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        新形勢下煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目檔案管理工作優(yōu)化探析

        2017-04-19 20:49:47李曉波
        卷宗 2016年12期
        關(guān)鍵詞:煤礦企業(yè)檔案管理優(yōu)化

        摘 要:隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展,對煤炭、石油等能源的需求也越來越多,為了滿足不斷增長的社會需求,優(yōu)化開采量,煤礦企業(yè)通過承擔(dān)重大建設(shè)項目也在增加。煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目的檔案管理工作記錄著項目的質(zhì)量和安全管理的每個細(xì)節(jié),貫穿于項目建設(shè)的全過程,文章通過對如何優(yōu)化煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目的檔案管理工作進(jìn)行探討,以期為煤礦企業(yè)的重大項目建設(shè)檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

        關(guān)鍵詞:煤礦企業(yè);重大建設(shè)項目;檔案管理;優(yōu)化

        隨著我國經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展,煤礦企業(yè)的重大建設(shè)項目也不斷增加。煤礦企業(yè)對建設(shè)項目進(jìn)行檔案管理,對重大建設(shè)項目從立項、審批到施工、驗收等各個環(huán)節(jié)所形成的文字、影像、圖紙等材料進(jìn)行收集和整理,是重大項目管理的最基礎(chǔ)的工作。進(jìn)行重大建設(shè)項目檔案管理不僅是項目主管部門和建設(shè)單位的職責(zé),也是更好完成項目的重要保障。

        1 提高認(rèn)識,高度重視重大建設(shè)項目的檔案管理工作

        首先,根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》的具體規(guī)定,檔案的驗收是重大建設(shè)項目完工后進(jìn)行驗收的重要部分,重大建設(shè)項目的檔案如果驗收不合格或沒有經(jīng)過驗收,將導(dǎo)致整個項目不能通過竣工驗收,檔案管理工作對工程項目的驗收起著決定性作用。重大建設(shè)項目的檔案資料是否完備、準(zhǔn)確是重大建設(shè)項目檔案管理的基礎(chǔ)。其次,要高度重視重大建設(shè)項目檔案的質(zhì)量問題。檔案管理的質(zhì)量控制是一個涉及面廣的系統(tǒng)性的工作。檔案管理從管理層到工作人員涉及的人員多而雜,牽扯到從生產(chǎn)一線到后勤管理等各個部門,從項目立項到最終的完工時間跨度大。檔案資料的質(zhì)量是項目工程建設(shè)檔案管理的最終反映,只有真正提高認(rèn)識,高度重視重大項目建設(shè)工程檔案資料的管理,做好全程跟蹤控制,確保檔案資料的管理質(zhì)量。再次,項目檔案在項目建成后也發(fā)揮著作用,日后如果項目在維護(hù)、擴建和改建等方面有問題,可以通過查找檔案來解決。檔案的收集、保管如果不完善、不到位、不規(guī)范,都將影響項目的整體效益。因此,必須高度重視項目檔案管理工作,嚴(yán)格按照有關(guān)要求做好資料的歸檔。

        2 健全制度,確保重大建設(shè)項目檔案管理有章可循

        重大建設(shè)項目檔案管理制度的完善是提高管理工作質(zhì)量的前提。為更好規(guī)范和完善檔案管理工作,必須建立和完善長效管理機制。首先,要嚴(yán)格按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《檔案管理制度》、《檔案實施管理細(xì)則》等有關(guān)制度的要求,從檔案的收集、整理、歸檔、利用等各個環(huán)節(jié)都要制定詳細(xì)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。其次,要分工到人,明確職責(zé)。要根據(jù)檔案管理工作的要求,明確工作職責(zé),確保由專人負(fù)責(zé),明確分管領(lǐng)導(dǎo),實行科學(xué)考核工作制度,將工資績效與考核相掛鉤,提高檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。再次,要將檔案管理工作納入建設(shè)單位的工作計劃和議事日程,由于建設(shè)項目涉及單位和人員比較多,只依靠檔案部門的工作人員很難實現(xiàn)有效管理,必須建立合理的組織構(gòu)架,才能切實為重大建設(shè)項目的檔案管理工作提供有力保障。

