摘 要 文書檔案涉及內容多而繁雜，需要對各種資料進行周期性、細節(jié)瑣碎的收集整理和加工利用。企業(yè)、事業(yè)單位應該高度重視文書檔案管理工作，在信息化水平較高的今天，結合信息化技術，不斷提高其利用效率且加大文書檔案現(xiàn)代化管理力度，使得文書檔案管理更加科學、規(guī)范。文中探討了文書檔案在現(xiàn)代化管理中的意義、現(xiàn)狀及策略以此不斷完善文書檔案管理工作。

關鍵詞 文書檔案管理 現(xiàn)代化 管理策略

一、引言

計算機技術日益更新，文書管理自然也需要跟上時代步伐，運用信息化的管理手段和管理設備，促進文書檔案的信息化、現(xiàn)代化，在更好滿足檔案利用的同時，也促進本單位文書檔案信息化的發(fā)展。深入學習文書檔案現(xiàn)代化管理，對提升企業(yè)管理水平有很大的幫助。

二、文書檔案在現(xiàn)代化管理中的意義

文書檔案是指，在其產生、內容和形式上有一定共性的檔案，[1]如機關、事業(yè)單位在行政管理中產生的請示、通知、報告、總結、會議記錄等文件材料。使用文書檔案來命名是因為對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有積極的幫助。文書檔案管理得是否規(guī)范，是企業(yè)管理制度能否履行的關鍵，對企業(yè)單位的形象及發(fā)展具有重要影響。文書檔案在現(xiàn)代化管理中是非常重要的，管理的科學性決定著文書檔案的科學性和系統(tǒng)性，是文書檔案標準化、規(guī)范化的具體表現(xiàn)。在現(xiàn)代化程度高速發(fā)展的今天，文書檔案管理可以通過合理運用信息技術，構建合理體系，提升文件管理的效率，確保文書檔案管理的高效運行。

三、文書檔案管理中存在的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理理念比較陳舊

文書檔案管理是一項具有全局性、長期性的工作，對企業(yè)、事業(yè)單位的未來發(fā)展具有一定影響，在信息化程度較高的現(xiàn)代社會，能夠運用科學的管理理念歸整檔案，從而達到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文書檔案管理因各方面的原因，使得管理理念不夠新穎，跟不上信息化的節(jié)奏，所以當前文書檔案管理水平整體而言較低。在這樣的情況下，企業(yè)、事業(yè)單位應該根據(jù)市場需求，結合數(shù)據(jù)庫、智能化系統(tǒng)等有針對性的方式對文書檔案進行管理。可是也不得不面臨最現(xiàn)實的問題，就是當前許多單位在發(fā)展過程中規(guī)劃不足，對目前的經濟形勢的認識還不夠深刻，檔案管理的重視程度更是無暇顧及，所以依舊采用最簡單傳統(tǒng)的管理方式，這在一定程度上制約了檔案工作的開展。

（二）文書檔案管理制度不夠完善

當前很多單位在對文書管理方面存在隨意化的問題，相關監(jiān)督制度也缺乏執(zhí)行力，對檔案是平時不注重管理，檢查就一把抓瞎。但不得不說國內目前對文書檔案管理還是非常缺乏相應的管理手段，管理方式甚至停滯在陳舊模式上，因此制約了檔案工作的順利開展。

（三）管理人員的綜合能力水平有限

目前，很多單位在文書檔案管理方面的人員具有非專業(yè)性、隨意性、缺乏積極性的現(xiàn)狀。一方面是因為缺乏檔案專業(yè)管理知識和管理手段，另一方面是單位投入在檔案管理的資金較少，這些管理人員大都是單位員工中文化水平不高的家屬親戚，對專業(yè)化、信息化的管理沒有概念，對檔案管理停留在照本宣科、隨意而為的狀態(tài)。由于管理隨意、混亂，使很多問題得不到及時高效的解決，從而影響了企業(yè)檔案工作的開展。

四、文書檔案現(xiàn)代化管理策略

（一）加強對文書檔案現(xiàn)代化管理的認識

21世紀以來，市場經濟穩(wěn)步前進，企業(yè)、事業(yè)單位越來越重視未來的規(guī)劃和發(fā)展，其中文書檔案管理的作用也變得更加重要，檔案工作中產生的包括決定、批復、通知、會議記錄、計劃和總結等越來越多，檔案管理已然成為企業(yè)、事業(yè)單位管理公司的一個重要渠道。[2]單位應該在重視文書檔案管理的基礎上，加強管理人員對文書檔案運用現(xiàn)代化信息技術策略管理的認識，根據(jù)單位需要明確檔案分類并使其歸檔整理體系化，再細劃各項工作細節(jié)，各司其職，進一步完善檔案管理體系，做到定期甄別鑒定、到期銷毀。

