田桂麗

摘 要：檔案管理在計(jì)劃生育工作中具有重要作用，目前計(jì)劃生育檔案管理存在檔案意識(shí)不強(qiáng)、管理模式落后、專業(yè)水平不高、服務(wù)能力較差等問題，應(yīng)從完善管理制度、加強(qiáng)陣地建設(shè)、規(guī)范日常管理入手提升管理水平，從檔案資料數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化方向推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育；檔案管理；規(guī)范與創(chuàng)新；管理數(shù)字化

隨著人口和計(jì)劃生育工作加快向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。探索新形勢下人口和計(jì)生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口和計(jì)生檔案管理水平，對(duì)更好地開展新時(shí)期人口和計(jì)生工作、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

一、計(jì)劃生育檔案管理存在的問題

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)。

一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，他們對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有把檔案管理工作放在重在位置，沒有從對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)事業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)群眾負(fù)責(zé)，對(duì)自己負(fù)責(zé)的高度去重視檔案管理工作。他們?cè)诠ぷ髦袘B(tài)度不端正、不積極，不認(rèn)真、不細(xì)致、不規(guī)范，不能及時(shí)的、完整的、系統(tǒng)的收集計(jì)劃生育檔案資料，對(duì)重要的檔案也是敷衍了事，甚至弄虛作假，篡改、編造檔案資料。

2、管理模式落后。

現(xiàn)階段在計(jì)劃生育工作中，主要通過人工管理方式進(jìn)行檔案管理，用手工來對(duì)計(jì)劃生育檔案資料進(jìn)行整理和歸類，檔案管理工作效率低、質(zhì)量差、出錯(cuò)率高，丟失文件材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一些偏遠(yuǎn)貧困的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，連完善的檔案管理制度、固定的檔案室和借閱室、必需的檔案管理設(shè)備都沒有，檔案管理工作混亂、低效，給違規(guī)違紀(jì)人員制造虛假證明提供了可乘之機(jī)。

3、專業(yè)水平不高。

計(jì)劃生育檔案管理隊(duì)伍中，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員普遍年齡偏大、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力偏低，大多數(shù)由老弱婦女或勤雜人員擔(dān)任。他們沒有機(jī)會(huì)參加業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，檔案專業(yè)知識(shí)極度匱乏，實(shí)際操作能力差，對(duì)檔案的全宗、類別、保管期限等混淆不清，歸錯(cuò)類、編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。因退休離崗等人員變動(dòng)頻繁，往往導(dǎo)致檔案資料散失。

4、服務(wù)能力較差。

歸檔后的計(jì)劃生育檔案資料由于保管不善等種種原因，經(jīng)常難以查到。一些工作人員為了自己工作方便，更不愿上交重要資料，加重了檔案資料的滅失和查閱難度?；鶎佑?jì)劃生育工作中錄制拍攝了大量照片、錄音、錄相、視頻等，往往無人收集，或收集后粗放的存在舊紙箱里，最后被當(dāng)廢品賣掉。在制作宣傳品、專題片時(shí)，再想查看這些資料，已經(jīng)根本不可能。

二、計(jì)劃生育檔案管理的規(guī)范

1、完善檔案管理制度。

制定歸檔資料收集制度，嚴(yán)格按照檔案資料分類方案、歸檔范圍、保管期限的收集。明確收集范圍，既收集紙質(zhì)檔案資料，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、U盤等磁介質(zhì)載體資料和數(shù)字化視頻資料，還要收集有保存價(jià)值的珍貴的實(shí)物資料。制定檔案工作人員培訓(xùn)制度，提高檔案人員素質(zhì)；嚴(yán)格檔案材料及時(shí)歸檔制度，完善檔案資料借閱和利用制度，提高檔案利用率。

2、加強(qiáng)檔案陣地建設(shè)。

加大對(duì)檔案工作投入力度，將其作為一項(xiàng)促進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入，列入財(cái)政預(yù)算。努力解決檔案保管條件、裝備規(guī)范化、設(shè)備現(xiàn)代化方面存在的因難和問題。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施和硬件設(shè)備建設(shè)，配置防盜網(wǎng)、排風(fēng)扇、空調(diào)、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)等防盜、防潮、防濕、防火、防蝕安全保管的防護(hù)設(shè)備，積極改善檔案保管環(huán)境和條件。

