摘要：自改革開放政策實施以來，我國在經(jīng)濟等方面取得了長期的發(fā)展，工程項目建設(shè)就是其中的中流砥柱。隨著近年來工程項目建設(shè)的投資力度和建設(shè)規(guī)模不斷加大，在建設(shè)過程中所產(chǎn)生的大量的文件信息量使得其無論在傳輸、利用還是轉(zhuǎn)換和交接過程都變得十分復(fù)雜，工作量也是越來越大。那么，我國目前的工程項目文檔管理到底是怎么樣的狀態(tài)呢？本篇論文從我國工程項目文檔管理的現(xiàn)狀、工程項目文檔一體化管理的必要性以及其實現(xiàn)機制等方面進行了簡要的分析和探討。

關(guān)鍵詞：工程項目；文檔管理；一體化；必要性；實現(xiàn)機制

引言：

隨著我國近年來經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對于工程項目的建設(shè)力度也變得越來越大，自然而然，在工程項目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的信息文檔的數(shù)量也就變得越來越多。那么，如何做到對這些重要信息的整理、收納、傳輸、轉(zhuǎn)換等過程的有效控制和管理，是工程項目企業(yè)十分頭疼的問題。工程項目文檔一體化管理機制的出現(xiàn)為各個企業(yè)帶來了新的文檔管理機制。各個企業(yè)應(yīng)該怎樣實施和運行這一管理機制才能夠?qū)崿F(xiàn)其作用最大化？以下是筆者的些許看法和建議。

1、我國工程項目文檔管理的現(xiàn)狀

工程檔案，是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、電子、聲像等歷史記錄，包括建設(shè)項目從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計、招投標、施工、監(jiān)理到竣工驗收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。在我國目前的工程項目文檔管理工作中，一般會根據(jù)以下流程進行工程項目文檔的管理：

1.1工程項目文檔的移交

一般企都會對工程項目文檔進行嚴格的管理原則，凡是有關(guān)工程項目的、具有保存價值和利用價值的文檔、材料都會交于文檔管理部門。除此之外，任何個人或者其他部門進行文檔移交的時候，一般會做到雙方共同對文檔材料進行核實和確認。如下圖工程項目方案設(shè)計任務(wù)書的表格設(shè)計和填寫方式。

如在上述表格的填寫中，很多申請人會按照自己的理解對表格中“方案類別”、“提交資料”、“方案設(shè)計完成資料”等問題任意填寫，這就可能導(dǎo)致表格設(shè)計人員的初衷與填寫人的回答大相徑庭，引起信息傳達錯誤等情況。面對這種問題，我們可以實現(xiàn)對表格填寫形式做出具體要求。比如：就拿“方案類別”這一問題來講，我們提供該部門的類別種類，如：初步報價方案、比較方案、項目預(yù)算、標書、其他等，讓填表人在其中進行選擇，避免因理解錯誤或詞不達意等問題造成的惡劣影響。

1.2.3工程項目文檔的借（查）閱

在企業(yè)的工程項目文檔借閱或查閱時，一般都會申請相關(guān)管理部門的同意，經(jīng)過批準之后才能夠進行借閱或者查閱，這在一定程度上保障了文檔信息的安全勝。

1.3工程項目文檔庫房的管理

在對工程項目文檔進行管理的時候，企業(yè)一般都會設(shè)立專門的管理部門對此進行統(tǒng)一化的標準管理和保存。

2、我國目前的工程項目文檔管理存在的問題

2.1工程項目表格和填寫方法的問題

雖然各個企業(yè)工程項目的表格一般都會有統(tǒng)一的模式，但是相關(guān)人員在進行表格填寫的時候，卻會根據(jù)自己對表格內(nèi)容的理解和自己的風格選擇性地進行填寫。這就很容易導(dǎo)致對工程項目的評價沒有統(tǒng)一的標準，使得評價的作用難以發(fā)揮。

2.2工程項目管理方式較為落后

工程項目的文檔管理工作包含了對文檔的收集、整理、保存以及再利用等，面對復(fù)雜的工作，有的企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的文檔管理手段。比如：計算機制表、打印紙質(zhì)文件、手工填寫，然后對紙質(zhì)文件進行整理、存放等。這種文檔管理方式不僅死的工作強度變得很大、效率低下，而且一旦出現(xiàn)任何錯誤就必須重復(fù)以上流程，大大地浪費了資源、資金以及人力。除此之外，紙質(zhì)文檔的保存和利用十分麻煩，一旦丟失會使得整個項目文檔變得混亂、沒有邏輯。

2.3工程項目文檔與檔案管理的不協(xié)調(diào)

