郝莉莉

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）12-000-02

摘 要 本文首先簡(jiǎn)要介紹了我國(guó)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上，分別對(duì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制和安全保密控制的內(nèi)容和手段進(jìn)行重點(diǎn)闡述，以期為確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和安全保密性提供一定的參考。

關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 質(zhì)量 安全保密

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，也是一項(xiàng)涉及多部門的綜合性工作，從最初的完成計(jì)算機(jī)輔助管理功能，到目前我國(guó)部分檔案館已初步實(shí)現(xiàn)信息資源共享，我國(guó)檔案數(shù)字化正在從成長(zhǎng)期駛?cè)肟焖侔l(fā)展期。在肯定其成績(jī)的同時(shí)，我國(guó)檔案數(shù)字化工作也暴露出了諸多不完善環(huán)節(jié)，尤其是作為重中之重的質(zhì)量控制和安全保密控制環(huán)節(jié)，更應(yīng)該做到立足全局、合理統(tǒng)籌、實(shí)事求是。

一、檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

（一）質(zhì)量控制的內(nèi)容

1.優(yōu)選數(shù)字化方案。在實(shí)際的工作中一定要首先制定一個(gè)科學(xué)合理的方案和整體的規(guī)劃，之后才能按照規(guī)劃中的內(nèi)容進(jìn)行逐一的執(zhí)行，檔案數(shù)字化方案當(dāng)中也包含很多方面的內(nèi)容，一個(gè)是檔案數(shù)字化工作中應(yīng)該遵循的原則，其次是技術(shù)路線和支持，再次是流程的重組和分配，最后一點(diǎn)就是操作的具體方法和步驟等等。

2.正確選擇數(shù)字化軟件。在檔案數(shù)字化管理的過程中所使用的軟件類型非常多，同時(shí)都有著不同的特點(diǎn)，在這一過程中也應(yīng)該根據(jù)單位的實(shí)際情況選擇恰當(dāng)?shù)能浖愋汀＿@也成為了保證檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，對(duì)后續(xù)工作的開展都會(huì)產(chǎn)生十分重大的影響。

3.人員的選拔和培訓(xùn)。每一個(gè)實(shí)踐活動(dòng)中，人都是一個(gè)決定性的因素，所以在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中應(yīng)該對(duì)檔案人員的選拔和培訓(xùn)引起高度的重視。選拔的人員一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，同時(shí)能夠在實(shí)際的工作中認(rèn)真的完成自己的任務(wù)，在人員培訓(xùn)的過程中主要是給工作人員傳遞一些非常關(guān)鍵的工作制度和操作規(guī)范，同時(shí)還要教會(huì)工作人員熟練的使用各種現(xiàn)代化的設(shè)備和工作中需要使用的軟件。

（二）質(zhì)量控制手段

1.明確分工和責(zé)任。不同的工作量、工作方案和單位類型在檔案數(shù)字化的工作中其自身的流程也是不同的，但是無論有怎樣的不同，其在工作的過程中都要做到分工明確，在各項(xiàng)細(xì)節(jié)的工作中都應(yīng)該具體的落實(shí)到個(gè)人，在分工的過程中要更加的清晰合理，同時(shí)也要明確各個(gè)部門和各個(gè)人員的職責(zé)。

2.建立健全規(guī)章制度。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)非常重要的分支，所以在實(shí)際的工作中必須要建立一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立一系列比較科學(xué)和完善的規(guī)章制度，確保檔案數(shù)字化建設(shè)過程中相關(guān)資源的利用和共享，在建立了一些規(guī)章制度之后，我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)也有了一個(gè)切實(shí)的依據(jù)，在實(shí)際的工作中也能真正的做到有章可循。

二、檔案數(shù)字化的安全保密控制

安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化的安全保密控制，就是要保障檔案實(shí)體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)泄密問題。安全保密控制是檔案數(shù)字化過程中應(yīng)優(yōu)先考慮的問題。

（一）安全保密控制的內(nèi)容

安全保密控制是指對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)施過程中存在的不安全因素進(jìn)行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，從技術(shù)和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保密控制主要包括：規(guī)章制度的建立，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)安全方案的確立，場(chǎng)所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè)，檔案實(shí)體的使用和保管，數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、整理和數(shù)據(jù)備份。

1.規(guī)章制度的建立。進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案中包含涉密程度較高的信息，要保證這項(xiàng)工作能安全高效地進(jìn)行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數(shù)字化系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)定，數(shù)字化加工涉密人員選擇和管理辦法，數(shù)字化加工場(chǎng)所安全保密方案，檔案數(shù)字化設(shè)備的安全管理制度，參與人員身份識(shí)別管理制度，訪問控制規(guī)則設(shè)置的規(guī)定，密碼密鑰的保密管理規(guī)定，掃描員、系統(tǒng)維護(hù)員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、值勤警衛(wèi)工作職責(zé)等。

