關(guān)紹鵬

摘要：特殊檔案對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，尤其是在企事業(yè)單位舉辦大型展覽、慶?；顒?dòng)時(shí)，就需要這些特殊檔案來(lái)對(duì)企事業(yè)單位的形象加以補(bǔ)充。本文主要介紹了特殊檔案管理的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步分析了特殊檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：特殊檔案 企事業(yè)單位 管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

所謂特殊檔案管理，就是指對(duì)照片、證書、獎(jiǎng)狀、錄像等內(nèi)容的管理。在內(nèi)這份工作對(duì)職工的工作思路教育大有裨益，對(duì)外也有助于宣傳企事業(yè)單位的形象，有著直觀性的特點(diǎn)，所以，特殊檔案的管理是十分重要的，它的保存完善與否，也會(huì)影響到檔案利用的成果，廣大的檔案工作者需要加強(qiáng)對(duì)特殊檔案的管理，才能夠切實(shí)、有效地發(fā)揮其價(jià)值。當(dāng)下我國(guó)的企事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的任務(wù)，無(wú)論是管理者還是相關(guān)的工作者，都需要有積極的態(tài)度來(lái)投入這項(xiàng)工作。所以，這項(xiàng)工作需要較高的社會(huì)責(zé)任感、相應(yīng)的理論和技術(shù)支撐。

一、特殊檔案管理的現(xiàn)狀

（一）資料收集不全面

一些來(lái)源于企事業(yè)單位重大活動(dòng)、重要事項(xiàng)的錄像以及照片檔案，因?yàn)閰⑴c的人員較多，且規(guī)模較大，在這個(gè)時(shí)候，就容易出現(xiàn)職責(zé)不清的問(wèn)題，攝像錄影人員缺乏檔案管理意識(shí)，收集工作普遍落后，這就導(dǎo)致錄像以及照片的檔案管理質(zhì)量不高，且數(shù)量不全。其次，一些重要的證書、獲獎(jiǎng)檔案以及獎(jiǎng)狀的歸檔情況不主動(dòng)，容易出現(xiàn)各種漏歸的現(xiàn)象。最后，因?yàn)殇浵駧в兄貜?fù)利用的功能，所以它往往在多次利用之后，其資料的流失就較為嚴(yán)重。

（二）缺乏規(guī)范的整理

沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的整理，主要表現(xiàn)在照片的拍攝時(shí)間、背景以及原因上，都不夠詳細(xì)，甚至沒(méi)有充分的說(shuō)明文字，這就從一定程度上降低了照片檔案的可靠性，對(duì)于使用者來(lái)說(shuō)，要想全面地了解照片的相關(guān)信息，更是難上加難。

（三）保存條件不好

首先，在庫(kù)房的硬件設(shè)施上，缺乏相關(guān)的防潮防濕的安排，庫(kù)房通風(fēng)條件不好，獎(jiǎng)牌容易出現(xiàn)生銹、彎曲的問(wèn)題。其次，聲像檔案沒(méi)有專門的防磁柜，錄像盤有太多的消磁現(xiàn)象。最后，在對(duì)獎(jiǎng)杯的存放上，沒(méi)有固定的擺放位置，那么就很容易受到外力的碰撞，破損的現(xiàn)象層出不窮。

（四）信息化程度不高

特殊檔案的載體是多種多樣的，且材料和形式各異，大小也不同，這就使得其信息化管理的方式參差不齊，管理起來(lái)難度較大。例如證書的檔案，有的幅面較小，可以用掃描地方式進(jìn)行管理，而一些面積較大的，就只能利用拍照的方式來(lái)解決。獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌的檔案只能通過(guò)拍照。但是因?yàn)楠?jiǎng)牌的材質(zhì)具有一定的特殊性，一些獎(jiǎng)牌特別光亮，拍起照來(lái)就十分困難。而一些錄像帶要轉(zhuǎn)換成光盤，就需要有可靠的設(shè)備。所以，綜合來(lái)看，由于各式各樣的條件的限制，檔案的信息化建設(shè)的可行性較低，且困難重重。

