崔慧

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）02-000-01

摘 要 隨著我國(guó)人口不斷增多，計(jì)劃生育檔案管理的問題也被提出，由于經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，國(guó)家信息化水平不斷地的提升，對(duì)于檔案管理也要有所創(chuàng)新，與數(shù)字化模式相接軌。本文就計(jì)劃生育檔案管理方面的問題進(jìn)行探討，提出有建設(shè)性的創(chuàng)新性建議，提高管理效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 計(jì)劃生育 檔案管理 數(shù)字化管理 創(chuàng)新性 管理問題探討

我國(guó)是世界上的人口大國(guó)，對(duì)于人口的管理一直是重中之重的問題。尤其對(duì)于計(jì)劃生育檔案管理方面，一直政府非常關(guān)注的問題?，F(xiàn)如今是信息化時(shí)代，要把計(jì)劃生育檔案管理同數(shù)字化相結(jié)合，采取較為先進(jìn)的管理方法，利用信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，在工作中，不斷的更新信息，對(duì)舊檔案整理、歸檔、上傳網(wǎng)絡(luò)、加入保密管理等，通過這樣的方式，既方便了工作人員辦公，又節(jié)約了空間，提高效率。

一、數(shù)字化管理檔案的優(yōu)勢(shì)

采取數(shù)字化管理計(jì)劃生育檔案是目前較為新穎且較為高效率的管理辦法。其優(yōu)勢(shì)如下：第一，借助于互聯(lián)網(wǎng)快速的運(yùn)行模式，把計(jì)劃生育檔案逐步地更新和整理，縮短了工作時(shí)間，提高了辦事效率；第二，把計(jì)劃生育檔案上傳至互聯(lián)網(wǎng)，更加方便其他部門提取有用信息，改變過去手工查找的方式，為工作人員提供了較大的方便；第三，每個(gè)時(shí)期都會(huì)有不同的計(jì)劃生育類活動(dòng)，而使計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化以后，就可以通過信息查找出所要尋找的人或者事件，便于活動(dòng)的開展和工作的處理。由此可見，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化是必然趨勢(shì)，也是最好的管理方法。

二、計(jì)劃生育檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）深入理解創(chuàng)新、全面普及創(chuàng)新

要想真正的把計(jì)劃生育檔案管理做到全面數(shù)字化發(fā)展，就必須要認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新的重要性。在軟件方面，工作人員要總結(jié)出一套較為合適的操作方式和管理模塊，使之得以在軟件操作中實(shí)施；在硬件方面，單位要提高電腦硬件設(shè)施，使之可以承載較為龐大的計(jì)劃生育檔案信息，確保存儲(chǔ)不受影響。

（二）合理管理檔案、提高工作水平

計(jì)劃生育檔案管理一直是一項(xiàng)較為繁冗的工作，也是一項(xiàng)重復(fù)性較高的工作，針對(duì)這樣的工作狀態(tài)，要不斷的提高工作人員自身的業(yè)務(wù)水平，對(duì)工作人員普及數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，把數(shù)字化充分的應(yīng)用到工作中；與此同時(shí)，在更新信息時(shí)，要不斷的合適檔案錄入是否正確，對(duì)特殊標(biāo)記的事項(xiàng)要做好記錄；此外，還要注意及時(shí)刪除無(wú)用的信息，對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案做好保密措施，不能隨意的泄露個(gè)人檔案信息，做好信息的維護(hù)工作，提高工作效率的同時(shí)提升工作水平。

（三）全民標(biāo)準(zhǔn)化管理、推進(jìn)檔案管理落實(shí)

隨著時(shí)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)劃生育檔案管理工作也要普及數(shù)字化管理模式。單位要引進(jìn)先進(jìn)的操作軟件和設(shè)備，對(duì)過去手工錄入和辦公的操作予以取締。要求每一位工作人員能熟練掌握數(shù)字化管理計(jì)劃生育檔案的操作方法。在工作中積極發(fā)現(xiàn)問題，提出創(chuàng)新性的策略或者問題，全民重視數(shù)字化管理，查缺補(bǔ)漏，不斷的完善管理系統(tǒng)，逐步推進(jìn)檔案管理與數(shù)字化操作的完美結(jié)合。

三、探討管理問題、提高數(shù)字化效率

（一）處理好保密檔案、做好防范工作

我國(guó)有很多計(jì)劃生育檔案是不能隨便公開泄露的，針對(duì)此項(xiàng)要求，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理實(shí)施數(shù)字化是一項(xiàng)挑戰(zhàn)性的工作。工作人員要對(duì)保密檔案進(jìn)行加密處理，同時(shí)，可以采取防火墻等方法對(duì)侵略性病毒予以防范。此外，也可以對(duì)檔案設(shè)定二維碼管理模式，借助于二維碼的復(fù)雜結(jié)構(gòu)來(lái)提高檔案的秘密性。利用此類方法，可以更好的提高計(jì)劃生育檔案管理的安全性，保護(hù)公民的隱私。

（二）網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)信息與實(shí)際檔案有效結(jié)合

數(shù)字化管理提倡把檔案信息存入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)信息的集中化管理，以使得檔案可以更加全面和完善的保存。但是，數(shù)字化管理也存在一些問題，有些信息容易丟失或者存儲(chǔ)錯(cuò)誤之后無(wú)法找到原稿進(jìn)行校對(duì)更正。針對(duì)這樣的問題，工作人員就要做好實(shí)際檔案的保存和管理工作，在數(shù)字化信息錄入之后，必須要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)于有疑難問題的檔案，應(yīng)該保存原稿，以備后用。另一方面，在查找檔案時(shí)，要設(shè)定一些快速查找檢索功能，方便查詢?nèi)藛T可以在較短時(shí)間內(nèi)尋找到想要的結(jié)果，提高工作效率；在檔案歸檔之后，要定期維護(hù)和更新，確保檔案正確性、辦事效率化、管理數(shù)字化運(yùn)行，通過良好的創(chuàng)新性策略使得實(shí)際管理與網(wǎng)絡(luò)管理可以融洽的結(jié)合，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理邁向新的發(fā)展道路。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，采取創(chuàng)新型的管理辦法，將計(jì)劃生育檔案管理與數(shù)字化相結(jié)合，使得計(jì)劃生育檔案管理不再是一個(gè)難題。隨著信息不斷的更新，計(jì)生管理方式也在不斷的創(chuàng)新和更改，緊跟數(shù)字化發(fā)展的步伐；同時(shí)，工作人員利用數(shù)字化管理，去篩選有用的信息，更好的為人民服務(wù)，從而全面的提升我國(guó)計(jì)劃生育管理水平，提高計(jì)生問題的解決能力，進(jìn)而提高工作效率。

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