摘 要 文書檔案涉及內容多而繁雜,需要對各種資料進行周期性、細節(jié)瑣碎的收集整理和加工利用。企業(yè)、事業(yè)單位應該高度重視文書檔案管理工作,在信息化水平較高的今天,結合信息化技術,不斷提高其利用效率且加大文書檔案現(xiàn)代化管理力度,使得文書檔案管理更加科學、規(guī)范。文中探討了文書檔案在現(xiàn)代化管理中的意義、現(xiàn)狀及策略以此不斷完善文書檔案管理工作。
關鍵詞 文書檔案管理 現(xiàn)代化 管理策略
一、引言
計算機技術日益更新,文書管理自然也需要跟上時代步伐,運用信息化的管理手段和管理設備,促進文書檔案的信息化、現(xiàn)代化,在更好滿足檔案利用的同時,也促進本單位文書檔案信息化的發(fā)展。深入學習文書檔案現(xiàn)代化管理,對提升企業(yè)管理水平有很大的幫助。
二、文書檔案在現(xiàn)代化管理中的意義
文書檔案是指,在其產生、內容和形式上有一定共性的檔案,[1]如機關、事業(yè)單位在行政管理中產生的請示、通知、報告、總結、會議記錄等文件材料。使用文書檔案來命名是因為對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有積極的幫助。文書檔案管理得是否規(guī)范,是企業(yè)管理制度能否履行的關鍵,對企業(yè)單位的形象及發(fā)展具有重要影響。文書檔案在現(xiàn)代化管理中是非常重要的,管理的科學性決定著文書檔案的科學性和系統(tǒng)性,是文書檔案標準化、規(guī)范化的具體表現(xiàn)。在現(xiàn)代化程度高速發(fā)展的今天,文書檔案管理可以通過合理運用信息技術,構建合理體系,提升文件管理的效率,確保文書檔案管理的高效運行。
三、文書檔案管理中存在的現(xiàn)狀
(一)文書檔案管理理念比較陳舊
文書檔案管理是一項具有全局性、長期性的工作,對企業(yè)、事業(yè)單位的未來發(fā)展具有一定影響,在信息化程度較高的現(xiàn)代社會,能夠運用科學的管理理念歸整檔案,從而達到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文書檔案管理因各方面的原因,使得管理理念不夠新穎,跟不上信息化的節(jié)奏,所以當前文書檔案管理水平整體而言較低。在這樣的情況下,企業(yè)、事業(yè)單位應該根據(jù)市場需求,結合數(shù)據(jù)庫、智能化系統(tǒng)等有針對性的方式對文書檔案進行管理。可是也不得不面臨最現(xiàn)實的問題,就是當前許多單位在發(fā)展過程中規(guī)劃不足,對目前的經濟形勢的認識還不夠深刻,檔案管理的重視程度更是無暇顧及,所以依舊采用最簡單傳統(tǒng)的管理方式,這在一定程度上制約了檔案工作的開展。
(二)文書檔案管理制度不夠完善
當前很多單位在對文書管理方面存在隨意化的問題,相關監(jiān)督制度也缺乏執(zhí)行力,對檔案是平時不注重管理,檢查就一把抓瞎。但不得不說國內目前對文書檔案管理還是非常缺乏相應的管理手段,管理方式甚至停滯在陳舊模式上,因此制約了檔案工作的順利開展。
(三)管理人員的綜合能力水平有限
目前,很多單位在文書檔案管理方面的人員具有非專業(yè)性、隨意性、缺乏積極性的現(xiàn)狀。一方面是因為缺乏檔案專業(yè)管理知識和管理手段,另一方面是單位投入在檔案管理的資金較少,這些管理人員大都是單位員工中文化水平不高的家屬親戚,對專業(yè)化、信息化的管理沒有概念,對檔案管理停留在照本宣科、隨意而為的狀態(tài)。由于管理隨意、混亂,使很多問題得不到及時高效的解決,從而影響了企業(yè)檔案工作的開展。
四、文書檔案現(xiàn)代化管理策略
(一)加強對文書檔案現(xiàn)代化管理的認識
21世紀以來,市場經濟穩(wěn)步前進,企業(yè)、事業(yè)單位越來越重視未來的規(guī)劃和發(fā)展,其中文書檔案管理的作用也變得更加重要,檔案工作中產生的包括決定、批復、通知、會議記錄、計劃和總結等越來越多,檔案管理已然成為企業(yè)、事業(yè)單位管理公司的一個重要渠道。[2]單位應該在重視文書檔案管理的基礎上,加強管理人員對文書檔案運用現(xiàn)代化信息技術策略管理的認識,根據(jù)單位需要明確檔案分類并使其歸檔整理體系化,再細劃各項工作細節(jié),各司其職,進一步完善檔案管理體系,做到定期甄別鑒定、到期銷毀。
