胡艷華

摘 要：在現(xiàn)如今的文件檔案管理過(guò)程中，采用一體化的管理方式顯得十分重要，這種管理方式下是將原有的互相獨(dú)立的實(shí)體有機(jī)的結(jié)合在一起，隨著時(shí)代的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，對(duì)于生產(chǎn)活動(dòng)具有十分重要的影響，尤其是在辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程中值得進(jìn)一步的推廣。在檔案工作的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)文件檔案的一體化是今后的主要趨勢(shì)，所以本文重點(diǎn)對(duì)這一問(wèn)題展開了探討，希望對(duì)今后的文件檔案發(fā)展得到一定的幫助，促進(jìn)文件檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：文件檔案；一體化管理；電子文件；歸檔

在對(duì)文件檔案采用一體化的管理過(guò)程中，主要是應(yīng)用了計(jì)算機(jī)方面的技術(shù)以及電子文件等技術(shù)手段，在當(dāng)前的社會(huì)生活中是一種十分重要的檔案管理形式，在這其中蘊(yùn)含了豐富的管理思想以及技術(shù)手段，所以是傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上的一種創(chuàng)新，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了新的發(fā)展時(shí)期，所以傳統(tǒng)的檔案管理手段顯然已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展需要了，這就要求進(jìn)一步完善檔案工作的方式，對(duì)檔案信息加以進(jìn)一步的加工，這樣才能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求。采用一體化的管理方式可以滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要，十分重視電子文件的中心地位，因此本文重點(diǎn)對(duì)此展開了論述，希望對(duì)今后的檔案管理工作帶來(lái)一定的幫助。

1 檔案一體化系統(tǒng)概述

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，這是一種最原始的記錄，其中蘊(yùn)含著豐富的資源信息，在人類不斷發(fā)展以及實(shí)踐活動(dòng)開展的過(guò)程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技術(shù)手段的發(fā)展過(guò)程中，檔案是一門綜合性的學(xué)科，在各個(gè)工作崗位中都具有重要的影響。傳統(tǒng)的檔案管理手段對(duì)于檔案的發(fā)展情況會(huì)帶來(lái)一定的制約，因此必須要對(duì)檔案管理進(jìn)行變革，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理手段就要保證檔案朝著一體化的方向發(fā)展，積極的采用計(jì)算機(jī)以及電子文件等相關(guān)技術(shù)。新的管理方式可以說(shuō)更加科學(xué)化，并且具有組織性的特點(diǎn)，所以值得在今后的工作中得到進(jìn)一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

2 檔案一體化管理基礎(chǔ)

在進(jìn)行檔案一體化管理的過(guò)程中，在理論以及實(shí)踐方面都具有一定的基礎(chǔ)，在理論基礎(chǔ)方面，因?yàn)楫?dāng)前的檔案管理正處在電子文件的發(fā)展時(shí)期，所以生命周期理論以及前端控制思想等都是主要的理論。而在實(shí)踐基礎(chǔ)中，應(yīng)該為檔案的一體化實(shí)現(xiàn)提供一定的物質(zhì)幫助，信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)是檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理的首要前提，只有將理論基礎(chǔ)以及實(shí)踐基礎(chǔ)有機(jī)的結(jié)合在一起，才能促進(jìn)檔案一體化更好的發(fā)展。為今后的檔案管理水平的提升帶來(lái)一定的幫助。

3 文檔一體化管理思路

3.1 文檔應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

在進(jìn)行文檔一體化管理的過(guò)程中，首先應(yīng)該對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，其主要的思路是應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以及數(shù)據(jù)管理平臺(tái)等方式對(duì)檔案進(jìn)行一體化的管理。在信息系統(tǒng)中，操作人員具有不同的操作權(quán)限，以處理階段為例，這一階段主要是進(jìn)行文檔的刪減以及審批等工作，所以工作人員只具備對(duì)文件進(jìn)行修改、刪除或者增加等操作權(quán)限，檔案工作者在這一過(guò)程中只具備查看以及瀏覽的權(quán)限，而在進(jìn)入到檔案歸檔以后，這一階段的工作人員主要負(fù)責(zé)的任務(wù)是對(duì)電子檔案進(jìn)行整理以及進(jìn)一步的篩選，選出有價(jià)值的檔案資源進(jìn)行保管。檔案管理者的主要工作任務(wù)就是加以必要的指導(dǎo)。在生成電子檔案文件以后，檔案工作者的主要工作就是對(duì)這些檔案加以進(jìn)一步的保管，并且檔案的使用者可以應(yīng)用這些檔案。整個(gè)過(guò)程中，檔案具有完整性以及真實(shí)性的特點(diǎn)，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，降低錯(cuò)誤的發(fā)生。

