摘 要： 機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作對國家發(fā)展具有非常重要的作用。本文分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的常見問題，以及目前有關(guān)單位對檔案管理工作進(jìn)行的整改措施的案例，并根據(jù)存在問題提出幾項改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：新時期 機(jī)關(guān)單位 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0058-01

伴隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)和管理技術(shù)的不斷提高，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也與時俱進(jìn)地發(fā)展[1]。機(jī)關(guān)單位的檔案管理是各事業(yè)單位人力資源管理的核心，關(guān)系到職工工作、生活的方方面面，同時，也是市場人才信息的重要來源。

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀問題

1.管理模式落后，與信息化社會的發(fā)展不匹配

目前，大多數(shù)的機(jī)關(guān)單位的檔案管理仍舊使用傳統(tǒng)的管理模式，檔案的媒介也以紙質(zhì)為主，檔案數(shù)字化和信息化程度低[2]。一直以來，紙質(zhì)檔案是檔案管理的主要模式，同時紙質(zhì)檔案在檔案史的發(fā)展中起到了非常重要的記錄、憑證作用，但在信息化和數(shù)字化的現(xiàn)代社會，紙質(zhì)檔案的發(fā)展因其歸檔工作量大、保管條件嚴(yán)苛、易丟失、難攜帶以及查檔難等問題，開始逐漸被電子檔案代替[3]，因此，目前的檔案管理模式出現(xiàn)逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變趨勢。電子檔案管理模式才是與歷史發(fā)展相符合的有效管理模式。

2.制度建設(shè)不健全，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低

現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)檔案管理部門存在檔案管理人員缺位的現(xiàn)象，甚至并沒有制定相應(yīng)的專門崗位，管理粗放，并未制定相應(yīng)的規(guī)章制度。制度缺失導(dǎo)致了檔案員對歸檔材料疏于檢查，導(dǎo)致部分檔案材料缺乏真實性，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象，檔案的真實性出現(xiàn)極大的挑戰(zhàn)，這就嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實性和完整性，導(dǎo)致信息缺失。由于缺失專門的管理人員，臨時的檔案管理員有自己的專門工作需要展開，缺乏充分的工作時間進(jìn)行檔案材料的收集、歸納和管理，檔案管理的不完善為單位人員的工作調(diào)動造成許多不必要的問題。

對較少的地區(qū)擁有專門的檔案管理工作崗位，但檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低[4]。從檔案管理人員的選甄方面也缺乏重視，出現(xiàn)兼職和離退休人員擔(dān)任，管理人員缺乏專業(yè)知識和相關(guān)的檔案管理經(jīng)驗，就會出現(xiàn)工作效率低下。檔案管理人員的職后培訓(xùn)出現(xiàn)斷節(jié)現(xiàn)象，缺乏系統(tǒng)化的培訓(xùn)，無法與現(xiàn)代的先進(jìn)管理理念接軌，缺少優(yōu)秀的管理模式。

二、案例分析

針對以上常見的檔案管理中出現(xiàn)的問題，不少城市對于檔案管理提出針對性的改進(jìn)措施，以提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作。

1.山東省平邑國土資源局的“六個到位”工作

平邑縣國土資源局，針對本單位的檔案管理所出現(xiàn)的問題，在管理的制度、配備設(shè)施、管理責(zé)任追究等方面提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視部署到位。成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，定期開展檔案的安全檢查工作，定時的組織檔案管理人員的培訓(xùn)工作。

（2）管理制度執(zhí)行到位。建立健全檔案管理各項制度，規(guī)范檔案管理；嚴(yán)格按規(guī)定收集、整理、歸檔各門類文件材料。減少因為制度缺失導(dǎo)致的檔案丟失，檔案造假等現(xiàn)象的的發(fā)生。

（3）現(xiàn)代設(shè)施配備到位。配置密集架、計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度記錄鐘、防磁柜；庫房管理環(huán)境達(dá)到“十防”要求；安裝檔案管理軟件，將文書檔案錄入計算機(jī)管理；將檔案管理系統(tǒng)與相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成，實現(xiàn)全流程的檔案信息化管理和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。這項措施的目的是將檔案管理的工作實現(xiàn)與時代接軌。

