趙拯洲

【摘要】在數(shù)字化時代的發(fā)展下，檔案工作也有了新的變化。本文從數(shù)字時代檔案工作的內(nèi)涵新變化、數(shù)字時代檔案工作實踐新內(nèi)容、數(shù)字時代檔案學科建設戰(zhàn)略等方面總結了數(shù)字時代檔案工作理論與實踐的發(fā)展。闡明在新時期檔案管理工作的新要求。確定好在新時期檔案管理工作的新內(nèi)容與工作人員的新職責。

【關鍵詞】數(shù)字時代；檔案；理論；實踐

一、檔案管理數(shù)字化的功能

1、提高經(jīng)濟效益

社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使企業(yè)成本大幅增加。而數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工入廠、退休、調(diào)動等，要想準確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。

通過網(wǎng)絡計算機管理的數(shù)字化檔案卻能準確反映當前的情況，同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上已成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

3、提高檔案的利用率

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確地查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

二、數(shù)字時代檔案工作實踐新內(nèi)容

在辦公自動化的發(fā)展中，網(wǎng)上文件傳輸?shù)臄?shù)量越來越多。這代表著檔案工作證不斷的實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化的發(fā)展。在網(wǎng)上文件傳輸越來越多的狀況下，也必須加強其管理。如下對其具體的調(diào)整管理詳細的闡述。

1、雙套制與雙軌制的實行及其實質(zhì)

現(xiàn)階段檔案工作的實踐狀態(tài)是紙質(zhì)文件與電子文件的共存。在這種共存的狀態(tài)下，檔案工作實行了“雙套制”和“雙軌制”管理?！半p套制”，是指文件歸檔后兩者的共存，亦稱“雙套歸檔”?！半p套制”的實施，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以是對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化?！半p套歸檔”可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和利用狀態(tài)。“雙軌制”，是指在文件生成、運轉(zhuǎn)過程中兩者的共存，即兩種形式的文件同步隨業(yè)務流轉(zhuǎn)運行。

2、檔案信息化建設

在辦公自動化，文件電子化的發(fā)展下，勢必要帶動檔案管理的信息化建設。檔案工作所包含的內(nèi)容較多。涉及的內(nèi)容較為廣泛，要建立檔案管理的數(shù)字化。必須要培養(yǎng)數(shù)字化人才，并推動檔案辦公無紙化發(fā)展，從數(shù)字化檔案管理的運用中來看，其具有一定的成效。所以針對我國檔案數(shù)字化建設還需要大力的推進，并將建立檔案信息化管理的制度，促使檔案工作能夠在數(shù)字化的發(fā)展中順利進行。

三、數(shù)字時代檔案工作理論新探討

數(shù)字時代的到來。加速了社會的發(fā)展。在檔案工作中，理論與實踐內(nèi)容頁進行了一定的變化。因此在不斷變化的發(fā)展中，必須要理論與實踐融合在一起，在實踐中是離不開理論的指導的，在理論中也是離不開實踐的。因為理論來源于實踐，實踐又反過來服務于理論。

1、前端控制與全程管理理論的提出，為電子文件進行文檔一體化管理提供了理論依據(jù)

法國檔案學者C·諾加雷指出：檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身”。這類觀點正是前端控制產(chǎn)生的思想根源。全程管理是一種過程管理，即通過對每一項具體管理活動的實施過程進行監(jiān)控。

2、文件連續(xù)體理論對文件生命周期理論的進一步發(fā)展和創(chuàng)新

文件連續(xù)體理論作為網(wǎng)絡時代電子文件管理實踐的理論概括，這一體系主要構建在四個軸之上：憑證軸、業(yè)務活動軸、文件保管軸和來源軸，對傳統(tǒng)文件和檔案的概念、文件管理和檔案管理的界限、文件與檔案工作者的專業(yè)性認識都賦予了嶄新的內(nèi)容，主張文件的連續(xù)管理、全程管理、前端控制，注重文件元數(shù)據(jù)的提取與運用，強調(diào)管理責任上的連續(xù)和文件管理領域各種角色的相互合作，關注文件管理的動態(tài)過程，強調(diào)文件跨越時空的利用和保管等思想，既繼承了文件生命周期理論的科學內(nèi)涵，又新、豐富和發(fā)展了文件生命周期理論。

四、數(shù)字時代檔案學科建設的戰(zhàn)略思考

檔案學科的構建促使其發(fā)展必須順應時代發(fā)展的潮流，在信息化社會的發(fā)展中，創(chuàng)新是檔案工作實踐中必不可少的內(nèi)容，在數(shù)字化發(fā)展中，要做好檔案管理工作，必須走出一條特色與創(chuàng)新的道路，明確檔案工作發(fā)展的方向，并加強檔案工作隊伍的建設，促使其走上長遠發(fā)展的科學化道路。

1、確立數(shù)字時代檔案學科的研究方向

檔案學科研究方向的確立要遵循繼承、發(fā)展和交叉三條原則。繼承是尊重檔案學原有理論成果與實踐經(jīng)驗，肯定原有的學科發(fā)展優(yōu)勢，突出自身特色，在學術上有所創(chuàng)新、有所建樹，形成具有中國特色和獨創(chuàng)性的檔案學理論；發(fā)展是在堅持對原有檔案學理論的豐富和發(fā)展基礎上，瞄準檔案學科發(fā)展和檔案工作前沿，準確地把握時代賦予的使命，依據(jù)科技、經(jīng)濟、社會發(fā)展的需要，完善檔案學研究方向，將電子文件、數(shù)字檔案館、信息安全、檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息化等學科方向作為檔案學研究的突破口，培育出新的研究方向和新型學科，進一步拓展檔案學科的生存空間；交叉就是知識有機重組，加強檔案學各子學科之間、檔案學與其他學科之間的滲透與融合，兼收并蓄，博采眾長，提升學科優(yōu)勢，創(chuàng)建交叉學科。

2、加強檔案學科隊伍建設

要加強檔案隊伍的建設，必須加強工作人員對檔案學知識的了解與認識，促使檔案學與數(shù)字時代同步發(fā)展，必須對知識人才加以重視，并起到一定的帶頭作用，使工作人員能夠積極的學習新型的檔案理論，并轉(zhuǎn)化到實踐的工作之中。造就檔案工作隊伍的科學化發(fā)展。另外除了學習與時俱進的專業(yè)知識，還需要擁有一定的創(chuàng)新力量，將創(chuàng)新的思維運用到實際的工作當中。并結合工作中遇到的種種情況，用科學的理論與創(chuàng)新的觀念去合理的解決。并深刻分析出問題發(fā)生及存在的原因。在學術隊伍的人才中，一定要擁有不同知識背景的人才，這樣才能促進管理的全面化，理論的完善化等。

五、總結

檔案數(shù)字化時代的到來，給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)與沖擊是全面的，其不僅在理論上要進行革新，在實踐中也有新的轉(zhuǎn)變。數(shù)字時代是動態(tài)發(fā)展的時代，因此理論革新與實踐的變化都要跟上其發(fā)展的腳步。做好檔案數(shù)字化管理工作。

【參考文獻】

[1] 趙淑梅. 數(shù)字時代檔案工作理論與實踐的宏觀認識[J]. 檔案學研究， 2010（06）.

[2] 馮建華. 淺談數(shù)字化時代檔案利用工作[G]. 第六次華北地區(qū)檔案學會學術討論會論文集， 2015.