二、特殊載體檔案管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化收集力度

檔案管理人員身負(fù)社會(huì)財(cái)富管理的重任，所以，要本著對(duì)歷史、未來(lái)負(fù)責(zé)的精神，不僅要做好當(dāng)下的檔案資源管理，同時(shí)也要對(duì)一些新來(lái)的檔案資料進(jìn)行全面的收集與整理，這就使得檔案在未來(lái)可以全面真實(shí)地反應(yīng)歷史情況。針對(duì)一些特殊檔案管理收集難的現(xiàn)狀，在各種制度的保障下，檔案員要負(fù)起責(zé)任，和有關(guān)部門多多溝通，注重企事業(yè)單位的重大活動(dòng)事項(xiàng)。在某個(gè)活動(dòng)事項(xiàng)中，可能出現(xiàn)哪些檔案，哪些檔案應(yīng)該怎么收集，以及向誰(shuí)收集，我們都應(yīng)該做到心中有數(shù)，做到事前的策劃。這樣才能夠及時(shí)、完好地完成檔案的收集。其次，我們要做好宣傳工作，無(wú)論何時(shí)都要有一種宣傳檔案收集的意識(shí)，這樣才能夠有效地提升廣大職工干部的宣傳意識(shí)，敦促其主動(dòng)存檔。

（二）創(chuàng)新管理手段

隨著新媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理在內(nèi)容更新、升級(jí)方面顯示出了一定的滯后性。隨著一項(xiàng)新技術(shù)、一些新軟件的誕生，往往可以將紙質(zhì)檔案的缺陷在幾天的時(shí)間內(nèi)得到解決。紙質(zhì)材料的更新明顯跟不上信息技術(shù)應(yīng)用的速度，這樣勢(shì)必會(huì)給企業(yè)檔案調(diào)動(dòng)工作帶來(lái)一定的困難。檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分地利用現(xiàn)代化的科技手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化整理。將老照片通過(guò)掃描的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，對(duì)于證書、獎(jiǎng)牌以及錦旗等實(shí)物類檔案，應(yīng)該進(jìn)行拍照，進(jìn)一步制作成電子檔案，存放在檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。通過(guò)數(shù)碼設(shè)備形成有關(guān)照片，直接存放在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)與實(shí)物的同步對(duì)照。除此之外，對(duì)于形成的電子檔案，要利用U盤、移動(dòng)光盤和移動(dòng)硬盤進(jìn)行雙份備份，做好數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存工作。其中一份可以交由使用者使用，變了每次利用者都需要拍照、掃描的問(wèn)題，這樣既可以有效地節(jié)約時(shí)間，也可以完成資源的共享。在保存資料完好無(wú)損的狀態(tài)下，進(jìn)而提升檔案的管理水平以及利用率。另外，因?yàn)闃s譽(yù)檔案的利用者大多都是對(duì)某一級(jí)別以上的榮譽(yù)進(jìn)行利用，所以，在實(shí)物檔案的模板中增添了級(jí)別的滋養(yǎng)，這樣就可以有效地用“級(jí)別”來(lái)檢索檔案，提升檔案查找的便利性。

