郭彩彩

摘 要：本文研究了企業(yè)當(dāng)前公文處理中存在的主要問(wèn)題以及形成的原因，結(jié)合新時(shí)期企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，指出了如何做好公文處理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)公文處理；問(wèn)題；對(duì)策

公文處理工作就是指關(guān)于制訂公文、辦理與管理的工作，公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序；公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。企業(yè)實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)行主要依賴公文處理工作，可以達(dá)到有效溝通與聯(lián)系的目的，也是一種重要的領(lǐng)導(dǎo)方式和處理公務(wù)的手段，有力推動(dòng)著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的正常運(yùn)行。如果能夠做好公文處理工作，有利于實(shí)現(xiàn)政令暢通，促進(jìn)企業(yè)工作的規(guī)范化、精細(xì)化與科學(xué)化發(fā)展。

一、公文處理過(guò)程中的常見問(wèn)題

（一）公文處理效率不高。1.明確時(shí)限，確保公文處理及時(shí)高效。2.加強(qiáng)溝通，明確公文處理意見。3.規(guī)范行文，減少公文處理障礙性因素。

（二）公文格式要素方面。1.最新格式要素要求。2.公文標(biāo)題中出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3.附件說(shuō)明位置標(biāo)注。4. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)適用不正確。

（三）公文文種方面。1.文種使用有誤。當(dāng)前應(yīng)用的公文包括決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等十五種文種。2.“請(qǐng)示”與“報(bào)告”文種混淆不分。（四）公文處理程序不規(guī)范。公文擬制要求依據(jù)一定的程序進(jìn)行，主要有下面這些表現(xiàn)：第一，存在著較多的公文“倒流”現(xiàn)象。正確的公文處理程序應(yīng)該是：部門擬稿、部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。但有的部門不依據(jù)這一程序進(jìn)行，擬制的文稿不送交辦公室審核，直接上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后才返回到辦公室，這種情況屬于公文的“倒流”。第二，有的公文直接送到領(lǐng)導(dǎo)手中或多頭主送，出現(xiàn)越級(jí)現(xiàn)象，上交報(bào)告等公文時(shí)存在請(qǐng)示內(nèi)容，一般情況下這種現(xiàn)象存在于上行文中。第三，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到協(xié)商會(huì)簽的重要性。公文內(nèi)容要求得到多個(gè)部門共同處理時(shí)，要實(shí)行協(xié)商會(huì)簽制度，要積極取得有關(guān)部門的支持，與其做到廣泛溝通，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤的決策，但在實(shí)際工作中往往忽視了協(xié)調(diào)會(huì)簽。

（五）公文處理不及時(shí)。公文辦理時(shí)間要依據(jù)規(guī)定進(jìn)行，但在實(shí)際工作過(guò)程中，公文不能及時(shí)得到處理，有的還會(huì)出現(xiàn)相互推諉等現(xiàn)象，導(dǎo)致公文不能依據(jù)規(guī)定的時(shí)間處理，影響了工作效率。主要有下面這些表現(xiàn)：第一，在辦理公文過(guò)程中，如果意識(shí)到存在一定的困難或不在本部門處理范圍內(nèi)，不會(huì)積極取得有關(guān)部門的聯(lián)系，有時(shí)會(huì)私自扣壓公文。第二，不能應(yīng)用限時(shí)辦結(jié)制。在處理公文過(guò)程中，文件運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)存在一定的問(wèn)題，導(dǎo)致不能正常運(yùn)行。在發(fā)文處理過(guò)程中，如果不能及時(shí)處理某一環(huán)節(jié)的問(wèn)題，那么就會(huì)占用上級(jí)部門的決策時(shí)間或下級(jí)部門的貫徹執(zhí)行時(shí)間，阻礙了公文效能的正常發(fā)揮。

二、提高企業(yè)公文處理對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)。公文具有“嚴(yán)格的格式與一定的程序”，因此企業(yè)在處理公文過(guò)程中要高度重視公文的權(quán)威性。對(duì)于企業(yè)管理人員特別是各個(gè)部門管理人員來(lái)說(shuō)，要認(rèn)識(shí)到公文處理工作的重要性，要引起思想上的高度重視，要淘汰“只抓生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，不搞文字工作”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，要認(rèn)真對(duì)待公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)與檢查，同時(shí)公文處理工作要責(zé)任到人，要配置高素質(zhì)、高能力的文秘人員管理公文工作，要做到正確對(duì)待公文工作，要保證公文工作的權(quán)威性。要求管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)，才能帶動(dòng)廣大職工認(rèn)真遵守公文工作的程序；要求文秘工作人員對(duì)公文工作高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)格依據(jù)公文審核程序進(jìn)行，進(jìn)一步規(guī)范本單位的公文處理工作，要嚴(yán)格依據(jù)公文的正確格式制訂公文，應(yīng)用正確的體式，才能不斷提高公文處理效率，有利于保證企業(yè)各項(xiàng)工作的健康開展。