(二)不斷完善和健全文書檔案管理體系
文書檔案管理能夠有條不紊地推進,最重要的一點就是文書檔案管理一定要成體系,這也是企業(yè)單位各項工作快速高效運轉的關鍵。即“建立完善的管理體系——建立長效的管理機制——建立穩(wěn)定的管理隊伍”。首先,建立完善的管理體系包括建立自上而下的領導管理體系、建立明確的橫向管理體系。[3]前者主要是確保文書檔案管理中各項工作有序開展,使得管理處于一種動態(tài)平衡;后者是對員工的各項管理機制,只有使得領導部門和員工之間有更多的合作和溝通,才能使各項工作責任到人、落到實處。其次,建立長效的管理機制是指建立穩(wěn)定長效的管理運行機制,從管理的角度對文書檔案進行具體的、細節(jié)的規(guī)范。如施工企業(yè)單位,因其工作性質的特殊性,分管文書檔案管理的領導和人員常處于動態(tài)管理模式,經常隨著施工進度調整工作崗位,也就是說文書檔案工作無專人負責管理,常常是前一任調走,未進行有效的工作交接,下一任對此項業(yè)務不熟悉,工作無從下手,往往按照個人意愿進行文件整理,導致文件無序堆放,檔案利用工作無法開展。解決這類問題最有效的方式就是建立長效的管理機制,從領導抓起,層層負責,使文件由專人負責,專人保管,專人利用,人員更替時做好檔案移交手序。移交時要同步做好電子文件的移交歸檔,以便工作查考利用,提高檔案管理效率。第三,建立穩(wěn)定的管理隊伍,就是要配備專、兼職檔案管理人員,使他們的工作崗位相對穩(wěn)定,業(yè)務相對簡單,使他們能夠潛心的對文書檔案進行專項管理,避免工作任務繁雜導致工作遺漏或失誤,從而確保文件的安全和科學有效利用。
(三)加強檔案基礎建設,穩(wěn)步推進現(xiàn)代化管理
檔案現(xiàn)代化管理的水平高低很大程度上決定了企業(yè)發(fā)展的效益和前景。文書檔案現(xiàn)代化管理水平如何,是體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的風向標。所以要提高企業(yè)效益,務必要加大對檔案現(xiàn)代化管理的投入。建立健全檔案基礎設施的購置與配備,檔案館庫的建設,信息化基礎設施的投入,檔案信息管理軟件的到位,文件流程與檔案系統(tǒng)軟件的無縫對接,具有信息化管理水平的人員配備等,這些都是文書檔案現(xiàn)代化得以開展的基本條件。其次,還要選拔具備一定的學習能力、表達能力、執(zhí)行能力,具有既懂檔案業(yè)務,又懂計算機基本技能的檔案人員充實到檔案隊伍,對他們進行檔案基礎業(yè)務和信息化管理的培訓,使他們把所學知識運用到實際工作中來,并能通過學習掌握各項管理手段,從而確保文書檔案管理工作有條不紊地展開。與此同時,還要對他們進行信息化業(yè)務培訓,使他們熟悉并掌握檔案管理軟件的操作和使用,運用計算機知識對文書檔案進行管理,確保檔案管理工作能夠在信息化的基礎上得到更好的提升,強化檔案信息化管理水平,實現(xiàn)文書檔案一體化,從而更加方便快捷的為企業(yè)經濟發(fā)展做好利用服務。
五、結語
計算機技術和網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展,運用信息化手段對文書檔案進行管理已經是社會發(fā)展的當務之急。想要真正提升文書檔案管理的水平,把信息化技術運用在其中,一方面需要加強基礎設施建設,另一方面要構建具有建設力和執(zhí)行力的文書檔案管理隊伍,能落實管理制度,充分運用現(xiàn)代化手段和設備,使文書檔案現(xiàn)代化管理水平得到真正的提升。
(作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館)
[作者簡介:苗江(1971—),本科,檔案館員,主要從事文書檔案管理。]
參考文獻
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[2] 何愛青.文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].辦公室業(yè)務,2015(11):69.
[3] 周家靈.文書檔案的現(xiàn)代化管理策略[J].大科技,2016(14):7.