3.2 文檔一體化管理的互動(dòng)要求

在檔案工作中，文書工作是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，可以說(shuō)檔案工作是文書工作的進(jìn)一步延伸，所以需要進(jìn)一步加強(qiáng)二者之間的關(guān)聯(lián)性，使其緊密的結(jié)合在一起，以促進(jìn)檔案管理工作水平的提高，保障檔案管理的質(zhì)量提升。在檔案一體化的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，其中有一個(gè)最主要的特點(diǎn)就是可以將檔案工作和業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)的交叉在一起，這樣可以對(duì)檔案工作者帶來(lái)重要的幫助，對(duì)社會(huì)積累財(cái)富執(zhí)行力的強(qiáng)化起到積極的作用，同時(shí)也可以提高對(duì)檔案的認(rèn)知程度，讓檔案變得更加具有價(jià)值。只有將有價(jià)值的文件完整歸檔并移交給檔案部門進(jìn)行保管才能算相應(yīng)的工作真正結(jié)束，同時(shí)還要意識(shí)到，在開展現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的過(guò)程中，要責(zé)任明確、注意積累，記錄電子文件活動(dòng)全過(guò)程中所有重要的和有價(jià)值的信息，確保電子文件的真實(shí)性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在傳統(tǒng)的文件管理過(guò)程中，文件的形式、歸檔和作為檔案保管與提供利用等關(guān)節(jié)，都將文件生命周期清除地劃分為三個(gè)相對(duì)獨(dú)立的過(guò)程，即現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，并通過(guò)現(xiàn)行業(yè)務(wù)工作部門、機(jī)構(gòu)檔案室和檔案館三個(gè)物理位置不同的部門分別完成各自的工作。而文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實(shí)現(xiàn)了集成，要求在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)內(nèi)，有統(tǒng)一的控制中心，統(tǒng)一的工作制度，統(tǒng)一的且各有特點(diǎn)的又互相銜接的工作程序，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉(zhuǎn)、移交、保存或銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)過(guò)程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能夠根據(jù)不同的文件與處理要求定義特定的工作流程，實(shí)現(xiàn)流程的優(yōu)化和個(gè)性化處理，提高了工作效率，降低了檔案接收和保管的復(fù)雜性，避免了信息的多次錄入和產(chǎn)生不一致信息的可能性。

3.4 業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)性

文檔一體化是在充分信任的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)的數(shù)字環(huán)境下開展工作，采用信息技術(shù)和基于工作流程管理理念實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化信息系統(tǒng)，不僅提高了工作效率，而且降低了錯(cuò)誤發(fā)生的幾率。同時(shí)，在一些業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)增加了系統(tǒng)自動(dòng)處理技術(shù)，如電子文件版本信息的自動(dòng)跟蹤、電子文件處理過(guò)程中的責(zé)任鏈信息的記錄、基于管理規(guī)則實(shí)現(xiàn)的電子檔案的自動(dòng)標(biāo)引等，都大大提高了業(yè)務(wù)處理工作的自動(dòng)化程度，減少了人工操作的復(fù)雜程度。由于這些自動(dòng)化的處理過(guò)程是通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證之后自動(dòng)生成并保存記載的，因而，大大提高了電子文件正生命周期活動(dòng)中信息記載的真實(shí)性和完整性。

結(jié)束語(yǔ)

在實(shí)際工作中，文書檔案管理工作通常都是由一人或者多個(gè)人共同承擔(dān)和工作的模式，對(duì)于工作量小，文檔內(nèi)容較少的單位通常都是由一人來(lái)負(fù)責(zé)文書與檔案的管理工作，而在較大的企業(yè)單位，由于文書檔案工作量大，信息繁雜，就需要分部門和專門的人員來(lái)進(jìn)行管理，進(jìn)而提高工作效率。在現(xiàn)階段的工作中，文書檔案一體化管理已成為信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作的主要趨勢(shì)。

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