（二）加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)。進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，對(duì)公文處理工作提出了更高的要求，企業(yè)在選擇文秘人員時(shí)要嚴(yán)格控制人才的進(jìn)出，盡量選擇那些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的文秘人員。第一，企業(yè)要幫助文秘人員認(rèn)真學(xué)習(xí)公文理論，要求全面掌握公文理論知識(shí)，在提高政治理論素養(yǎng)的同時(shí)也提高了政策水平。工作上要求做到精益求精、嚴(yán)格要求，要求全部文秘人員擁有高尚的職業(yè)道德，對(duì)本身工作高度負(fù)責(zé)，要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，要積極主動(dòng)投入到公文處理工作中去。第二，企業(yè)還需為文秘人員創(chuàng)造良好的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，應(yīng)用新型業(yè)務(wù)交流活動(dòng)載體，實(shí)行以會(huì)代訓(xùn)與業(yè)務(wù)技能競(jìng)賽的做法，開展一對(duì)一幫扶，開展廣泛的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，保證企業(yè)全部人員都掌握公文處理的基本流程與基本知識(shí)，要隨時(shí)了解政策的變化情況，要及時(shí)掌握不同法規(guī)與不同方面的實(shí)際情況，爭(zhēng)取利用最短的時(shí)間掌握高水平的業(yè)務(wù)能力。

（三）促進(jìn)公文處理制度化、規(guī)范化。公文處理工作存在較為繁瑣的程序、較為嚴(yán)格的時(shí)間限制，同時(shí)要求也較高。為了做好公文處理工作，就一定要責(zé)任到人，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化與制度化，企業(yè)要根據(jù)本身實(shí)際情況，建立完善的公文處理制度，要自源頭杜絕出現(xiàn)公文差錯(cuò)問(wèn)題，文秘部門要做到在公文處理工作中嚴(yán)格把關(guān)，要求公文的擬定、審核、審批都需依據(jù)嚴(yán)格的程序進(jìn)行，要實(shí)行收支登記與流轉(zhuǎn)記錄的做法，爭(zhēng)取在公文處理過(guò)程中不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，盡自身最大能力防止出現(xiàn)公文錯(cuò)誤的情況，在公文處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做到精益求精、認(rèn)真對(duì)待，爭(zhēng)取做到制度完善、程序規(guī)范、檔案完備、管理嚴(yán)格、有效考核。

（四）規(guī)范公文處理程序。在公文處理過(guò)程中要求做到科學(xué)有序、層層遞進(jìn)、有機(jī)連貫，要想保證公文處理工作的健康運(yùn)行，則需制訂嚴(yán)格的處理流程。在公文處理流程中存在著大量的工作步驟與工作崗位，不管哪一個(gè)環(huán)節(jié)或崗位出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響到整個(gè)公文處理流程，所以要求不同崗位應(yīng)積極配合，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到不同環(huán)節(jié)不同崗位的有序連接，公文處理工作才能達(dá)到科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。

辦公室要負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、批辦、傳遞、催辦等各個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行，要隨時(shí)掌握公文的處理情況。不得出現(xiàn)“為公文而公文”的情況，不能只做一些收收發(fā)發(fā)的工作，要認(rèn)識(shí)到公文管理與應(yīng)用的重要性，要積極研究如何做好公文處理工作，要保證每一份公文內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到公司、各部門、項(xiàng)目部當(dāng)中，同時(shí)監(jiān)督其執(zhí)行，使公文處理工作有力支持企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策等工作的正常運(yùn)行。

（五）定期考核，完善的激勵(lì)機(jī)制。上級(jí)部門要嚴(yán)格要求下級(jí)部門，要做好指導(dǎo)工作與監(jiān)督檢查工作。要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)總結(jié)公文處理工作，同時(shí)應(yīng)用合理的公文處理考核標(biāo)準(zhǔn)。利用檢查、考核等做法，及時(shí)表?yè)P(yáng)在公文處理工作中表現(xiàn)積極的部門，同時(shí)也要批評(píng)那些達(dá)不到考核標(biāo)準(zhǔn)的單位或個(gè)人。

（六）加強(qiáng)公文處理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。要求公文處理工作人員正確對(duì)待本職工作，要在思想上高度重視，要擁有大局意識(shí)與全局觀念，要不斷提高政治素質(zhì)。不具備政治素質(zhì)就不可能做好這一工作。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，公文處理工作涉及到多個(gè)方面多個(gè)環(huán)節(jié)，要想高質(zhì)量地完成公文處理工作，則需要各部門和辦公室人員對(duì)本職工作高度負(fù)責(zé)，要擁有較高的政治覺悟與理論水平，具備扎實(shí)的專業(yè)技能，嚴(yán)格依據(jù)公文處理的流程操作，遵守國(guó)家制度與工作紀(jì)律，應(yīng)用考核制度，認(rèn)真做好公文處理的每一項(xiàng)工作，公文處理工作就能得到高效運(yùn)行。

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