董素芳

摘要：在煤炭企業(yè)的各項(xiàng)工作中，檔案管理是一項(xiàng)比較重要的工作，它記錄著企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及管理過程中所有具有價(jià)值的歷史信息，是進(jìn)行未來發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。本文對(duì)煤炭企業(yè)管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)的解決方案，期對(duì)提高煤炭企業(yè)檔案管理水平有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；煤炭企業(yè)；問題；策略

現(xiàn)階段，由于受到諸多因素的影響，導(dǎo)致煤炭企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和效率相對(duì)較低，在很大程度上阻礙到公司生產(chǎn)發(fā)展與人事管理。當(dāng)前發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入到信息社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，在這種形勢(shì)下，檔案管理工作一方面應(yīng)當(dāng)注重保密性，另一方面，還要切實(shí)發(fā)揮信息技術(shù)的作用，推動(dòng)該項(xiàng)工作持續(xù)發(fā)展。

一、煤炭企業(yè)中檔案管理的作用

這屬于煤企中十分重要的工作之一，間接關(guān)系著煤企的發(fā)展。尤其是許多大型煤企的發(fā)展歷程充滿了曲折，大部分均經(jīng)歷了重大的變革。當(dāng)它們?cè)诎l(fā)展當(dāng)中面臨困難的時(shí)候，通常情況下，公司管理層先會(huì)對(duì)檔案中的類似材料進(jìn)行查閱，然后按照從前的處理措施，且兼顧時(shí)下的具體狀況，提出科學(xué)合理的處理辦法，這個(gè)過程中檔案管理工作發(fā)揮著非常關(guān)鍵的指導(dǎo)性作用。

二、煤企在檔案管理工作中面臨的主要問題

（一）忽視該項(xiàng)工作

隨著煤炭行業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理工作同樣有了很大的起色，然而，與煤企其它工作對(duì)比來說，相對(duì)滯后，主要問題是一些煤企并未充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，忽視該項(xiàng)工作。對(duì)于許多煤企管理者，他們僅僅注重公司的經(jīng)濟(jì)效益，而不注重檔案管理工作，將它當(dāng)做簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作。由此使得這些公司對(duì)該項(xiàng)工作不夠重視，一味地敷衍，同時(shí)公司中投入到該項(xiàng)工作的人員、資金等無法得到有效的保障，這樣就很難提高管理效率。

（二）檔案管理者素質(zhì)相對(duì)較低

因該項(xiàng)工作具有相對(duì)較高的機(jī)密性與專業(yè)性，因此，應(yīng)當(dāng)由專業(yè)管理者來開展該項(xiàng)工作。然而，現(xiàn)階段，一些煤企以經(jīng)濟(jì)效益為側(cè)重點(diǎn)，在人員招聘過程中尤其強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的職工，使得負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員配置不足，許多規(guī)模實(shí)力比較雄厚的煤企中根本未專門設(shè)置這方面的管理人員，主要通過本單位的人員兼職負(fù)責(zé)。因此，使得該項(xiàng)工作的效率相對(duì)不高，非專業(yè)性的職工不但沒有充足的技能，而且還沒有足夠的時(shí)間來研究該項(xiàng)工作，因此，根本無法滿足該項(xiàng)工作的需要。

（三）設(shè)備落后

現(xiàn)階段，我國(guó)一些煤企在相關(guān)設(shè)施建設(shè)方面的資金支持嚴(yán)重不足，所以，使得相關(guān)設(shè)備相對(duì)落后，同時(shí)管理方法比較落后。長(zhǎng)期以來，部分煤企仍然通過手工編輯、檢索的模式來對(duì)檔案進(jìn)行管理，在實(shí)踐之中并未引入先進(jìn)的檔案管理軟件。這就使得許多重要的檔案不能在第一時(shí)間之內(nèi)歸檔，同時(shí)，記錄的時(shí)候非常易于發(fā)生人工疏漏問題，最終導(dǎo)致所收集的檔案資料不真實(shí)、不完整。

三、煤企檔案管理工作的有效策略

（一）進(jìn)一步提升檔案管理意識(shí)

煤企管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度高低決定著該項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率。因此，煤企管理者一定要高度重視該項(xiàng)工作，確定該項(xiàng)工作在公司總體事務(wù)中的重要地位，不斷提升檔案管理意識(shí)，加大對(duì)該項(xiàng)工作的資金支持，在此基礎(chǔ)上，引領(lǐng)檔案管理者解放思想，主動(dòng)優(yōu)化工作方法，不斷改革，以不斷提高該項(xiàng)工作的效率。

（二）不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)

二十一世紀(jì)最貴的是人才，在社會(huì)發(fā)展當(dāng)中，人力資源屬于首要的資源，就煤企而言，在開展該項(xiàng)工作過程中，必須有充足的人力資源來提供保障。所以，眼下煤企一定要切實(shí)強(qiáng)化對(duì)職工尤其是檔案管理職工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與教育，培訓(xùn)內(nèi)容為職業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)技能等方面，使培訓(xùn)成為一項(xiàng)長(zhǎng)期化的工作，逐漸提高檔案管理人員的素養(yǎng)，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)從外部引入具有專業(yè)背景、高素質(zhì)的人才，確保人員配置處于最合理的狀態(tài)。除此之外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從自身做起，積極進(jìn)行學(xué)習(xí)，與社會(huì)發(fā)展步伐保持一致，不斷對(duì)管理理念與方法進(jìn)行更新，對(duì)工作高度負(fù)責(zé)，積極進(jìn)取，從而實(shí)現(xiàn)更遠(yuǎn)大的職業(yè)目標(biāo)。

（三）配置新的檔案管理設(shè)備

由于信息化的不斷推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｉ?、工作中必不可少的一個(gè)工具，這個(gè)背景下，各個(gè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)均需要網(wǎng)絡(luò)與多媒體平臺(tái)來提供支持，檔案管理工作同樣如此?？紤]到當(dāng)前有些煤企的檔案管理設(shè)備仍然相對(duì)陳舊，因此，一定要多投入資金來改善設(shè)備，購(gòu)置現(xiàn)代化的設(shè)備與軟件，構(gòu)建起一個(gè)科學(xué)合理、有效的檔案管理信息系統(tǒng)，使得該項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

四、該項(xiàng)工作的趨勢(shì)

今后，隨著信息技術(shù)的高度發(fā)展，煤企在開展該項(xiàng)工作時(shí)同樣會(huì)愈發(fā)重視資源信息化，也就是利用各種新型科技手段來構(gòu)建一個(gè)有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在此基礎(chǔ)上，通過各種新型檔案載體（例如聲像、機(jī)讀檔案等）來保護(hù)檔案資料，以充分確保檔案的完整性與真實(shí)性。毋庸置疑，如果要提高該項(xiàng)工作的效率，還應(yīng)當(dāng)提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，并且需要各方的積極配合，理論領(lǐng)域的人士同樣需要加大研究力度。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理對(duì)煤企的健康持續(xù)發(fā)展起著十分重要的作用。但是，現(xiàn)階段，許多煤企在開展該項(xiàng)工作過程中，仍然存在一系列的問題，例如重視程度較低，設(shè)備陳舊、人員缺乏等，因此，今后需要進(jìn)一步提升檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，購(gòu)置新型的設(shè)備，以推動(dòng)該項(xiàng)工作不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 易小林. 煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及未來發(fā)展路徑[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014，21：104.