工程項目文檔的管理和工程檔案管理應(yīng)該是相互協(xié)調(diào)并做好充分的溝通、合作的。但是，目前的大部分工程檔案管理工作者并沒有對文檔管理這一過程做到有效監(jiān)督，兩者完全脫節(jié)。在這一定程度上加深了日后文檔利用和存放的難度和復(fù)雜程度。

3、工程項目文檔一體化管理的必要性

文檔一體化管理又稱為“文件、檔案一體化管理”，這一概念最早由美國檔案館提出，我國檔案界于二十世紀八十年代開始關(guān)注文檔一體化管理的研究。文檔一體化的管理模式是將項目中各單位相對分散、獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機的整體來進行管理。工程項目文檔一體化管理的必要性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1實現(xiàn)工程項目文檔一體化能夠減少人才的浪費

實行工程項目文檔一體化管理機制能夠使得原本分散于文件管理和檔案管理的工作人員匯集到一起，避免了相同性質(zhì)工作的人員的不必要的浪費，實現(xiàn)企業(yè)勞動人員的合理分配。

3.2實現(xiàn)工程項目文檔一體化能夠提高文檔管理效率

實行工程項目文檔一體化管理機制使得文件管理工作和檔案管理工作做到了有效的整合，避免重復(fù)性工作或者遺漏工作造成的文檔的丟失、錯誤等問題，影響文檔的保存和利用。

3.3實現(xiàn)工程項目文檔一體化能夠?qū)⑽臋n管理的作用發(fā)揮到最大

對工程項目文檔進行管理是為了給日后企業(yè)發(fā)展、工程項目建設(shè)、人員管理等提供參考依據(jù)和建議。實行工程項目文檔一體化，簡化管理流程、使得文檔的保存和利用都能夠做到簡潔和方便，能夠使得文檔管理工作的作用發(fā)揮到最大化。

4、工程項目文檔一體化管理的實現(xiàn)機制

4.1建立健全計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

面對計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的來臨不僅是對科研人員也是對檔案管理人員的一項挑戰(zhàn)，檔案管理需要前移，在OA系統(tǒng)設(shè)置中將文件和檔案管理有機結(jié)合起來，實現(xiàn)機關(guān)文件處理、檔案室工作“兩位一體”、“文檔一體”的管理方式，是解決這一問題的關(guān)鍵。由此看來，實現(xiàn)工程項目文檔一體化的重要一步就是首先建立健全計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。只有這樣，才能夠使得文檔處理和儲存、利用方便快捷，省去了以往人工操作的繁瑣流程。

4.2完善工程項目文檔一體化管理體系

工程項目文檔一體化的管理體系是整個管理過程和方式的依據(jù)，只有完善這一相關(guān)制度規(guī)定，才能夠使得工程項目文檔一體化在管理過程中做到有據(jù)可依，有制可循。避免因為制度和體系不完善，沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標準，造成很多文檔管理的疏漏和錯誤，標準工程項目文檔管理順利、高效進行。

4.3整合文件和檔案工作

文件與檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、相互協(xié)調(diào)，兩者在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)銜接，從而實現(xiàn)文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出，全網(wǎng)信息共享。如此一來，不僅有效避免了以往文件與檔案工作分開操作時的重復(fù)或者遺漏問題，保障了文件的真實性和完整性，還使得檔案資源能夠被最大限度的利用與企業(yè)發(fā)展和工程項目建設(shè)當中去。

4.4培養(yǎng)工程項目文檔一體化管理專業(yè)化的人才

對于工程項目文檔一體化的管理肯定需要專業(yè)、專門的人員來進行協(xié)調(diào)、配置。管理人員不僅要對工程項目文檔一體化管理體系和管理模式有著清晰的認識，還要對管理手段以及企業(yè)發(fā)展等問題有著詳細的了解。因此，企業(yè)對于工程項目文檔一體化管理機制，一定要對其管理人員嚴格把控，無論是外部招聘還是內(nèi)部提拔，都要對其各方面能力做到充分考量。

5、工程項目文檔一體化管理相關(guān)圖表

結(jié)束語：

隨著我國經(jīng)濟和科學技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，對于企業(yè)的工程項目文檔管理模式一定要能夠跟得上企業(yè)和社會發(fā)展的步伐，只有這樣才能夠保障企業(yè)在工程項目信息的保存和利用上方便、快捷和準確，使得工程項目信息能夠及時地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展建設(shè)。工程項目文檔一體化管理機制是符合當下社會發(fā)展和科學技術(shù)發(fā)展的新的文檔管理模式，各個企業(yè)應(yīng)當及時做到與時俱進，了解和掌握關(guān)于工程項目文檔一體化管理的相關(guān)管理手段和管理方式，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻。