□喬 艷

（山西省公路局長治分局 山西 長治 046000）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略的分析

□喬 艷

（山西省公路局長治分局 山西 長治 046000）

進(jìn)入到21世紀(jì)知識經(jīng)濟(jì)的新型社會發(fā)展時期后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的開展，逐漸被廣大社會成員提出了更高效率的要求。本文將機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率的提升與質(zhì)量的強(qiáng)化，作為主要以及核心的論述內(nèi)容。在簡單介紹檔案規(guī)范化管理執(zhí)行的重要性的基礎(chǔ)之上，將能夠全面完善檔案管理工作效率的有效途徑，做出了詳細(xì)的分析和介紹。

事業(yè)單位；檔案管理；途徑；分析

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理目標(biāo)實現(xiàn)的重要性

作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位之中各項管理工作開展的前提和基礎(chǔ)性的工作環(huán)節(jié)，檔案管理相應(yīng)執(zhí)行效率的好壞與否，與事業(yè)單位重大發(fā)展戰(zhàn)略性工作目標(biāo)的實現(xiàn)周期之間，有著極為密切的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性影響作用。有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位之中的高層領(lǐng)導(dǎo)，在自身精神文明認(rèn)知水準(zhǔn)不斷提升的同時，逐漸認(rèn)識到實現(xiàn)規(guī)范化管理檔案信息的重要性。將檔案信息內(nèi)容規(guī)范化管理目標(biāo)的實現(xiàn)，視作是能夠推動事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模不斷壯大的前提保障[1]。

在此基礎(chǔ)之上，在各種檔案信息資料之中，有關(guān)單位內(nèi)部發(fā)展文化以及經(jīng)營歷程等文書資料的總結(jié)和統(tǒng)計，不僅能夠在計算機(jī)信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)的幫助下，在最短時間內(nèi)實現(xiàn)高效的匯總，還能夠為事業(yè)單位內(nèi)部其他職能部門的工作人員，各項職能工作的實施提供強(qiáng)有力的理論性數(shù)據(jù)支持。因此，無論是在推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理事項健康化發(fā)展上，還是在單位發(fā)展歷程史料信息的統(tǒng)計和存儲方面，檔案信息內(nèi)容管理執(zhí)行的規(guī)范化都有其實施和實現(xiàn)的必要性以及重要意義。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開設(shè)的發(fā)展近況

隨著事業(yè)單位職能管轄范圍的不斷完善，面對復(fù)雜多樣的管轄內(nèi)容，以及大量艱巨的工作任務(wù)量，事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息管理與執(zhí)行工作的發(fā)展，在當(dāng)下仍舊存在大量有待緩解和應(yīng)對的現(xiàn)實性矛盾問題。首先，各項檔案信息化管理的實施所采用的管理手段嚴(yán)重滯后。由于受到傳統(tǒng)認(rèn)知思想的影響，大部分事業(yè)單位之中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，仍舊采用上世紀(jì)90年代初期落后的管理手段。不管是在管理效率還是在信息存儲的精準(zhǔn)度方面，都不能為生活節(jié)奏飛速提升的當(dāng)今社會公眾，提供更加令人滿意的檔案服務(wù)[2]。

在此基礎(chǔ)之上，檔案信息管理的體制化管理力度較為薄弱。當(dāng)檔案信息管理工作出現(xiàn)失誤或者紕漏性的責(zé)任追溯問題時，高層領(lǐng)導(dǎo)人員往往不能夠在短時間內(nèi)找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員。最后，在當(dāng)下國內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位之中，負(fù)責(zé)檔案信息管理的工作人員，其實際的平均年齡均保持在40～50周歲之間的波動范圍之內(nèi)。相比剛剛從高等教育學(xué)府之中走進(jìn)社會生活環(huán)境的新時代應(yīng)用人才，面對各項技術(shù)手段與設(shè)備操作的理解和學(xué)習(xí)能力嚴(yán)重低下。各種突發(fā)性管理弊端的出現(xiàn)，直接導(dǎo)致國內(nèi)機(jī)關(guān)單位檔案信息管理工作，在長時間內(nèi)停留在停滯不前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)之下。

3 推動檔案管理規(guī)范化高效率的有效途徑

3.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，強(qiáng)化認(rèn)知重視程度。

認(rèn)知理念是能夠在短時間內(nèi)有效提升檔案管理執(zhí)行效率的前提和先導(dǎo)。隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷完善，各項社會事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。面對事業(yè)單位之中各高層管理人員輕視檔案信息管理的現(xiàn)狀，想要有效實現(xiàn)檔案信息規(guī)范化管理的發(fā)展目標(biāo)，首先分管領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下高標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)型檔案管理的迫切需求有一個清醒、深刻的認(rèn)識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式提高檔案人員的素質(zhì)；二是通過多種渠道積極吸引高層次檔案專業(yè)人才到檔案部門工作，為檔案工作補(bǔ)充高素質(zhì)人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，關(guān)心愛護(hù)檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補(bǔ)充完善各項硬件設(shè)施。在具體工作中，通過大字報張貼或者主題講座開設(shè)的方式，提升檔案信息秩序化管理重要性在全體干部職工心目中的認(rèn)知地位。設(shè)定富有針對性的檔案管理模式，將檔案信息管理的工作職責(zé)，進(jìn)一步貫徹落實到指定的工作人員身上。通過監(jiān)督職能管理力度的強(qiáng)化，更好的推動工作人員參與管理執(zhí)行流程之中的工作積極性。