（4）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)到位。文書處理實行層層負(fù)責(zé)，立卷歸檔按要求收集整理，檔案保管按時進(jìn)行安保措施，集中時間和精力開展編研工作，編研材料門類齊全。確實將檔案管理的工作做到實處。

（5）管理職責(zé)履行到位。收集整理文書、地籍、財務(wù)、土地整理、執(zhí)法檔案等多個門類的檔案資料，分門別類進(jìn)行專業(yè)化的規(guī)整，目的是為了提高查檔等工作的高效率進(jìn)行。

（6）檔案開發(fā)利用到位。建立檔案的目的是為了日后工作的利用，將檔案的信息準(zhǔn)確化的提供，是為了今后工作的利用能夠更加方便，因此，檔案開發(fā)利用是檔案建立的根本目的。

2.河南省澠池縣法院檔案管理的幾項措施

河南省澠池縣人民法院為了加強(qiáng)檔案工作為審判工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，制定了四項措施，從規(guī)章制度的建立、加大科學(xué)治檔的工作等方面提出的改進(jìn)措施。

（1）建章立制，規(guī)范治檔。結(jié)合實際，針對檔案材料的形成、整理、保管和利用等，繼續(xù)修改和完善各項檔案管理制度將檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化。

（2）加大投入，信息化治檔。為了適應(yīng)新形勢下檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和電子化的新要求，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案知識，增強(qiáng)檔案意識，不斷提高檔案工作水平，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）樹立先進(jìn)的檔案管理理念。通過不斷學(xué)習(xí)檔案工作的相關(guān)規(guī)定，不斷增強(qiáng)檔案工作人員依法管理檔案的理念，改變與現(xiàn)代檔案管理不相適應(yīng)的傳統(tǒng)觀念，工作習(xí)慣和工作方法。利用先進(jìn)的檔案管理理念將檔案管理工作落到實處。

三、新時期提高機(jī)關(guān)檔案管理水平的措施

1.提高檔案管理意識

首先要提升單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識，強(qiáng)調(diào)檔案部門的重要性；其次，要提升檔案管理員的管理意識，使單位能夠意識到自身工作的重要性，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

新時期的機(jī)關(guān)單位的檔案管理要求有一支專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的隊伍，因此應(yīng)按要求組成專業(yè)化的隊伍是最基本的一項工作。其次，單位要提供培訓(xùn)機(jī)會、定期組織管理專家進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

3.提高檔案管理的信息化和數(shù)字化水平

隨著信息科技的發(fā)展，檔案管理工作也要跟上時代的腳步，提高檔案的數(shù)字化和信息化的水平進(jìn)行與時俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展。充分認(rèn)識到紙質(zhì)檔案的弊端，提高保護(hù)數(shù)字化檔案的能力，加大硬件設(shè)施的投入，建設(shè)數(shù)字化管理的平臺，加強(qiáng)數(shù)字化工作的保密和安全防護(hù)工作，實現(xiàn)檔案的數(shù)字共享。

四、結(jié)束語

機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作關(guān)系到政治的發(fā)展歷程，關(guān)系到過去、現(xiàn)在和將來，對國家的發(fā)展有著重要的作用。因此，在我國政治體制改革深入推進(jìn)的當(dāng)下和信息科技的不斷發(fā)展，新時期的機(jī)關(guān)單位檔案管理必須認(rèn)清要求緊跟時代步伐。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉霞. 淺議新時期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題與改進(jìn)措施[J]. 讀書文摘， 2016（16）.

[2]程力.淺談新時期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].才智， 2016（13）.

[3]史群.新時期機(jī)關(guān)怎樣開展檔案管理工作[J].蘭臺世界，2013（z5）：119-119.

[4]張曉霞.淺議新時期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題與改進(jìn)措施[J].讀書文摘， 2016（16）.