劉倩韻
HRP是醫(yī)院資源計劃的簡稱,是醫(yī)院引入企業(yè)資源計劃的先進管理技術和經驗,整合醫(yī)院現(xiàn)有信息資源,構建起的一套綜合性資源管理平臺。主要包括財務核算系統(tǒng)、全面預算管理系統(tǒng)、全成本核算系統(tǒng)、資產物資管理系統(tǒng)、分析決策支持系統(tǒng)等多個部分,各系統(tǒng)之間信息互通互聯(lián),相關勾稽,無縫鏈接。隨著現(xiàn)代醫(yī)院業(yè)務復雜化和決策管理需求多樣化,公立醫(yī)院逐漸開展HRP系統(tǒng)的應用探索,力求通過引入全面信息管理提高業(yè)務效率,改進業(yè)務流程,為管理決策提供支持。
HRP系統(tǒng)對財務管理的意義
提高會計核算效率,完善內部控制。HRP系統(tǒng)最大的特點是打破業(yè)務部門之間的信息壁壘,實現(xiàn)財務管理數(shù)據的互通互聯(lián),大大提高財務信息獲取便捷度,縮短了數(shù)據收集處理時間。同時通過設置業(yè)務預算項目與會計科目間的對應規(guī)則,可自動生成憑證,減少重復勞動,使財務人員從繁重的流水線工作中解放出來,提高效率和準確性。財務人員可以把精力更多地放在流程合理性、審批鏈條完整性及報銷單據合法性上面,系統(tǒng)數(shù)據之間的自動勾對和檢查也有助于強化內部控制,關鍵控制環(huán)節(jié)引入機器控制可以及時發(fā)現(xiàn)問題和隱患。隨著電子發(fā)票日益普及,在HRP中引入發(fā)票號碼重復校驗功能,有助于防范電子發(fā)票重復報銷的風險。
推進建設全面預算管理體系。預算管理是財務管理的關鍵環(huán)節(jié),HRP有助于建立全面預算管理,推進醫(yī)院計劃目標細化和控制執(zhí)行,并最終通過實際經營活動與預算目標的比較分析發(fā)現(xiàn)問題,及時調整生產經營,完善獎懲機制。
夯實成本核算基礎,實現(xiàn)信息追溯。目前各業(yè)務部門數(shù)據較為分散孤立,難于獲得充足準確的數(shù)據進行全成本核算分析,財務人員根據業(yè)務部門填列的預算代碼及部門代碼來作粗略的記錄,準確性較低。引入HRP有助于快速歸集所需成本數(shù)據,夯實成本核算基礎。
HRP推行過程中面臨的挑戰(zhàn)
HRP數(shù)據初始化整合及梳理難度較大。HRP的實施是一個系統(tǒng)化工程,需要有統(tǒng)一規(guī)范明確的數(shù)據需求,因此上線初期需要進行大量經費清理、資產清理工作。尤其公立醫(yī)院承擔著繁重的科研任務,科研項目數(shù)量龐大,經費梳理核查工作量很大。由于舊系統(tǒng)預算管理不嚴存在早期很多項目經費超支,或者由于賬務處理錯誤導致預算項目數(shù)據與支出科目數(shù)據不匹配,這些都給期初數(shù)據整理增加了難度。
文化差異沖突。HRP植根于權利差距較小的西方文化,規(guī)范嚴格的流程控制可能與過去較為隨意的決策執(zhí)行方式產生理念沖突,需要相關人員改變原有的管理習慣和思維方式。特別是新系統(tǒng)上線后可能需要對舊流程和規(guī)則進行改革以適應更高的管理要求,暴露出舊流程潛藏問題,或者需要進行崗位調換,某些部門權利被削弱的時候,容易招致相關人員的抵制和反感情緒。
人員配置不足,素質有待提高。HRP系統(tǒng)的實施涉及醫(yī)院業(yè)務的各個方面,各部門須派出相關崗位人員與項目組對接,及時溝通需求,需要大量人員協(xié)助配合。另外上線初期需要新舊系統(tǒng)并行以降低風險,兩套人員同時處理日常賬務工作,人員配置相當緊張。如果相關人員專業(yè)素養(yǎng)和信息技術水平不足,或者對HRP認識有偏差,容易導致實施進度緩慢或不夠深入,增加實施成本。
