李一晴+王暾+徐濤

摘 要：高校教學(xué)檔案管理對高校教學(xué)工作有著重要的作用，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛運用，高校教學(xué)檔案管理工作的管理模式和手段面臨新問題和新的挑戰(zhàn)。文章從教學(xué)檔案管理工作的重要性入手，分析了目前高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題，提出加強高校檔案管理工作的一些建議和對策。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理 信息化技術(shù) 應(yīng)用

中圖分類號：G652

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）02-207-02

高校教學(xué)檔案是高校檔案的主體和重點部分，包括高等學(xué)校教學(xué)實踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理等教學(xué)工作中對學(xué)校和社會、學(xué)生有保存價值的各種文字、圖表、音像及電子載體等歷史記錄材料，反映了學(xué)校教學(xué)工作的歷史，同時也承載著學(xué)校教學(xué)工作的未來。因此，教學(xué)檔案管理高校教學(xué)工作的重要支撐，也是評價高校管理水平的一個重要指標。

一、高校教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）對高校教學(xué)檔案的重要性認識不足

高校教學(xué)檔案不僅記錄了學(xué)校教學(xué)活動，體現(xiàn)了教學(xué)活動管理的過程，為學(xué)校教學(xué)研究提供了系統(tǒng)完整的資料，而且是高校各類教學(xué)評估的第一手資料。但教學(xué)檔案工作是一種教學(xué)行為之后的管理工作，屬于事后行為，容易被大家忽視，而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作滯后。對高校教學(xué)檔案的重要性認識不足主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面是高校主管教學(xué)檔案的領(lǐng)導(dǎo)不重視，普遍認為只有學(xué)校檔案館才需要檔案管理專門人才，在教務(wù)處、各學(xué)院不需要設(shè)置專門人才，可由其他工作人員兼職即可，這就造成在工作繁忙時教學(xué)檔案管理往往是經(jīng)常被忽略的工作。另一方面高校教學(xué)檔案管理工作人員往往為兼職，對教學(xué)檔案管理工作仍保留在重保管輕利用的意識，平時不注重及時收集整理建檔管理，也不重視檔案管理的學(xué)習(xí)，很少去主動思考教學(xué)檔案的現(xiàn)代管理理念，工作不夠嚴格和規(guī)范，有得過且過的現(xiàn)狀。這就造成高校檔案管理工作滯后，更談不上優(yōu)化檔案管理、提高教學(xué)檔案利用率及教學(xué)檔案信息化管理了。

（二）教學(xué)檔案的管理水平滯后

目前，很多高校教學(xué)檔案的管理模式仍然以傳統(tǒng)的封閉式管理為主。這種管理模式主要表現(xiàn)為：經(jīng)費投入不足，檔案管理設(shè)備陳舊；高校教學(xué)檔案管理制度欠缺，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理不規(guī)范、責(zé)任不清；高校教職工普遍認為檔案管理是檔案館及部分部門的事情，沒有收集教師檔案的意識，導(dǎo)致有些教學(xué)材料隨著時間的流逝而遺失；高校內(nèi)部教學(xué)管理部門的教學(xué)檔案管理各自為政，沒有共享，導(dǎo)致各部門的教學(xué)檔案存在重復(fù)收集的現(xiàn)象；教學(xué)檔案仍以紙質(zhì)版為主，沒有專門的檔案室，主要存放在教學(xué)管理部門的庫房中，電子版的檔案資料也僅僅保留在計算機或硬盤中；教學(xué)檔案管理仍為手工操作階段，收集、整理、立卷等質(zhì)量不高，缺乏高效、便捷的查找途徑；學(xué)校檔案館和教學(xué)管理部門在教學(xué)檔案的及時歸檔工作方面仍存在推諉現(xiàn)象，導(dǎo)致一些珍貴的教學(xué)檔案未及時入庫，造成不可估量的損失。

