摘 要：電子檔案，是由電子計算機處理的檔案。具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。現(xiàn)在，在日常檔案工作中，使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。實現(xiàn)檔案信息的共享。然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理。 因此，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；利用

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進行了認真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

1 電子檔案使用的主要途徑和管理優(yōu)勢

電子檔案具有快捷、方便的特點，電子檔案實現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標。節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費用，查閱起來極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過程中的權(quán)威性。除此之外，對于檔案信息也能夠隨時隨地的進行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無限的復(fù)制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計算機網(wǎng)絡(luò)上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對其進行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。

2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一個重要方式?？梢越鉀Q使用者無法到達檔案所在地的難題，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在檔案進入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進行搜索提取，能隨時隨地的進行查詢，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員浪費。

3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門網(wǎng)絡(luò)上可以直接查詢相關(guān)資料。便于查找，在進行電子檔案的查找的時候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關(guān)個人檔案的關(guān)鍵字就會出來相關(guān)的所有檔案資料，再根據(jù)進一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個過程只需要輸入查找條件的幾個關(guān)鍵字即可，方便快捷，節(jié)省時間。

2 加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位來說，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，所以加強對電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

1、加強電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務(wù)，電子檔案的產(chǎn)生，使計算機先進技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，并且在檔案進入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。

2、加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡(luò)平臺，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。

3、加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量滿足多樣化需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息和市場經(jīng)濟的飛快發(fā)展，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統(tǒng)的檔案管理已無法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作。

1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的真實性，由于電子化信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以通過掃描等手段進行數(shù)字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，才能進行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對數(shù)據(jù)進行即時更新，解決信息報送不及時問題，使檔案收集更為及時，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

2、建立檔案保密制度 ，規(guī)范檔案利用方式。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設(shè)定電子檔案密級，設(shè)置訪問權(quán)限。電子檔案密級設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。

3、加強檔案人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。

4 小結(jié)

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，檔案工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。要符合本單位的客觀實際，順應(yīng)其規(guī)律，加強科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，更加利于實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

作者簡介

孫玉春（1970-），女，吉林四平，中專，檔案館員。