趙曉勇

摘 要：隨著企業(yè)不斷發(fā)展，中國石油下屬的各企業(yè)陸續(xù)建立了自己的E6檔案管理系統(tǒng)體系?？死斠朗緹犭姀S，是公司直屬二級(jí)單位，為公司生產(chǎn)裝置提供蒸汽、壓縮空氣、氧、氮、無鹽水及供汽任務(wù)，是公司煉化生產(chǎn)動(dòng)力保障系統(tǒng)。并且涉及的專業(yè)也比較多，文書管理制度也多，容易出現(xiàn)非常難歸檔的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)信息化文秘與檔案工作統(tǒng)一化，是當(dāng)前煉化企業(yè)電廠必須改進(jìn)的一項(xiàng)重要舉措。因此，將E6檔案管理體系與發(fā)供電企業(yè)的傳統(tǒng)文書檔案管理進(jìn)行有機(jī)融合，建立具有發(fā)供電企業(yè)特色的信息化檔案管理體系，可有效提高企業(yè)文書檔案的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 提高 質(zhì)量

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）01（c）-0151-02

1 加強(qiáng)信息化管理，有效提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的背景

今天隨著信息化管理在煉化生產(chǎn)的不斷發(fā)展，手工操作的文書檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)信息化管理的需要，文書資料的管理在企業(yè)發(fā)展中是一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，為提高工作效率和文書檔案信息化處理程度，準(zhǔn)確利用檔案資料等，為了很好地留存保管好長期的檔案和加快查詢速度，節(jié)省檔案資料的存放地方，急需實(shí)施文書檔案信息化的管理。因此，充分發(fā)揮信息化管理，才能有效提高煉化企業(yè)文書檔案的質(zhì)量。

2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，有效提高煉化電廠文書及檔案質(zhì)量的作用

檔案的質(zhì)量是企業(yè)工作的一個(gè)重要組成部分，它是企業(yè)建設(shè)與發(fā)展歷史最真實(shí)面貌的反映，是提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等各項(xiàng)工作提供的依據(jù)和參考，也是分析問題、查找原因、解決實(shí)際問題的重要依據(jù)。

2.1 信息化檔案錄入工作，直接減輕工作任務(wù)，加快工作效率

在檔案資料查找中，主要先說明需要查找的檔案、題名、時(shí)間，然后，文秘檔案工作人員可以根據(jù)檔案目錄、按件進(jìn)行查找。如果因歸檔人員不按時(shí)間或者先后錄入，查找起來就會(huì)比較麻煩了。信息化檔案系統(tǒng)可以提高查找速度以及歸檔難的問題，檔案人員就可以從傳統(tǒng)的手工操作中及時(shí)解脫出來，工作強(qiáng)度也隨著信息化管理逐漸減少。

2.2 信息化檔案管理可以隨時(shí)補(bǔ)漏和增加文檔

手工的檔案立卷方法收集資料不全或漏交時(shí)，就會(huì)非常麻煩，重新拆卷。所有的文書檔案又得全部重新按時(shí)間先后順序編排檔號(hào)、頁號(hào)及重新抄寫目錄等封面工作，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還需要工作人員做重復(fù)工作。如果改為信息化檔案入檔工作，不僅可以節(jié)省時(shí)間，還可以合理利用時(shí)間去提高專業(yè)業(yè)務(wù)水平。

2.3 信息化管理有利于保存原文件

手工文書歸檔工作在立卷時(shí)，為了檔案資料外觀的整齊，往往工作人員就會(huì)切掉多余的邊邊角角，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還非常麻煩，不僅文件原樣改變了，稍微不注意還會(huì)觸傷手。對(duì)于檔案管理人員當(dāng)沒有經(jīng)驗(yàn)的時(shí)候，每天做著同樣的重復(fù)工作，會(huì)出現(xiàn)很多煩惱，自從改成信息化歸檔工作管理后，所有的問題煩惱全部都不存在了。

2.4 信息化入檔有利于查找和快速檢索

原來以傳統(tǒng)入檔管理的模式，不僅使人精神疲憊，還會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，并且檔案歸檔也非常不科學(xué)，時(shí)常處于較低水平。因此，充分發(fā)揮信息化管理，才能有效提高煉化企業(yè)文書檔案的質(zhì)量。

2.5 系統(tǒng)化管理更有利于文檔的安全性

以前查閱文書檔案是全部提供利用。檔案利用者其實(shí)只是利用其中的一份文件資料，卻可以看到所有的檔案內(nèi)容。非常不符合檔案管理規(guī)定的保密性要求，計(jì)算機(jī)管理將可以改變?yōu)閱畏菸募渌c此文件無關(guān)的都看不到了，這樣不僅符合檔案管理規(guī)定又保證了檔案的安全性。

2.6 微機(jī)管理有利于提高歸檔的質(zhì)量

檔案的目的在于有利于提供有價(jià)值的檔案給利用者，因此，必須按要求進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，煉化企業(yè)電廠自從文書檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理后，文書人員可以從收集、整理、剪切、排序中順利地解脫出來，可以把大量的時(shí)間和精力放在學(xué)習(xí)和加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平上來，不僅可以提高檔案的入檔率，還可以保證文書檔案的歸檔質(zhì)量。

