◎北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所 郭歡 謝雷 楊寧 趙振杰 劉銘

基于企業(yè)級(jí)BPM平臺(tái)的知識(shí)管理方法研究與應(yīng)用

◎北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所 郭歡 謝雷 楊寧 趙振杰 劉銘

近年來(lái)，隨著知識(shí)管理工作在中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院的陸續(xù)開(kāi)展實(shí)施，各單位逐漸認(rèn)識(shí)并體會(huì)到知識(shí)管理工作給企業(yè)帶來(lái)的益處。但是，目前知識(shí)管理工作如知識(shí)沉淀、發(fā)掘、引出、固化等過(guò)程還是通過(guò)寫(xiě)總結(jié)、寫(xiě)體會(huì)等傳統(tǒng)方式實(shí)現(xiàn)，其諸多弊端并不利于研究院在新環(huán)境下對(duì)知識(shí)管理需求的實(shí)現(xiàn)，所以為了適應(yīng)新環(huán)境下知識(shí)管理工作的發(fā)展，需要利用信息化技術(shù)，通過(guò)建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)采集、知識(shí)沉淀，并與現(xiàn)有知識(shí)管理平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息集成，進(jìn)而提升知識(shí)管理的工作效率，為決策者提供有效支撐。

為此，北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所基于業(yè)務(wù)流程管理（BPM）平臺(tái)系統(tǒng)探索將業(yè)務(wù)流程管理與知識(shí)管理有機(jī)結(jié)合的模型設(shè)計(jì)和應(yīng)用實(shí)踐，以便為后續(xù)知識(shí)管理工作的開(kāi)展帶來(lái)新的思路。

一、現(xiàn)狀分析

目前，研究所開(kāi)展的知識(shí)管理工作主要應(yīng)用于機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)方面，通過(guò)業(yè)務(wù)主管人員填寫(xiě)機(jī)關(guān)工作業(yè)務(wù)知識(shí)手冊(cè)來(lái)收集各機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的相關(guān)知識(shí)，主要包含以下幾個(gè)方面內(nèi)容:一是業(yè)務(wù)主管職責(zé)；二是業(yè)務(wù)工作依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章、作業(yè)文件及重要參考資料；三是相關(guān)術(shù)語(yǔ)及要求；四是業(yè)務(wù)使用工具及軟件；五是業(yè)務(wù)流程，包括業(yè)務(wù)工作輸入與輸出、工作接口、具體業(yè)務(wù)流程及關(guān)鍵點(diǎn)、特別提醒等；六是業(yè)務(wù)模板、業(yè)務(wù)模板填寫(xiě)要求及逐節(jié)說(shuō)明、模板使用說(shuō)明；七是工作提醒及工作背景；八是工作常見(jiàn)問(wèn)題及解決措施；九是支撐知識(shí)資源。然而，當(dāng)前的知識(shí)管理工作更多地集中于知識(shí)沉淀，確切的說(shuō)，知識(shí)管理系統(tǒng)還難以形成完整的知識(shí)管理平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)為管理者和設(shè)計(jì)人員提供具有可操作性和有效性的決策與信息支撐。

BPM是一套達(dá)成企業(yè)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)整合的全面管理模式，以流程管理為切入點(diǎn)改善企業(yè)管理。因此，研究所通過(guò)不斷深化業(yè)務(wù)辦公流程的電子化，并基于企業(yè)級(jí)BPM平臺(tái)持續(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)審批流程，實(shí)現(xiàn)了包括科研管理、財(cái)務(wù)、合同、質(zhì)量等業(yè)務(wù)和應(yīng)用系統(tǒng)的集成，整合信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，提煉關(guān)鍵業(yè)務(wù)管理信息，并形成了具有自身特點(diǎn)的流程設(shè)計(jì)能力、流程整合能力及流程快速部署能力，為研究所業(yè)務(wù)決策提供了有效支撐，為后續(xù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程信息化打下了良好基礎(chǔ)。

二、基于BPM的知識(shí)管理過(guò)程

1．知識(shí)管理平臺(tái)