（三）教學(xué)檔案的利用率較低

陳舊的教學(xué)檔案管理模式是造成教學(xué)檔案使用率低的重要原因。目前各高校非常重視校園網(wǎng)的建設(shè)，信息化水平較高，但教學(xué)檔案管理因不受重視，教學(xué)管理部門的教學(xué)檔案各自為政，沒有充分利用校園網(wǎng)，校內(nèi)教學(xué)檔案交流、共享也較少。尤其在高校面臨各級評估時，往往還需要對各種教學(xué)檔案重新整理、建檔，部分高校往往存在評估一次，就整理出一套教學(xué)檔案，已有的教學(xué)檔案未能在評估中發(fā)揮出高效、便捷的作用。部分高校教學(xué)檔案管理未充分利用信息化技術(shù)，導(dǎo)致教學(xué)檔案在收集、整理及立卷等方面效率較低，也使得教學(xué)檔案利用率較低。此外，高校教學(xué)檔案的使用仍以校內(nèi)為主，未對社會廣泛開放，這也是高校教學(xué)檔案利用率較低的原因之一。

二、加強高校教學(xué)檔案管理的建議

（一）提高對教學(xué)檔案管理重要性的認識

首先，要轉(zhuǎn)變思想觀念，加強對教學(xué)檔案管理工作的認識，教學(xué)管理部門、各學(xué)院系部負責(zé)人要重視教學(xué)檔案工作，組織教職工認真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，完善教學(xué)檔案管理制度，明確責(zé)任，從上至下提高教學(xué)檔案的認識，重視和支持教學(xué)檔案管理工作。其次，要設(shè)置教學(xué)檔案專項經(jīng)費，加強軟硬件建設(shè)，設(shè)立檔案室，配備檔案管理儀器，提高教學(xué)檔案管理工作。最后，要配備專業(yè)檔案員，提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)。教學(xué)管理部門如教務(wù)處應(yīng)由副處長主抓檔案工作，科級管理人員應(yīng)納入檔案管理專門人員。此外，要重視檔案管理軟件研發(fā)，提高教學(xué)檔案的收集、整理、立卷及檢索，從而提高教學(xué)檔案的利用率。

（二）規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標準化是提高教學(xué)檔案管理水平的重要前提。高校教學(xué)管理部門應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等制度規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際和需求，完善和制定教學(xué)檔案管理制度，保證教學(xué)檔案資料收集的完整、鑒定準確、整理有序、保管安全及利用便捷等方面，逐步建立健全檔案鑒定考核體系和崗位責(zé)任制相關(guān)規(guī)章制度，將教學(xué)檔案管理工作落到實處，真正實現(xiàn)教學(xué)檔案資源的共享，提高教學(xué)檔案在學(xué)校各項工作中的作用。

（三）建立教學(xué)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)

信息技術(shù)的應(yīng)用是提高高校教學(xué)檔案管理效率的必然選擇。首先，要重視數(shù)字檔案的收集，制訂數(shù)字檔案歸納管理制度，將教學(xué)數(shù)字資源收集納入教學(xué)管理部門、各學(xué)院系部的立卷歸檔制度中，學(xué)期教學(xué)檢查應(yīng)把教學(xué)檔案作為檢查的內(nèi)容之一。其次，加強教學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)，建立教學(xué)檔案標準化、規(guī)范化和可共享的數(shù)據(jù)庫；同時要充分應(yīng)用校園網(wǎng)和辦公自動化信息系統(tǒng)，實現(xiàn)教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)資源共享，盡量向社會開放教學(xué)檔案，提高教學(xué)檔案的利用率。最后，要加強高校教學(xué)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高教學(xué)檔案管理人員的信息化專門知識和專業(yè)技能。

高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范和完善能夠為學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)改革提供重要的參謀作用和信息咨詢作用，也能促進學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的不斷提高。同時，建立完善、系統(tǒng)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，提高教學(xué)檔案的利用率，是高校教學(xué)檔案管理工作刻不容緩的任務(wù)。

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[3] 楊文.論高校教學(xué)檔案的收集與信息化管理[J].科技信息，2009年（15）：351

（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)教務(wù)處 寧夏銀川 750004）

（第一作者簡介：李一晴，女，高級實驗師，從事教學(xué)檔案管理多年；工作單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)教務(wù)處）

（責(zé)編：若佳）