莫珍貴

一、辦公自動化的含義

辦公自動化是伴隨信息技術(shù)的發(fā)展而衍生的。辦公人員通過計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行各種信息處理工作，工作內(nèi)容包括編寫、存儲、更新、維護(hù)等。企業(yè)各部門業(yè)務(wù)以及辦公流程、信息處理流程都可借助計算機(jī)技術(shù)來開展。辦公自動化中引入計算機(jī)技術(shù)主要優(yōu)勢在于整合信息資源和高效快速的工作模式，能提升效率、確保工作質(zhì)量。

二、辦公自動化的優(yōu)勢

1.高效工作

建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，同一個部門或同一公司的領(lǐng)導(dǎo)可以訪問內(nèi)網(wǎng)查閱共享文件，便于公司內(nèi)部的溝通，并能及時處理問題；信息系統(tǒng)可對上傳文件進(jìn)行自動編號處理?？梢酝ㄟ^搜索功快速進(jìn)行調(diào)閱，文件指示內(nèi)容能快速上傳下達(dá)，提高工作效率。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)對指定部門或者公司成員開放，領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員可以共享工作文件，并能經(jīng)過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時了解工作流程，以及便于了解相關(guān)辦公室的工作進(jìn)展，利于監(jiān)督考核；便于提高辦公人員的工作實(shí)效性。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸迅速的優(yōu)勢，可以快速查詢到單位資料信息，拷貝資料。辦公系統(tǒng)自動化將大大減免傳統(tǒng)大量人工操作。

2.信息搜索的便捷性

建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部的聯(lián)網(wǎng)，便于在工作中快速、準(zhǔn)確查詢到所需要的數(shù)據(jù)信息；可以克服地域上的隔絕，利用互聯(lián)網(wǎng)可以即時獲取所需要的信息，創(chuàng)建單位、本部門的信息庫，規(guī)范管理文件數(shù)據(jù)、期刊、圖書等，實(shí)現(xiàn)信息資源共享化。

3.激發(fā)企業(yè)成員創(chuàng)造力

辦公系統(tǒng)自動化管理引入計算機(jī)技術(shù)使得企業(yè)自身管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。辦公文件整理事宜不必全依賴人工操作，辦公自動化節(jié)省了辦公人員處理文件的時間，使其有更多時間投入創(chuàng)新工作中，能激發(fā)企業(yè)成員在工作中的創(chuàng)造力。

三、辦公自動化中運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)

1.計算機(jī)技術(shù)為辦公系統(tǒng)提供硬件、軟件支持

企業(yè)辦公流程涉及辦公自動化主要業(yè)務(wù)包括信息處理的相關(guān)工作，此環(huán)節(jié)工作需要利用計算機(jī)技術(shù)，辦公自動化關(guān)鍵內(nèi)容在于計算機(jī)硬件設(shè)備和軟件方面的資源，二者缺一不可。

2.計算機(jī)技術(shù)促使文檔管理自動化

將計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于辦公文檔管理，便于在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺上進(jìn)行文件查閱、審批等工作，企業(yè)成員可以根據(jù)公司實(shí)際情況對辦公流程做調(diào)整，在網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行文檔批改可以保存痕跡，便于其他工作人員快速得知更改部分。

3.創(chuàng)建信息平臺

越來越多的企業(yè)重視對先進(jìn)技術(shù)的引入，創(chuàng)建企業(yè)特定的信息平臺，可以在宣傳版面發(fā)布電子公告，設(shè)置電子論壇板塊及發(fā)布電子雜志等，辦公人員可以通過登錄信息平臺了解企業(yè)發(fā)展動態(tài)。公司企劃部門可以直接將企業(yè)相關(guān)動態(tài)或者企業(yè)章程、項目前期工作交流及公告事項等第一時間公布。

4.計算機(jī)促使辦公自動化

辦公自動化運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，可對企業(yè)的辦公流程進(jìn)行實(shí)時動態(tài)檢測，對各個部門、企業(yè)人員崗位進(jìn)行工作協(xié)調(diào)調(diào)動，提高企業(yè)全面資源利用率，提高企業(yè)成員的工作效率，使企業(yè)流程化工作更加規(guī)范。利用計算機(jī)辦公系統(tǒng)可以使流程無遺漏，如進(jìn)行公文的請示、匯報、審批、處理等，實(shí)現(xiàn)流程固定化，負(fù)責(zé)人的審批工作也相對固定。引入計算機(jī)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)辦公流程自動發(fā)送到代辦人的手中，審核機(jī)制更加完善，避免出現(xiàn)遺漏，優(yōu)化資源配置，使工作效率大幅度提升。

各單位使用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)輔助辦公，有利于提高工作效率，促使社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展。計算機(jī)辦公自動化技術(shù)廣泛運(yùn)用于企業(yè)辦公、生產(chǎn)中，企業(yè)在辦公自動化過程中需要不斷發(fā)現(xiàn)問題并處理問題，通過運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)真正提高工作效率并優(yōu)化資源配置。

參考文獻(xiàn)：

[1]王祥瑞.計算機(jī)多功能技術(shù)在辦公自動化實(shí)際工作中的應(yīng)用研究[J]. 科技傳播，2014（10）：139-140.

[2]施永祥.計算機(jī)多功能技術(shù)在辦公自動化實(shí)際工作中的應(yīng)用研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（1）：177.