2.網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)安全保密方案的確立。為了確保檔案數(shù)字化過程的安全性，應(yīng)設(shè)計(jì)好網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)安全保密方案。首先，所有的操作必須在一個(gè)封閉的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，與所有的外網(wǎng)物理隔斷；其次，檔案數(shù)字化客戶端計(jì)算機(jī)及服務(wù)器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進(jìn)行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場(chǎng)對(duì)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)各個(gè)設(shè)備的電磁干擾，防止由于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數(shù)字化加工工作在安全保密的環(huán)境中進(jìn)行；第三，工作人員進(jìn)入系統(tǒng)前必須進(jìn)行身份鑒別，防止非法用戶的進(jìn)入，這是保障數(shù)字化系統(tǒng)安全的第一道防線；第四，就是對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行分類，區(qū)分出不同的任務(wù)群體，并對(duì)這些群體訪問系統(tǒng)資源的權(quán)限做出嚴(yán)格的界定，以阻止合法用戶訪問其權(quán)限以外的資源；最后，要防止電磁泄露，有條件的單位應(yīng)在屏蔽的空間內(nèi)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，不具備此條件的單位應(yīng)選擇低泄射的設(shè)備，加裝高強(qiáng)度的電磁干擾器。

3.場(chǎng)所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè)。檔案數(shù)字化工作主要在檔案館內(nèi)進(jìn)行，但也有一部分外包給專業(yè)公司。數(shù)字化加工場(chǎng)所的選擇一般要遵循以下幾個(gè)原則：首先，要便于檔案實(shí)體的保管；其次，盡量選擇與檔案保存環(huán)境較相似的場(chǎng)所。加工場(chǎng)所必須配備安全系數(shù)高的安防系統(tǒng)，保證整個(gè)加工場(chǎng)所的安全防護(hù)。同時(shí)，安防系統(tǒng)分布要有所側(cè)重。

4.檔案實(shí)體的使用和保管。檔案數(shù)字化過程中要大量利用檔案實(shí)體，為了確保檔案在使用和保管過程中的安全保密性，必須有與之相配套的制度跟進(jìn)。首先，對(duì)進(jìn)入檔案庫(kù)房的人員實(shí)行雙人制，形成互相監(jiān)督機(jī)制；其次，實(shí)行安全巡視制，即安排巡視員定期在檔案運(yùn)送路線上巡邏，保證檔案不丟失；最后，臨時(shí)存放檔案的區(qū)域必須配備保密裝具和安全防護(hù)設(shè)備，并對(duì)該區(qū)域進(jìn)行 24 小時(shí)不間斷錄像。

（二）安全保密控制的手段

1.加強(qiáng)教育，提高人員思想素質(zhì)。檔案數(shù)字化過程中存在著許多不安全因素，其中，人的不安全行為是安全保密控制的重點(diǎn)。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強(qiáng)教育來控制人的不理智行為。首先，應(yīng)組織工作人員學(xué)習(xí)檔案安全保密的相關(guān)規(guī)章制度。其次，科學(xué)地設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識(shí)。第三，組織定期或不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并對(duì)參與人員進(jìn)行批評(píng)教育。

2.強(qiáng)化人員管理。人是檔案數(shù)字化工作的主體，強(qiáng)化人員管理，能為安全保密工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為此，可從以下三個(gè)方面入手：第一，嚴(yán)把人員政審關(guān)。第二，明確參與人員的崗位和職責(zé)。第三，對(duì)工作人員的思想意識(shí)、工作質(zhì)量等情況進(jìn)行定期考核。

3.落實(shí)制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)。安全保密制度在檔案數(shù)字化工作開展之初都已建立，但其在貫徹執(zhí)行過程中往往會(huì)大打折扣。這主要是由一些原因引起的，如錯(cuò)誤地認(rèn)為執(zhí)行安全保密制度會(huì)影響工作效率，工作中麻痹大意等。為此，我們要克服錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，嚴(yán)查細(xì)究，對(duì)人為造成的泄密問題，要按照相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)肅處理，使安全保密工作受到應(yīng)有的重視。

三、結(jié)語

綜上可知，數(shù)字化檔案信息管理模式在實(shí)施的過程中逐漸凸顯出安全系數(shù)較低等問題影響到了整體管理水平，因而在此背景下，檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中應(yīng)注重對(duì)此問題展開行之有效的處理，且從強(qiáng)化人員管理、加強(qiáng)教育活動(dòng)、加強(qiáng)質(zhì)量管理手段等途徑人手來應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理中突顯出的相應(yīng)問題，達(dá)到高效率檔案管理狀態(tài)，同時(shí)避免不安全檔案管理行為的發(fā)生影響到檔案信息的安全性，并促就信息丟失問題的凸顯。