（三）強(qiáng)化設(shè)施投入

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位應(yīng)該逐步完善自身的軟件功能。一些智能化的系統(tǒng)的設(shè)計(jì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)下對(duì)軟件系統(tǒng)的需求，不能滿足企事業(yè)單位檔案建設(shè)工作的需求，使得企事業(yè)在檔案建設(shè)的過(guò)程中，有些系統(tǒng)不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，所以，加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)系統(tǒng)軟件的更新，保持與時(shí)俱進(jìn)性，這樣可以有效地避免被時(shí)代淘汰。雖然檔案管理不會(huì)直接地創(chuàng)造出哪些經(jīng)濟(jì)效益，但是它能夠創(chuàng)造的長(zhǎng)期的社會(huì)效益與價(jià)值卻是不可估量的。我們要做好檔案的管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理的水平，在這個(gè)過(guò)程中，無(wú)論是硬件還是軟件都是必不可少的。所以，加強(qiáng)對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為檔案管理提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)的平臺(tái)很有必要。所以，針對(duì)當(dāng)下的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯容易破損的現(xiàn)狀，我們可以利用榮譽(yù)展示臺(tái)，將各類的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯放在固定位置上，這樣不僅美觀，還能夠有效地提升人們管理的可靠性。對(duì)于錄像帶重復(fù)利用情況，聲像資料的缺失問(wèn)題，可以給攝像部門提供刻錄機(jī)，將錄像弄成光盤的形式，這樣不僅有利于聲像資料的完整，同時(shí)也有助于檔案管理人員通過(guò)電腦合適，針對(duì)當(dāng)下照片檔案收集不全面的情況，給檔案部門配備相關(guān)的攝影器材，檔案管理者可以根據(jù)檔案管理的具體需求，親自參與拍攝，及時(shí)添加有關(guān)注釋，說(shuō)明錄入的時(shí)間與地點(diǎn)，確保照片的文字真實(shí)且全面，保證照片的數(shù)量和質(zhì)量。

（四）豐富知識(shí)儲(chǔ)備

領(lǐng)導(dǎo)干部要轉(zhuǎn)變思路，擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛。積極做好特殊檔案的建設(shè)。其次，要擴(kuò)充網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建隊(duì)伍，這要求工作者需要具備一定的責(zé)任性，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并以此次作為自己義不容辭的責(zé)任。鼓勵(lì)特殊檔案管理人員及時(shí)了解國(guó)內(nèi)外的特殊檔案建設(shè)動(dòng)向，總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。管理部門對(duì)特殊檔案建設(shè)人員的言行加以嚴(yán)格要求，以謹(jǐn)慎地態(tài)度要求其認(rèn)真負(fù)責(zé)，并實(shí)時(shí)關(guān)注國(guó)家的相關(guān)政策。同時(shí)，也要求普通的管理者擁有一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，為信息化建設(shè)提供后備軍，以此來(lái)擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的隊(duì)伍。檔案管理的工作人員要主動(dòng)地學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，積極涉獵新的學(xué)科與領(lǐng)域，提升自身的綜合素質(zhì)。檔案管理不僅有較強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)也和其他的學(xué)科息息相關(guān)。這就需要廣大的檔案管理工作者，不僅有豐富的專業(yè)知識(shí)、工作技能，同時(shí)也要掌握與其他學(xué)科有關(guān)的知識(shí)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也迎來(lái)了重重挑戰(zhàn)。所以，檔案管理人員必須結(jié)合新的形勢(shì)，有效地改善自身的工作思路，用新的方法解決新的問(wèn)題，用于打破傳統(tǒng)的枷鎖，在檔案業(yè)務(wù)上創(chuàng)新、突破，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，拓寬視野，更要熟悉電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、影像技術(shù)，在工作中做到觸類旁通，靈活運(yùn)用各種技能，將自己從一個(gè)單一的選手轉(zhuǎn)變?yōu)閺?fù)合型人才，善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新自身的管理方式，進(jìn)而提升檔案管理方法的水平。

三、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，因?yàn)樘厥鈾n案本身有著這樣和那樣的特點(diǎn)，所以，在具體的管理過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)這樣或者那樣的問(wèn)題，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，還會(huì)出現(xiàn)更多的載體檔案，如何去管理他們，如何去利用先進(jìn)的科學(xué)方法保存他們，就需要廣大工作者不斷深入研究，豐富相關(guān)理論體系的構(gòu)建，以此來(lái)促進(jìn)我國(guó)檔案又好又快地發(fā)展。

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（作者單位：遼寧省委黨校）