在實(shí)施知識(shí)管理時(shí)應(yīng)正確地劃分實(shí)施階段，這樣既能保證整體的規(guī)劃性，又能保證每個(gè)階段的可操作性和有效性，真正把知識(shí)管理逐步置于企業(yè)管理的核心位置，并解決企業(yè)的實(shí)際問(wèn)題。圖1為知識(shí)管理平臺(tái)建立的3個(gè)階段，圖2為知識(shí)管理平臺(tái)模塊圖。

其中，知識(shí)的沉淀過(guò)程可以利用研究所現(xiàn)有的BPM平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn):一是企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理要從實(shí)際需求出發(fā)，解決實(shí)際問(wèn)題，特別是要找到知識(shí)管理最迫切的現(xiàn)實(shí)內(nèi)容，即大量的項(xiàng)目資料、經(jīng)驗(yàn)、情報(bào)、政策、規(guī)章、動(dòng)態(tài)等需共享和及時(shí)傳達(dá)給需要者的信息文檔；二是企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理要結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，即要盡快地支持企業(yè)信息或知識(shí)的快速共享和傳播，進(jìn)而提高企業(yè)工作效率和反應(yīng)速度，以實(shí)現(xiàn)更好的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。

2．知識(shí)采集模型

簡(jiǎn)單的說(shuō)，通過(guò)BPM平臺(tái)自帶的流程設(shè)計(jì)模型實(shí)現(xiàn)相關(guān)知識(shí)的采集、沉淀，并根據(jù)管理人員和設(shè)計(jì)人員的知識(shí)要素發(fā)布申請(qǐng)，在流程審批后完成提煉、采集的過(guò)程，流程信息包含了知識(shí)要素的信息以及整個(gè)完善、修改、審批的信息，同時(shí)提供全維度的信息瀏覽。

以流程為導(dǎo)向的知識(shí)管理分為人、業(yè)務(wù)流程以及信息技術(shù)3個(gè)要素，結(jié)合研究所現(xiàn)有的BPM平臺(tái)功能將知識(shí)模型細(xì)化分解，形成知識(shí)管理在BPM平臺(tái)中的架構(gòu)設(shè)計(jì)圖（見(jiàn)圖3）。

3．流程模型設(shè)計(jì)

流程模型以可視化的方式為管理者提供了業(yè)務(wù)流程、知識(shí)信息、組織、人員、職位、角色、資源、文檔信息等相互間復(fù)雜關(guān)聯(lián)的工作，使管理者與設(shè)計(jì)人員能夠隨時(shí)了解企業(yè)的相關(guān)管理信息，也方便用戶隨時(shí)發(fā)布、查閱相關(guān)知識(shí)，為業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、分析、評(píng)估、改進(jìn)和人員關(guān)聯(lián)、崗位設(shè)置、文檔管理、知識(shí)管理、精細(xì)化管理提供科學(xué)的依據(jù)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)同化管理。

其中，業(yè)務(wù)流程是整個(gè)模型的核心，其可實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)過(guò)程、知識(shí)管理等所有相關(guān)的業(yè)務(wù)流程的定義、設(shè)計(jì)、分析、評(píng)估、監(jiān)控功能，通過(guò)模型可快速實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)建，以及實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理業(yè)務(wù)流程的異地分布式設(shè)計(jì)、分析、評(píng)估。

研究所根據(jù)自身具體情況將知識(shí)管理業(yè)務(wù)工作分為機(jī)關(guān)工作、項(xiàng)目管理及專業(yè)設(shè)計(jì)3個(gè)不同的維度。

（1）機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)模型

目前，研究所機(jī)關(guān)知識(shí)管理工作方式是，由相關(guān)工作人員通過(guò)提煉總結(jié)形成機(jī)關(guān)工作業(yè)務(wù)知識(shí)手冊(cè)，再經(jīng)部分領(lǐng)導(dǎo)審批后提交所內(nèi)知識(shí)管理主管機(jī)關(guān)審核，通過(guò)后形成對(duì)應(yīng)的機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)信息。機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)采集流程模型如圖4所示。

