江帆

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，21世紀(jì)對(duì)于企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)際是人才的競(jìng)爭(zhēng)，人力資源檔案管理是人力資源部門日常工作的重要內(nèi)容，有效地管理和利用人力資源檔案，為企業(yè)員工的崗位任免和晉升提供了科學(xué)的依據(jù)。目前人才的流動(dòng)速度加快，對(duì)于人力資源部門來(lái)說(shuō)科學(xué)合理的檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)的人事改革至關(guān)重要。但目前企業(yè)在人力資源檔案管理上還存在的問(wèn)題越來(lái)越多，本文就人力資源檔案管理存在的問(wèn)題，以及相應(yīng)的解決對(duì)策進(jìn)行研究和探討。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1 人力資源檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)對(duì)檔案管理重視程度不高，管理制度不完善

對(duì)于目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，一些企業(yè)一味的注重企業(yè)的利益和經(jīng)濟(jì)效益，往往忽視人力資源的管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。對(duì)于人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠深刻，只要不影響公司的基本利益，確保企業(yè)員工的基本信息管理，不被泄露和丟失就認(rèn)為是檔案管理的基本職責(zé)。但對(duì)于員工來(lái)說(shuō)崗位的任免和晉升有至關(guān)重要的作用，能為其提供科學(xué)有效地?cái)?shù)據(jù)，造成企業(yè)人才流失。企業(yè)對(duì)人力資源檔案管理的投入成本不足，多數(shù)企業(yè)的人力資源的檔案管理的硬件設(shè)施都過(guò)于陳舊，或者是設(shè)備不齊全。沒(méi)有單獨(dú)建立專門的檔案成列室。對(duì)于人力資源的檔案資料隨意堆放，導(dǎo)致紙質(zhì)的檔案材料損壞嚴(yán)重，對(duì)后續(xù)的檔案資料的查詢和利用造成了很大的影響。

1.2 人力資源檔案管理水平不高，管理技術(shù)落后

在很多企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)中，對(duì)于人力資源的檔案管理工作基本不配備專職人員，一般都是其他崗位人員兼職的方式來(lái)處理此類問(wèn)題，這樣一方面兼職人員不是專業(yè)的檔案管理人員，對(duì)于檔案管理的要求、資料的收集、整理、歸檔和裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，或者因?yàn)閷Ｂ毴藛T因?yàn)楸举|(zhì)工作的繁忙或者崗位頻繁調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致在人力資源檔案管理的投入精力不足，由于企業(yè)員工的流動(dòng)性較大，往往在對(duì)員工的資料收集的不能及時(shí)跟進(jìn)，檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，是企業(yè)每一位員工在企業(yè)成長(zhǎng)和發(fā)展的歷史憑證，這樣容易導(dǎo)致檔案資料的缺失，對(duì)很多材料收集不全面，無(wú)法保證材料信息的真實(shí)又有效性。其次在檔案管理中對(duì)于企業(yè)員工檔案的調(diào)動(dòng)，管理經(jīng)驗(yàn)不足，往往都是反復(fù)調(diào)用原件，導(dǎo)致許多資料損壞。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)有在各個(gè)領(lǐng)域較為廣泛，然而對(duì)于很對(duì)企業(yè)的人力資源檔案管理的信息化程度不高，無(wú)法有效地將計(jì)算機(jī)的技術(shù)手段充分發(fā)揮出來(lái)，在檔案管理中依然采用人工記錄這一原始的模式，嚴(yán)重影響了人力資源檔案管理效率。

2 人力資源檔案管理的對(duì)策

2.1 建立科學(xué)有效地檔案管理制度

企業(yè)對(duì)于人力資源檔案的管理，首先要建立科學(xué)合理的管理制度，嚴(yán)格按照《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規(guī)章制度實(shí)施管理，提高檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化水平，建立清晰的檔案收集、整理、和歸檔等流程，確保在檔案管理中每個(gè)環(huán)節(jié)的高效性，針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的漏洞和問(wèn)題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。其次企業(yè)要提高對(duì)人力資源檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，這是對(duì)每一位員工檔案管理的責(zé)任和義務(wù)，也有利于人才管理機(jī)制全面化。加大對(duì)檔案管理的投入成本，建立專門的檔案收集室，便于對(duì)查閱及檔案管理的完整。檔案管理是一份長(zhǎng)期枯燥重復(fù)的工作，因此企業(yè)可以對(duì)于檔案管理過(guò)程施行獎(jiǎng)懲制度，來(lái)提高管理人員的積極性。

2.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和信息化建設(shè)

首先加強(qiáng)檔案管理人員的對(duì)于建設(shè)，招聘專業(yè)的檔案管理專業(yè)類人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，如何高效地管理檔案，對(duì)收集來(lái)材料，及時(shí)進(jìn)行歸檔，檔案材料按屬性進(jìn)行歸類、排列次序、編寫目錄和裝訂。對(duì)屬于入檔的材料依據(jù)性質(zhì)屬性進(jìn)行分類，分類清晰，便于以后工作的查詢。在檔案的查詢管理上采用檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的方式，對(duì)于檔案的調(diào)用明確到責(zé)任人，明確檔案資料去向，及時(shí)對(duì)借用部門詢問(wèn)和索要，防止檔案的丟失。培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心。加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，提高管理人員對(duì)于檔案管理的保密意識(shí)，確保員工的基本信息不被泄露出去，維護(hù)檔案的安全和穩(wěn)定。加快企業(yè)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，增加對(duì)檔案管理的投入，相應(yīng)的和軟件和硬件設(shè)施等。建立信息化檔案管理平臺(tái)，對(duì)人力資源檔案資料的分類、內(nèi)容和格式上統(tǒng)一規(guī)范并進(jìn)行信息化采集。針對(duì)每一個(gè)員工建立相應(yīng)的電子賬戶，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)信息共享，通過(guò)此方式將很對(duì)收集工作可以進(jìn)行無(wú)紙化作業(yè)和數(shù)字化處理，也可以用于開(kāi)展人才服務(wù)，發(fā)布人才供求信息等資源。同時(shí)定期對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，提高人力資源檔案信息化管理的效率。

3 總結(jié)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)人才是企業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不可缺少的重要因素，因?yàn)閷?duì)于企業(yè)人力資源檔案管理是企業(yè)對(duì)于人才管理的重要資源，科學(xué)合理地管理人力資源檔案成為了企業(yè)廣泛關(guān)注的問(wèn)題，對(duì)于人力資源部門應(yīng)在日常的檔案管理中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，在過(guò)程中改善管理，并參考國(guó)內(nèi)外對(duì)于人力資源檔案管理的模式和理念，不斷完善檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)人力資源檔案管理，充分發(fā)揮人力資源在企業(yè)對(duì)人才管理的重要的作用，增強(qiáng)企業(yè)的發(fā)展活力和生命力，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

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