3.2 優(yōu)化單位內(nèi)部的檔案信息管理體系

任何管理工作的開設(shè)如果想要實現(xiàn)秩序化的發(fā)展目標(biāo)，都需要嚴(yán)格依托電子信息化管理體系的構(gòu)建。為此，工作人員應(yīng)當(dāng)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展性戰(zhàn)略目標(biāo)設(shè)定方式的基礎(chǔ)之上，加快信息化管理模式，設(shè)定更高標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。在不轉(zhuǎn)變單位發(fā)展方向的同時，實現(xiàn)原有檔案信息管理方式的優(yōu)化性發(fā)展。在具體做法中，應(yīng)積極構(gòu)建科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作。積極依托專網(wǎng)系統(tǒng)建立機(jī)關(guān)檔案管理信息化平臺，加大機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)投入，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)一步打牢機(jī)關(guān)檔案管理基礎(chǔ)。依托現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)，不斷擴(kuò)展其功能與內(nèi)涵，擴(kuò)展其模塊，以文書處理、文件管理和檔案管理構(gòu)成三個相對獨立又相互關(guān)聯(lián)的模塊組成。三個模塊可以涵蓋整個機(jī)關(guān)檔案管理的工作流程，實現(xiàn)在文書處理中對于收文發(fā)文進(jìn)行預(yù)歸檔，在文件管理中對于著錄的文件和案卷進(jìn)行整理，在檔案歸檔管理中進(jìn)行重新編目、追加歸檔、編電子文號、編存放號、案卷銷毀鑒定及進(jìn)館鑒定等輔助管理，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案信息化管理質(zhì)量和水平。

3.3 定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

高層管理人員還應(yīng)適當(dāng)提升單位內(nèi)部檔案信息管理的技術(shù)培訓(xùn)強(qiáng)度，在有效提升檔案從業(yè)管理人員基本責(zé)任心認(rèn)知觀念的同時，更好的提升整個管理工作的執(zhí)行效率。只有機(jī)關(guān)單位之中負(fù)責(zé)檔案管理的從業(yè)人員，自身的工作認(rèn)知意識以及綜合業(yè)務(wù)處理能力，能夠在一定的培訓(xùn)周期內(nèi)得到有效強(qiáng)化，相應(yīng)規(guī)范化檔案信息管理的發(fā)展目標(biāo)，才能夠得到全面實現(xiàn)的發(fā)展可能。國家政府單位的管理人員，也可以立足于監(jiān)督管理的領(lǐng)導(dǎo)視角，將富有豐富工作經(jīng)驗的檔案管理人員下派到基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位之中。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)現(xiàn)基層單位中的工作人員，管理檔案信息存在欠缺和不足的發(fā)展?fàn)顩r時能夠及時加以引導(dǎo)。在政府專業(yè)人員的指導(dǎo)和監(jiān)督下，基層管理人員能夠吸收學(xué)習(xí)到最新的管理認(rèn)知觀念。通過不斷提升在新型檔案信息管理模式應(yīng)用頻率，力爭能夠為單位、為國家甚至為廣大社會上的人民群眾，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理服務(wù)。

結(jié)束語

檔案管理一直是機(jī)關(guān)事業(yè)單位之中較為主要和重點性的工作流程之一。全面提升檔案管理的執(zhí)行效率和管理質(zhì)量，不僅能夠為事業(yè)單位其他職能部門工作的執(zhí)行，塑造更加優(yōu)良的發(fā)展環(huán)境，還能更好的提升事業(yè)單位在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境之中的綜合形象。只有工作人員能夠在不斷提升檔案管理軟環(huán)境的基礎(chǔ)之上，更好的強(qiáng)化檔案管理的硬件設(shè)施，才能最終達(dá)到管理規(guī)范性不斷優(yōu)化的工作目標(biāo)。

[1]龍金平,趙茂華.抓基層、強(qiáng)基礎(chǔ) 戮力提升檔案管理整體水平——記富順縣教育系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理工作[J].四川檔案,2016,01:38-39.

[2]于青,劉艷欣.社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理取得重大進(jìn)展——《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》解讀[J].中國檔案,2016,02:22-23.

1004-7026（2017）14-0106-02

D630;G270.7

A

10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.14.068