李群

摘要：對(duì)于企業(yè)或者單位內(nèi)部的信息資源存檔工作而言，必須要加強(qiáng)利用和保存，這對(duì)于企業(yè)或者單位的發(fā)展過程具有重大的意義。檔案的利用與檔案的價(jià)值之間關(guān)系密切，需要相關(guān)人員認(rèn)真思索，合理開發(fā)和利用檔案的資源，并發(fā)揮重大的作用。

關(guān)鍵詞：檔案；價(jià)值；利用

作為信息資源的重要載體，檔案在企業(yè)以及單位在發(fā)展過程中的作用是十分巨大的?，F(xiàn)代企業(yè)或者單位在發(fā)展過程中，無論是對(duì)檔案的保存還是對(duì)檔案的實(shí)際利用，都要求企業(yè)或者單位內(nèi)部人員從實(shí)際出發(fā)，充分對(duì)檔案存儲(chǔ)進(jìn)行合理的利用。反思如何做好檔案的價(jià)值和利用工作，通過合理的方法和手段真正讓檔案的價(jià)值最大化。

一、檔案的價(jià)值

檔案屬于企業(yè)單位的重要資料。在企業(yè)以及單位中不斷進(jìn)行工作的記錄，對(duì)企業(yè)或者單位當(dāng)前及今后的發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用[1]。在檔案材料的管理中，價(jià)值是非常主要的活動(dòng)主體，包括個(gè)人以及集體國(guó)家等方面。做好檔案的信息材料的整體和采集、收納工作是非常重要的。在主體被利用的前提下，檔案材料的積極作用能否得到發(fā)揮，是要看價(jià)值能否被充分體現(xiàn)。檔案的材料如果能被充分地加以體現(xiàn)，則說明檔案的相關(guān)主體被利用得較為充分。但是在檔案的價(jià)值體現(xiàn)的過程中，人們需要不斷地進(jìn)行檔案的整理和采集工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，都會(huì)造成檔案的價(jià)值不能得到充分的體現(xiàn)。

對(duì)于檔案的價(jià)值，應(yīng)按照其等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，第一類檔案的價(jià)值，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的存儲(chǔ)價(jià)值，這部分的檔案材料應(yīng)發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用，在檔案的價(jià)值的體現(xiàn)上，不僅發(fā)揮其保存的價(jià)值，也讓檔案的保存意義得到體現(xiàn)。價(jià)值在檔案的主體中的作用，體現(xiàn)在價(jià)值的顯示以及長(zhǎng)遠(yuǎn)的作用上。這就是檔案保存的意義所在。保存的時(shí)間主要取決于檔案的資料以及檔案的作者所具備的重要的意義。同時(shí)，檔案的資料以及其他相關(guān)人員的意義以及具有的價(jià)值，體現(xiàn)在當(dāng)前的社會(huì)活動(dòng)中，所謂檔案資料，是需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行指導(dǎo)后，才能更好地發(fā)揮各種活動(dòng)的應(yīng)有作用的。長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，檔案資料經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的保存以后，社會(huì)發(fā)展過程中的有關(guān)實(shí)踐活動(dòng)是具有重要的作用的[2]。

二、檔案利用的有效措施

首先，當(dāng)今社會(huì)的信息技術(shù)日益成熟，現(xiàn)代化檔案服務(wù)水平不斷提升，人們的生產(chǎn)、生活以及學(xué)習(xí)等在信息技術(shù)的幫助下，不斷地進(jìn)行著改進(jìn)和完善。包括分析問題解決問題，處理問題的方法。實(shí)際工作過程中，為了節(jié)約時(shí)間，人們開始利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的查找，資料的運(yùn)用等，將檔案工作服務(wù)水平不斷地提高。檔案的信息資源在信息化和電子化上建設(shè)的日臻成熟。所有的資料都被存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的內(nèi)存里，使得檔案的資料存儲(chǔ)的地點(diǎn)減少，但是真實(shí)性和完整性提高了。而且人員得到檔案資料的權(quán)限也被大多數(shù)檔案資料管理中心逐步放開。一些檔案在涉及到隱私或者相關(guān)機(jī)密的時(shí)候，可以被轉(zhuǎn)化為信息資料或者數(shù)據(jù)化資料，并且可以進(jìn)行嚴(yán)密的處理和加工[3]。

其次，為了能夠?qū)n案資料進(jìn)行有效的利用，建立檔案資源中心加強(qiáng)檔案管理，是非常必要的。相關(guān)工作人員要加強(qiáng)檔案的管理，在檔案的真實(shí)性和完整性加以完善。同時(shí)不斷引進(jìn)高素質(zhì)的人才，通過定期培訓(xùn)等工作，使得工作人員能夠?qū)n案的管理方法和技術(shù)加以掌握，管理好檔案。對(duì)于檔案的管理要加大管理力度，首先要注意檔案的資料性質(zhì)的審核，然后將相關(guān)檔案進(jìn)行適度的開放，讓更多的人能夠?qū)W會(huì)利用檔案[4]。

對(duì)檔案資料進(jìn)行利用，首要的就是要強(qiáng)化檔案的資源的交流和共享受。檔案資料的利用效率能夠得到提高，價(jià)值能夠得到發(fā)揮，進(jìn)行檔案管理部門的交流和溝通是必不可少的，檔案資源的利用應(yīng)給予加強(qiáng)和重視，檔案的利用率得到不斷的提高，檔案的資源能夠被認(rèn)可，并且具有社會(huì)影響力，檔案的資源作用及價(jià)值能夠得到和很好的發(fā)揮[5]。

第三，檔案資源包括民生、電子健康、電子信用檔案等，在信息資源呈爆炸式增長(zhǎng)狀態(tài)的同時(shí)，用戶對(duì)這些新類型檔案的利用需求也在逐年上升。檔案資源的過程中注意豐富新類型檔案的數(shù)量檔案資源是檔案信息資源利用工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提，沒有數(shù)量豐富的做支撐，檔案利用工作就是水中月、鏡中花，及時(shí)調(diào)整檔案收集策略，檔案信息資源的種類和檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)也與檔案利用工作能否順利進(jìn)行掛鉤[6]。

三、結(jié)語

現(xiàn)代社會(huì)的重要信息資源就是檔案的資源。在企業(yè)或者單位的發(fā)展過程中，檔案管理以及價(jià)值始終是值得深思的，對(duì)檔案加以利用并且深刻的討論，采用積極的方法提高檔案的資源利用率，使得檔案的資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于發(fā)展，在企業(yè)和單位發(fā)展過程中發(fā)揮不可替代的作用[7]。

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