（2）項(xiàng)目管理知識(shí)模型

面向項(xiàng)目的知識(shí)采集與機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有所不同，項(xiàng)目管理更多采用矩陣式管理模式，沒(méi)有規(guī)定的組織結(jié)構(gòu)，往往是根據(jù)項(xiàng)目需要形成相應(yīng)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。因此，需要在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)中設(shè)置專門(mén)的知識(shí)管理專家負(fù)責(zé)對(duì)知識(shí)信息進(jìn)行篩查和審批。此外，一個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)的知識(shí)往往具有循環(huán)利用的特點(diǎn)，在知識(shí)采集的過(guò)程中也伴隨著知識(shí)優(yōu)化和提煉的過(guò)程，知識(shí)在此過(guò)程中得到不斷共享和應(yīng)用。面向項(xiàng)目的知識(shí)管理模型如圖5所示。

（3）專業(yè)設(shè)計(jì)知識(shí)模型

面向?qū)I(yè)設(shè)計(jì)的知識(shí)模型（見(jiàn)圖6）與項(xiàng)目管理知識(shí)模型類似，但由于專業(yè)設(shè)計(jì)的特性，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)作為知識(shí)的初級(jí)審批人往往不能代表其專業(yè)權(quán)威性，因此可能需要設(shè)置專門(mén)的專業(yè)知識(shí)專家，并通過(guò)知識(shí)評(píng)審會(huì)的方式完成對(duì)知識(shí)信息的審核，以此確保知識(shí)的正確性、實(shí)用性。

4．權(quán)限模型

由于研究所屬于涉密單位，相應(yīng)的知識(shí)管理工作不可避免地需要考慮人員權(quán)限與知識(shí)密級(jí)控制的問(wèn)題，雖然大部分知識(shí)屬于需要共享公開(kāi)的信息，但仍需要控制知悉范圍知識(shí)信息的安全保密問(wèn)題，并參考相關(guān)保密標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)用戶—角色—權(quán)限的要求。涉及到流程平臺(tái)或知識(shí)管理系統(tǒng)中的具體問(wèn)題時(shí)，要參照模型進(jìn)行權(quán)限設(shè)計(jì)，以有效控制信息知悉范圍。

三、應(yīng)用與實(shí)踐效果

利用BPM平臺(tái)采集的知識(shí)信息，可以形成專用的文檔供相關(guān)人員共享查閱，同時(shí)還可以利用BPM平臺(tái)自身的特性，將知識(shí)詞條、知識(shí)內(nèi)容、輔助文檔等關(guān)鍵系統(tǒng)推送到相應(yīng)的知識(shí)管理系統(tǒng)或知識(shí)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的集成，打通數(shù)據(jù)通路，發(fā)揮各系統(tǒng)之間的特點(diǎn)。目前，北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所正在開(kāi)展BPM平臺(tái)與知識(shí)管理系統(tǒng)的集成工作，并將隨著工作的開(kāi)展不斷提高知識(shí)管理工作的水平。

研究所BPM平臺(tái)將收集的知識(shí)自動(dòng)文檔化，形成鏈接供具有權(quán)限的用戶下載，依據(jù)流程中表格的信息，自動(dòng)填充到文檔中相應(yīng)的位置，實(shí)現(xiàn)知識(shí)信息收集的自動(dòng)化、流程化，且信息收集版本可用，對(duì)應(yīng)審批意見(jiàn)可追溯、可查看，極大地方便了用戶的使用，提升了知識(shí)管理工作的效率。

當(dāng)前，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)不斷提升企業(yè)的信息化水平已成為研究所未來(lái)發(fā)展的必經(jīng)之路，也是研究所重要的企業(yè)文化之一。將信息化技術(shù)與知識(shí)管理工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，一方面可發(fā)揮信息化技術(shù)的特性，為企業(yè)帶來(lái)相應(yīng)的效益；另一方面可通過(guò)知識(shí)管理工作豐富企業(yè)文化，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)信息化技術(shù)的發(fā)展。相信在“十三五”期間，隨著信息化技術(shù)和知識(shí)管理工作的不斷推進(jìn)，必將為研究所打造“智慧研究所”提供有力的支撐?！?/p>