陳均海

高校學(xué)生檔案作為國(guó)家人事檔案的重要組成部分之一，其主要記載了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，可以作為社會(huì)用人單位錄用優(yōu)秀人才的重要參考依據(jù)。大學(xué)生一旦畢業(yè)離校之后其檔案必須按照國(guó)家相關(guān)人事管理制度進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時(shí)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報(bào)到時(shí)間，更好地保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。本文將就高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的建議，以期可以更好的促進(jìn)我國(guó)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性

人事檔案管理是我國(guó)人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學(xué)生檔案是真實(shí)記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是社會(huì)用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會(huì)對(duì)于檔案管理重要性的不斷增強(qiáng)，高校必須重視并及時(shí)處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國(guó)家相關(guān)人事管理制度進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時(shí)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報(bào)到時(shí)間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國(guó)人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視

目前，我國(guó)高校管理人員將主要時(shí)間和精力放在對(duì)學(xué)生的教學(xué)管理上，而對(duì)于大學(xué)生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對(duì)于高校檔案管理工作的最后一個(gè)流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時(shí)，高校學(xué)生檔案管理工作人員本身對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識(shí)較為淡泊，錯(cuò)誤地將其作為一項(xiàng)輔助性工作，認(rèn)為只要在學(xué)生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯(cuò)誤

在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學(xué)校都會(huì)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高?；鶎訂挝徊]有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，一般都是由輔導(dǎo)員和部分學(xué)生負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時(shí)間倉(cāng)促，從而使得許多學(xué)生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯(cuò)放、錯(cuò)寄的現(xiàn)象。同時(shí)，許多學(xué)校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進(jìn)而影響了檔案材料的保密性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學(xué)校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不夠準(zhǔn)確，使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便

由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個(gè)時(shí)間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時(shí)，由于畢業(yè)生檔案查詢時(shí)間相對(duì)集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務(wù)效果一時(shí)難以完全滿足社會(huì)公眾的需求。

（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對(duì)落后

目前，許多高校在進(jìn)行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時(shí)仍然使用原始的手工操作方式，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且容易出錯(cuò)，尤其是一旦碰到畢業(yè)時(shí)間較久的同學(xué)回來查找檔案材料時(shí)更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財(cái)力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應(yīng)該說，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。

三、新形勢(shì)下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

（一）不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識(shí)的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，學(xué)校應(yīng)該重視并不斷加強(qiáng)檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學(xué)校應(yīng)該通過講座、班會(huì)、印發(fā)手冊(cè)以及宣傳欄等多種有效途徑對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行強(qiáng)化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認(rèn)識(shí)檔案對(duì)于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細(xì)材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識(shí)，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識(shí)，從而更好的配合學(xué)校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時(shí)，政府主管部門也應(yīng)重視普及全民檔案意識(shí)，對(duì)畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓(xùn)，從而不斷增強(qiáng)全民檔案意識(shí)以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)

近年來，伴隨著國(guó)家對(duì)檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學(xué)校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對(duì)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應(yīng)的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個(gè)相關(guān)部門仍然按照自己的習(xí)慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下，從實(shí)際情況出發(fā)，盡快出臺(tái)專門的法律法規(guī)，或者對(duì)現(xiàn)行法律法規(guī)進(jìn)行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應(yīng)從學(xué)生檔案的特點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)一步和各地市人事部門和人才交流中心進(jìn)行合作，對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行查找，并提出相對(duì)應(yīng)的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進(jìn)一步明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個(gè)畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準(zhǔn)確性。

（四）對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務(wù)能力對(duì)于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學(xué)校檔案工作人員以及學(xué)生輔導(dǎo)員來負(fù)責(zé)完成，而檔案接收單位則通常由臨時(shí)聘用人員來負(fù)責(zé)完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項(xiàng)工作中，因此有必要對(duì)這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在加強(qiáng)他們的責(zé)任心的同時(shí)提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（五）加強(qiáng)高校和人事代理機(jī)構(gòu)間交流與溝通

因?yàn)楦咝．厴I(yè)生檔案最終會(huì)轉(zhuǎn)遞給社會(huì)人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事管理，因此應(yīng)該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不斷加強(qiáng)高校檔案管理部門和社會(huì)人事代理機(jī)構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個(gè)不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進(jìn)一步達(dá)成共識(shí)，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時(shí)，進(jìn)而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學(xué)校公共服務(wù)體系重要組成部分的學(xué)生檔案服務(wù)管理部門，必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對(duì)接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。在學(xué)校檔案管理部門或者學(xué)校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個(gè)畢業(yè)生可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)隨時(shí)登陸網(wǎng)站進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制

首先，高校應(yīng)及時(shí)催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學(xué)生檔案材料之后及時(shí)將檔案接收回執(zhí)寄回學(xué)校檔案管理部門，同時(shí)對(duì)于返回的檔案接收回執(zhí)應(yīng)進(jìn)行及時(shí)進(jìn)行整理和收集，對(duì)沒有及時(shí)寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應(yīng)想辦法督促其盡快辦理。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)對(duì)于那些被退回的畢業(yè)生檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時(shí)應(yīng)及時(shí)和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時(shí)查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報(bào)到之后，應(yīng)主動(dòng)查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個(gè)月之后仍然沒有寄到的話就應(yīng)及時(shí)和學(xué)校進(jìn)行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時(shí)也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識(shí)的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)高校和人事代理機(jī)構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制，切實(shí)把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務(wù)工作做好。

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責(zé)任編輯 朱守鋰