HRP在醫(yī)院財務管理中的改進建議與對策
醫(yī)院高層領導的大力支持。HRP是一個投入高、周期長,牽扯甚廣,需要各業(yè)務部門團結配合并進行流程重組改造的復雜過程,上線初期大量的初始化、并行工作和后期精細化管理短期內務必增加相關崗位人員工作量,陣痛在所難免,例如建立供應商管理系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng),需要相關人員收集和輸入供應商信息、合同總額、付款期間、付款條件、分期付款金額等,這都可能產生抵制情緒。此時高層領導對項目的態(tài)度直接影響員工及中層管理者的態(tài)度,決策者應從長遠利益出發(fā),強力推行業(yè)務變革,委派高級管理人員推動HRP項目的建設,要求部門利益服從單位整體利益,做好相關人員動員工作,加強培訓,提升專業(yè)素質和信息技術水平。
組建高效實施團隊,設立定期反饋機制。重視HRP系統(tǒng)建設人員配備,選擇精通信息技術和熟悉業(yè)務管理的人員組成各部門的項目實施小組,并指定相關責任人及項目聯(lián)絡人,并給予關鍵人員足夠的時間,投入跟進HRP系統(tǒng)的建設過程。定期召開聯(lián)席會議,交流項目實施進展和經驗教訓,及時溝通反映問題,涉及跨部門的由主管部門(一般是信息科)進行統(tǒng)領協(xié)調,迅速解決矛盾以保證各部分計劃齊頭并進。系統(tǒng)建設宜分階段推進,逐步擴大系統(tǒng)規(guī)模,對需求按重要性與緊迫性排序,做好整體部署。
選擇適合本單位的HRP系統(tǒng)。醫(yī)院購買HRP系統(tǒng)之前,必須對自身經營管理現(xiàn)狀進行研究判斷,認真規(guī)劃醫(yī)院信息化建設目標,確定系統(tǒng)涉及范圍、系統(tǒng)建設進度要求、亟待解決的關鍵問題和醫(yī)院現(xiàn)有人財物條件,綜合考慮比較市場現(xiàn)有各種HRP系統(tǒng)的應用情況及優(yōu)劣特點后,選擇與本單位最為匹配的HRP系統(tǒng)。
構建HRP財務一體化框架
預算管理模塊。HRP系統(tǒng)通過線上填制預算表樣完成預算編制,與總賬、科研報賬系統(tǒng)、資產物資管理系統(tǒng)相連接,通過設置控制環(huán)節(jié)和控制規(guī)則,內置控制程序對新增資產審批單、報賬業(yè)務單據、總賬憑證作預算實時控制,預算管理節(jié)點前置,建立預算反饋機制,及時反映預算使用情況,避免超支事后調整或者經費閑置大量結余。此外,HRP應建立靈活的多維度預算分析,進行結構分析、因素分析、趨勢分析、比率分析、比較分析等多維數(shù)據挖掘,為醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展和管理決策提供準確合理的依據。
網上報銷及財務核算模塊。建立基礎數(shù)據的維護標準及使用手冊,梳理核對初始數(shù)據,構建滿足醫(yī)院核算要求及考核管理需要的會計核算規(guī)則與體系,完善醫(yī)院資金流平臺和票據管理系統(tǒng),加強費用監(jiān)控及收付管理。
成本管理模塊??梢酝ㄟ^設置成本基礎檔案、系統(tǒng)參數(shù)、數(shù)據接入規(guī)則、成本分配規(guī)則、成本核算方法等進行成本數(shù)據的收集處理,以科室、項目、病種等不同維度劃分成本責任中心,計算歸集計算成本,并為下一步成本分析和績效考核提供重要依據。當財務指標發(fā)生異常變動時,能夠利用管理平臺追溯業(yè)務信息,快速分析查找原因,及時采取糾正措施。