（二）不斷完善和健全文書檔案管理體系

文書檔案管理能夠有條不紊地推進，最重要的一點就是文書檔案管理一定要成體系，這也是企業(yè)單位各項工作快速高效運轉的關鍵。即“建立完善的管理體系——建立長效的管理機制——建立穩(wěn)定的管理隊伍”。首先，建立完善的管理體系包括建立自上而下的領導管理體系、建立明確的橫向管理體系。[3]前者主要是確保文書檔案管理中各項工作有序開展，使得管理處于一種動態(tài)平衡；后者是對員工的各項管理機制，只有使得領導部門和員工之間有更多的合作和溝通，才能使各項工作責任到人、落到實處。其次，建立長效的管理機制是指建立穩(wěn)定長效的管理運行機制，從管理的角度對文書檔案進行具體的、細節(jié)的規(guī)范。如施工企業(yè)單位，因其工作性質的特殊性，分管文書檔案管理的領導和人員常處于動態(tài)管理模式，經常隨著施工進度調整工作崗位，也就是說文書檔案工作無專人負責管理，常常是前一任調走，未進行有效的工作交接，下一任對此項業(yè)務不熟悉，工作無從下手，往往按照個人意愿進行文件整理，導致文件無序堆放，檔案利用工作無法開展。解決這類問題最有效的方式就是建立長效的管理機制，從領導抓起，層層負責，使文件由專人負責，專人保管，專人利用，人員更替時做好檔案移交手序。移交時要同步做好電子文件的移交歸檔，以便工作查考利用，提高檔案管理效率。第三，建立穩(wěn)定的管理隊伍，就是要配備專、兼職檔案管理人員，使他們的工作崗位相對穩(wěn)定，業(yè)務相對簡單，使他們能夠潛心的對文書檔案進行專項管理，避免工作任務繁雜導致工作遺漏或失誤，從而確保文件的安全和科學有效利用。

（三）加強檔案基礎建設，穩(wěn)步推進現(xiàn)代化管理

檔案現(xiàn)代化管理的水平高低很大程度上決定了企業(yè)發(fā)展的效益和前景。文書檔案現(xiàn)代化管理水平如何，是體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的風向標。所以要提高企業(yè)效益，務必要加大對檔案現(xiàn)代化管理的投入。建立健全檔案基礎設施的購置與配備，檔案館庫的建設，信息化基礎設施的投入，檔案信息管理軟件的到位，文件流程與檔案系統(tǒng)軟件的無縫對接，具有信息化管理水平的人員配備等，這些都是文書檔案現(xiàn)代化得以開展的基本條件。其次，還要選拔具備一定的學習能力、表達能力、執(zhí)行能力，具有既懂檔案業(yè)務，又懂計算機基本技能的檔案人員充實到檔案隊伍，對他們進行檔案基礎業(yè)務和信息化管理的培訓，使他們把所學知識運用到實際工作中來，并能通過學習掌握各項管理手段，從而確保文書檔案管理工作有條不紊地展開。與此同時，還要對他們進行信息化業(yè)務培訓，使他們熟悉并掌握檔案管理軟件的操作和使用，運用計算機知識對文書檔案進行管理，確保檔案管理工作能夠在信息化的基礎上得到更好的提升，強化檔案信息化管理水平，實現(xiàn)文書檔案一體化，從而更加方便快捷的為企業(yè)經濟發(fā)展做好利用服務。

五、結語

計算機技術和網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展，運用信息化手段對文書檔案進行管理已經是社會發(fā)展的當務之急。想要真正提升文書檔案管理的水平，把信息化技術運用在其中，一方面需要加強基礎設施建設，另一方面要構建具有建設力和執(zhí)行力的文書檔案管理隊伍，能落實管理制度，充分運用現(xiàn)代化手段和設備，使文書檔案現(xiàn)代化管理水平得到真正的提升。

（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）

[作者簡介：苗江（1971—），本科，檔案館員，主要從事文書檔案管理。]

參考文獻

[1] 韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].機電兵船檔案，2010（4）：46-47.

[2] 何愛青.文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].辦公室業(yè)務，2015（11）：69.

[3] 周家靈.文書檔案的現(xiàn)代化管理策略[J].大科技，2016（14）：7.