過程中的完整性，內(nèi)容的完整性體現(xiàn)在，其內(nèi)容描述特定的事件、對其時間、內(nèi)容、人員以及結(jié)果的相關(guān)材料的完整。過程的完整性是指設計的中間過程環(huán)節(jié)，具體的流程等相關(guān)信息的完整，并對檔案的處理活動的形式進行一定的信息保存。

1.3 可靠性的要求體現(xiàn)為電子檔案形成來源的可靠和保存管理的可靠，具體表現(xiàn)在電子文件歸檔和電子檔案管理制度設計的可靠性和系統(tǒng)實現(xiàn)的可靠性。制度設計的可靠性要求各立檔單位和各檔案館應當按照文件檔案管理的要求和法律法規(guī)對證據(jù)的要求，建立涵蓋電子文件和電子檔案管理整個生命周期的管理制度，明確電子文件產(chǎn)生、歸檔和電子檔案管理各環(huán)節(jié)、各崗位、相關(guān)責任人的責任和操作要求。

1.4 系統(tǒng)實現(xiàn)的可靠性體現(xiàn)在兩個方面：一是系統(tǒng)能夠保證電子檔案自形成起“內(nèi)容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，辦理完畢的電子文件及其相關(guān)信息集合在一起，經(jīng)過歸檔操作（整理、編目、必要的格式轉(zhuǎn)換、檢查、確認或賦予歸檔標識）后形成電子檔案這個時間點產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)包是電子檔案的“原件”，確認電子檔案的“原件”特征，核心點就是電子文件歸檔點留存的時間信息。

1.5 之后，電子檔案的內(nèi)容，包括一份電子檔案內(nèi)所有的內(nèi)容信息和過程信息，在各形成單位檔案室和各級各類檔案館的電子檔案管理系統(tǒng)中都不能被修改，除了發(fā)生數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換和系統(tǒng)遷移等情況，確有需要進行格式轉(zhuǎn)換后，“格式不相同但是能夠準確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容”。二是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)和特殊操作后，系統(tǒng)要檢查電子檔案內(nèi)容在操作前后的一致性，如在歸檔、移交接收環(huán)節(jié)和格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移等操作中，系統(tǒng)要根據(jù)電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理的相關(guān)制度規(guī)定要求，采取自動或人工方式對電子檔案的內(nèi)容進行一致性檢測，保證在進行相關(guān)操作后前后內(nèi)容一致，并予以記錄。

2 電子檔案管理要求

2.1 電子文件經(jīng)歸檔環(huán)節(jié)形成電子檔案后，一般都由檔案機構(gòu)，即各機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室和各級各類檔案館進行有效管理和發(fā)揮效用。如何管理電子檔案才能符合法律所要求的證據(jù)特征？從前面引用的相關(guān)法律條款可以看出，作為證據(jù)的電子數(shù)據(jù)保存應當滿足三個條件：

一是能有效呈現(xiàn)；二是格式不變，如有變化，內(nèi)容應當前后一致；三是當電子數(shù)據(jù)保存地址發(fā)生變化時，要記錄移送過程相關(guān)信息，特別是相關(guān)操作的時間信息和人員信息。由此我們可以歸納出電子檔案在各級各類檔案機構(gòu)保存時應當采取的管理要求：第一，要制訂電子檔案管理辦法，要按照國家法律法規(guī)的要求，制訂檔案室/檔案館的電子檔案管理辦法，要規(guī)范和賦予檔案室/檔案館在管理電子檔案方面的崗位設置和職能職責。第二，要在電子檔案管理系統(tǒng)中采取適當?shù)募夹g(shù)手段，保證系統(tǒng)內(nèi)電子檔案不被更改，或者采取有效的技術(shù)手段，證明系統(tǒng)內(nèi)電子檔案沒有被更改。

2.2 根據(jù)目前的相關(guān)技術(shù)的發(fā)展形式來看，對于技術(shù)的采用需要進行一下幾種技術(shù)措施：第一種是數(shù)據(jù)格式固化措施，在歸檔的過程中將普通文件轉(zhuǎn)化為一定的版式文件，版式文件在不同系統(tǒng)中呈現(xiàn)的內(nèi)容，不會因系統(tǒng)的不同產(chǎn)生一定的亂碼錯版現(xiàn)象，并且受到一般權(quán)限的控制內(nèi)容不能夠進行更改；第二種對于系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案內(nèi)容屬性設定成“只讀”狀態(tài)，并且不能夠?qū)ζ鋬?nèi)容進行更改；第三種是數(shù)據(jù)量小的電子設備存儲方式采用一次性輸入的光盤形式作為載體，無論相關(guān)的使用者擁有何種權(quán)限都不能對其內(nèi)容進行更改。

2.3 電子檔案憑證作用的生效，是多方面原因組合形成的結(jié)果，并根據(jù)相關(guān)法律部門進行認證，對電子檔案的完整程度、信息的準確性和具有的一定的公信度。由于社會的不斷發(fā)展和變化，而傳統(tǒng)檔案證明記錄方式由于信息量的增加，在測定相關(guān)的電子檔案的憑證作用時，由于技術(shù)等等多方面原因無法解決目前的情況，由于檔案本身具有的一定的公信度受到法律和社會的認可，所以電子檔案在今后的發(fā)展過程中，對于電子檔案憑證作用生效的情況應當加以重視，保證在一定程度上滿足原有的權(quán)威性。

結(jié)束語

社會的不斷發(fā)展，科學技術(shù)手段的提高，對于檔案來說其存在模式要進行相應的改變和調(diào)整，從而滿足社會發(fā)展的需要，檔案作為歷史的見證者，檔案的存在證明某些發(fā)生過的事情真實性，所以現(xiàn)階段的電子檔案應當遵從原有檔案的屬性特征，保證其電子檔案憑證生效，這樣就需要從事相關(guān)檔案管理和工作的人員，利用專業(yè)的知識。和職業(yè)道德素養(yǎng)保證電子檔案相關(guān)工作的順利進行，從而促進社會的發(fā)展和進步。

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