3、規(guī)范檔案日常管理。

強(qiáng)化法制意識(shí)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。凡是已經(jīng)歸檔入庫的檔案一律不能拆卷或抽出長期外借。對(duì)一些利用頻率特別高的檔案或?yàn)橛由霞?jí)檢查需利用的檔案，由檔案室統(tǒng)一提供復(fù)印件，確需利用檔案原件的，要做好外借登記手續(xù)，利用后應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。有效落實(shí)檔案管理責(zé)任制，出現(xiàn)檔案資料錯(cuò)誤或遺失，嚴(yán)格追究責(zé)任。

三、計(jì)劃生育檔案管理的創(chuàng)新

創(chuàng)新計(jì)劃生育檔案管理模式，有效利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化信息管理手段代替手工操作，提高檔案管理水平和檔案工作者的效率，確保檔案工作準(zhǔn)確無誤。

1、檔案資料的數(shù)字化。

做好現(xiàn)有檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。購置計(jì)算機(jī)、硬盤、光盤、掃瞄儀、照相機(jī)、攝像機(jī)等錄入存儲(chǔ)設(shè)備，將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案盡快錄入存儲(chǔ)到硬盤、光盤、U盤等載體上，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化資料。將對(duì)于新產(chǎn)生的文件、表格、圖片、音視頻等檔案資料，直接分類保存成為數(shù)字化資料。數(shù)字化應(yīng)注意以下兩個(gè)問題：

（1）創(chuàng)新數(shù)據(jù)管理方式

在探索檔案管理數(shù)字化工作模式的過程中，要立足于計(jì)算機(jī)信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，尋求與檔案數(shù)字化管理相適應(yīng)的工作方式，建立專業(yè)化的管理程序，保證檔案數(shù)字化管理更加完善和高效。通過網(wǎng)絡(luò)化手段，可以實(shí)現(xiàn)多臺(tái)計(jì)算機(jī)的有效連接，并且按照不同的管理功能和職責(zé)，可以對(duì)這些管理平臺(tái)進(jìn)行分類，構(gòu)建分散與統(tǒng)一相結(jié)合的系統(tǒng)處理模式，保證發(fā)揮整體的最大效用。

（2）創(chuàng)新管理工作方式

由于檔案信息量往往比較龐大，在管理過程中尤其要注意工作效率問題。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，可以根據(jù)檔案信息資料的重要程度、價(jià)值以及使用程度等具體判斷標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一整理和分類管理。一般情況下，對(duì)于屬于開放性性質(zhì)的檔案以及使用頻率較高的檔案，需優(yōu)先處理。其次，在實(shí)際管理工作中，還可以按照案卷的類型，利用檔案的潛在特征、中心內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行著錄，以此來減少錄入條目，減少工作量。最后，對(duì)于案卷基礎(chǔ)較高的檔案，在進(jìn)行著錄時(shí)，可以在全目錄中分類標(biāo)引；形式相對(duì)特殊的檔案還可以直接錄入姓名和時(shí)間等要素，再作分類處理，以此來提高實(shí)際的著錄效率。

2、檔案管理的信息化。

充分利用文檔管理集成系統(tǒng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫管理程序進(jìn)行改造、升級(jí)，開發(fā)適合工作實(shí)際的計(jì)劃生育檔案管理系統(tǒng)，對(duì)工作流程進(jìn)行改良，對(duì)智能檢索技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案管理和信息檢索的速度和效率，全面提升檔案管理的智能化、信息化水平。

3、檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。

在保障檔案管理的安全性的基礎(chǔ)上，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)咨詢、實(shí)時(shí)瀏覽等功能的應(yīng)用，及時(shí)更新檔案信息。通過計(jì)劃生育檔案信息管理系統(tǒng)與其他公共信息服務(wù) 平臺(tái)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)背景下的資料共享。深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，使其更好的為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)語

當(dāng)前計(jì)劃生育政策總體上在我國取得一系列進(jìn)展的同時(shí)，其關(guān)于檔案的管理工作仍然存在著一些問題，對(duì)我國計(jì)劃生育政策進(jìn)一步的實(shí)施造成了阻礙。我們?cè)陂_展計(jì)劃生育的同時(shí)，要不斷反思這些過程中存在的問題并試著找出適合且有效的解決辦法與對(duì)策，在克服與解決一個(gè)個(gè)問題的同時(shí)，使得計(jì)劃生育檔案管理工作走向規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，使得計(jì)劃生育工作能夠順利進(jìn)行，從而對(duì)國家的發(fā)展貢獻(xiàn)微薄的力量。

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