        3 完善機制,實行重大建設(shè)項目與檔案工作同步管理

        煤礦企業(yè)項目檔案管理人員應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)的計劃和進(jìn)度,進(jìn)行檔案資料的收集和整理。施工、監(jiān)理、設(shè)計等部門要配備專業(yè)人員來配合檔案資料的收集、整理和歸檔工作,實現(xiàn)項目建設(shè)與檔案工作同步管理。首先,事前要把好檔案管理的質(zhì)量關(guān),建立工程檔案質(zhì)量控制機制。同時,要及時了解重大建設(shè)項目的參建單位,掌握參建單位的基本情況,進(jìn)一步指導(dǎo)項目檔案材料的歸檔。其次,要做好事中控制。對在工程建設(shè)過程中的文件材料要進(jìn)行同步整理和檢查,實行項目建設(shè)與檔案工作的同步管理。檔案管理人員在重大項目建設(shè)過程中,要依據(jù)項目投建前制定的管理計劃和檔案管理標(biāo)準(zhǔn),對相關(guān)部門的檔案整理歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。事中控制的重點是對工程進(jìn)度和項目資料進(jìn)行同步檢查,特別是要重點抓好工程建設(shè)的重點部門和環(huán)節(jié),要檢查工程項目的原始資料是否齊全、完整,是否規(guī)范。再次,事后控制。事后控制是在工程建設(shè)完工后,對項目工程竣工的檔案資料進(jìn)行整理、移交,實行與工程完工的同步檢查,實現(xiàn)建設(shè)項目檔案管理的最終管理。在工程建設(shè)結(jié)束后,檔案管理人員要根據(jù)之前制定的檔案管理實施細(xì)則對工程的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo),檢查檔案資料是否符合規(guī)定要求,如果存在問題要進(jìn)行先期整改,提出驗收意見,對發(fā)生檔案不全或丟失等問題,要及時糾正。

        4 加強培訓(xùn),從源頭上提升重大項目檔案的管理質(zhì)量

        從事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量的高低,是對檔案管理工作的基本要求,要努力培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊伍。一是要加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。組織專兼職的檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案管理法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,并通過舉辦培訓(xùn)班、專題培訓(xùn)、競賽問答等多種形式的活動,提高檔案管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識的積極性。二是要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過培訓(xùn),提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和重視程度,使他們盡快熟悉檔案管理的技術(shù)操作,確保在工作中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行操作流程,提高檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化,滿足竣工后的改建、擴建等工作的需要。三是要加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理人員要結(jié)合工程的進(jìn)展情況,深入建設(shè)現(xiàn)場指導(dǎo)檔案工作,及時了解工作動態(tài),確保檔案資料的收集,并要及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,從源頭上控制檔案的管理質(zhì)量。

        5 全程跟蹤,重大項目的檔案收集整理納入合同管理

        對煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目的檔案資料進(jìn)行全過程的跟蹤收集和整理,才能確保檔案資料的完整性和內(nèi)容齊全,才能建立規(guī)范的建設(shè)項目檔案。煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目涉及的單位多,參建的單位也很多,在建設(shè)過程中形成的文件資料內(nèi)容繁雜,數(shù)量龐大,因此,完全要求由建設(shè)單位整理和收集十分不切實際,建設(shè)單位可以在招標(biāo)合同中注明對檔案資料的要求和標(biāo)準(zhǔn),在簽訂合同時要提前規(guī)定好建設(shè)項目檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量以及移交時間等要求,把建設(shè)項目的文件資料等檔案管理的內(nèi)容納入合同管理,建立檔案管理負(fù)責(zé)制,對不根據(jù)要求提交檔案資料或過期仍不提交檔案的,要提出整改意見并依據(jù)合同要求進(jìn)行處罰,情節(jié)嚴(yán)重的要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。在檔案收集的過程中,不僅要對紙質(zhì)的檔案材料進(jìn)行收集和整理,還要對電子的文件資料進(jìn)行歸檔,真正實現(xiàn)檔案整理的數(shù)字化管理。同時要注重對項目開工、竣工的照片和影像等音像資料的收集。檔案管理人員在移交檔案資料時要進(jìn)行檢驗和鑒定,如果相關(guān)工作不符合要求必須根據(jù)要求進(jìn)行整改,整改合格后才能進(jìn)行移交。

        綜上所述,煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目全面反映著煤礦項目建設(shè)的全過程和真實情況,是實現(xiàn)煤礦安全生產(chǎn)的重要因素之一,抓好煤礦企業(yè)重點建設(shè)項目的檔案管理工作,對煤礦企業(yè)的安全管理和生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)揮著重大作用。做好重大建設(shè)項目檔案管理工作首先要高度重視檔案管理的重要性,建立完善檔案管理機制,加強檔案管理人員的培訓(xùn),提高檔案管理水平和質(zhì)量。

        參考文獻(xiàn)

        [1]殷力志.如何做好煤礦建設(shè)項目檔案管理工作.[J].科技與企業(yè).2014(23).

        [2]馮振瑋.重大建設(shè)項目檔案工作“三同步”管理的問題與對策[J].城建檔案.2016(08).

        [3]安艷芳.淺析如何做好煤礦建設(shè)項目檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(10)

        作者簡介

        李曉波(1971-),女,山西襄垣人,山西潞安礦業(yè)集團五陽煤礦檔案室,館員,大學(xué)本科學(xué)歷,研究方向:企業(yè)檔案管理。

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