3 加強(qiáng)微機(jī)化管理、有效提高歸檔價(jià)值

加強(qiáng)信息標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以加快檔案入檔的工作質(zhì)量和提供利用者效率，使煉化企業(yè)電廠檔案管理在為該廠黨政、經(jīng)營、安全、生產(chǎn)、設(shè)備管理等提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。熱電廠主要從以下幾個(gè)方面開展工作。

3.1 強(qiáng)化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全過程管理

檔案管理是企業(yè)工作的一項(xiàng)重要工作，規(guī)范了各項(xiàng)管理和歸檔范圍，從制度建設(shè)入手，建立了一套完整的檔案管理制度和有效的工作程序，嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，制定嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)需要修改的主要內(nèi)容，都應(yīng)該按照文件管理程序進(jìn)行審核。文件字體、紙張嚴(yán)格按照公司公文管理規(guī)范執(zhí)行，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價(jià)值。

3.2 明確部門職責(zé)，檔案立卷前移

辦公室工作人員應(yīng)規(guī)范廠黨政、經(jīng)營、安全、生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備管理制度，文秘人員在處理文件時(shí)，必須執(zhí)行公司黨政公文管理辦法，對(duì)處理完畢的文件及材料，一律統(tǒng)一集中保管，使文件的歸檔、立卷、整理工作達(dá)到日常化。所有重要的會(huì)議材料應(yīng)該在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)收齊材料統(tǒng)一立卷歸檔。當(dāng)有工作人員因調(diào)配工作崗位時(shí)，主管科室或單位主要負(fù)責(zé)人將本人暫存、借用的檔案公文材料，按照廠相關(guān)規(guī)定一次性全部及時(shí)進(jìn)行移交，確保煉化企業(yè)電廠檔案材料的完整性。

3.3 適當(dāng)配備和提高管理人員技術(shù)水平

由于熱電廠的快速擴(kuò)大，對(duì)人員的變動(dòng)，廠領(lǐng)導(dǎo)十分重視，建立一支有黨性修養(yǎng)和檔案專業(yè)技術(shù)水平的文書檔案人員隊(duì)伍的同時(shí)，廠根據(jù)公司E6中油檔案管理工作實(shí)際要求，配備文檔了一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)全過程管理的關(guān)鍵。

4 結(jié)語

（1）檔案管理自開始在全廠推行信息化中油檔案管理系統(tǒng)，一年多來在全廠經(jīng)歷了一個(gè)由“復(fù)雜—簡單—理解—適應(yīng)—不可缺”這樣一個(gè)過程。剛開始推行中油檔案時(shí)，部分技術(shù)管理干部、員工認(rèn)為沒有必要，每次查閱要在微機(jī)中操作，不如還是直接看手工操作的目錄，覺得一目了然，但經(jīng)過一次又一次在微機(jī)中檢索查閱，有些員工覺得很復(fù)雜。后來隨著對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，在中油檔案在工作上查找時(shí)，的確非常快，并且查找率也高，同時(shí)文件的檔案質(zhì)量和安全系數(shù)也得到授權(quán)和保障，并不是他們所想象的那么復(fù)雜，很快就得到應(yīng)用，員工開始發(fā)現(xiàn)手工操作查找確實(shí)很慢，漸漸適應(yīng)了微機(jī)查找，到現(xiàn)在中油檔案信息化管理已經(jīng)成為熱電廠黨政、生產(chǎn)、經(jīng)營管理者提供有價(jià)值的信息中，必不可少的一項(xiàng)工作。

（2）一年來檔案管理人員承擔(dān)的各類歸檔任務(wù)，都嚴(yán)格按照檔案的要求執(zhí)行，在管理中作到了安全歸檔管理和應(yīng)用，按期完成了該廠歸檔工作。從此檔案人員從復(fù)雜的整理工作中解放出來了，信息化管理，不僅有效提高企業(yè)文書檔案的質(zhì)量，還對(duì)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理發(fā)揮出有根有據(jù)的利用價(jià)值依據(jù)。

（3）煉化企業(yè)電廠在微機(jī)管理系統(tǒng)下，提供給黨政、生產(chǎn)、經(jīng)營等檔案，實(shí)施后效果更加明顯，廠今年開展的大檢修及處理設(shè)備缺陷工作，積極協(xié)助車間查閱歷年的設(shè)備檢修檔案資料及原始檔案資料共計(jì)218卷，以前需要很長時(shí)間才能查找出218卷，可是現(xiàn)在只需要幾分鐘就可以查找到所需要的檔案，使廠順利完成了今年鍋爐大小修及日常處理設(shè)備缺陷等檢修工作。

要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理是一項(xiàng)長期的工作，在領(lǐng)導(dǎo)大力支持下，公司熱電廠信息化檔案管理已達(dá)到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理，今后，電廠將繼續(xù)完善和不斷提高工作水平。

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