徐一藝，張堅

上海交通大學醫(yī)學院附屬仁濟醫(yī)院資產管理部(上海，200002)

淺談以人為本的醫(yī)院固定資產信息化管理

徐一藝，張堅

上海交通大學醫(yī)學院附屬仁濟醫(yī)院資產管理部(上海，200002)

隨著日新月異的現(xiàn)代科技產物運用到醫(yī)療行業(yè)中來，醫(yī)院固定資產的質量和數(shù)量也無止盡的攀升。在不斷探索醫(yī)學未知的同時，醫(yī)療設備的科技進步與資產管理的意識薄弱是現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式中的一對矛盾體。從改革開放時期的手工賬本式管理到如今的信息化管理模式，無紙化辦公、信息化維護、網(wǎng)絡化監(jiān)管的運營模式正逐步取代傳統(tǒng)模式。該文從固定資產的定義出發(fā)，指出固定資產管理的重要性，通過發(fā)現(xiàn)日常工作中的一系列問題提出解決方案，同時結合以人為本的管理模式為信息網(wǎng)絡化的過渡階段提供了以一個良好的開端。

固定資產管理； 資產管理員； 信息化管理

1 固定資產管理的重要性

固定資產是指單位價值在1 000元及以上(其中： 專業(yè)設備單位價值在1 500元及以上)，使用期限在一年以上(不含一年)，并在使用過程中基本保持原有物質形態(tài)的資產。單位價值雖未達到規(guī)定標準，但耐用時間在一年以上(不含一年)的大批同類物資，應作為固定資產管理。醫(yī)院固定資產分四類： 房屋及建筑物、專業(yè)設備、一般設備、其他固定資產。

財社【2010】306號文件中將固定資產的額度提升至1 000元，為的是剔除一些單位價值較低的資產，從而提高醫(yī)院對固定資產的管理效率，做到優(yōu)化資源配置、節(jié)約國家成本的效果。固定資產是醫(yī)院運行的保障，是醫(yī)院開展工作的基點。對固定資產不同角度的管理對醫(yī)院的營運具有重要意義。

1.1 固定資產預算管理

預算管理是指通過優(yōu)化和配置有限的資金從而為臨床、醫(yī)技、實驗室及行政科室開展日常業(yè)務提供專業(yè)設備、家具及辦公設施等固定資產。只有了解了科室現(xiàn)有資產真實明細，才可以做出合理的預算估計。科室申報預算一般都會先把申請原因、需求和現(xiàn)有狀況填寫上交。如科室本身不了解現(xiàn)有固定資產的情況，極有可能錯誤地估算了次年的需求，對接下來要展開的臨床業(yè)務與研究造成困擾。而管理部門在系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準確的情況下去審批預算申請，會出現(xiàn)閑置同類設備、待報廢未處置與已處置未申報等情況，直接影響預算審批人員對科室實際情況的判斷。過度采購會導致固定資產閑置、使用頻率低下，是對國有固定資產的變相浪費。采購不足，又會影響正常工作的開展。因此，資產管理為預算執(zhí)行提供理論依據(jù)，應在預算申請前正確詳細地了解科室內固定資產的配置情況，掌握科室運作的實際需求。為預算管理有效地節(jié)省資金，可將因故閑置的設備轉移到需要的部門，提高設備的使用效率，優(yōu)化資源配置。

1.2 固定資產績效管理

績效管理是指科室對專用設備使用、維護、送修的記錄并加以分析，為預算管理和維修管理提供理論依據(jù)?？剖覂痊F(xiàn)有固定資產的折舊直接影響到科室成本的支出，在折舊期內應充分合理使用固定資產。有些科室的資產管理意識薄弱導致了許多弄巧成拙的后果： 考慮到采購大宗設備費用的龐大，把陳舊設備留著，覺得維修一下還可以用，或為保護設備降低使用頻率。然而，在科技迅猛發(fā)展的今日，零配件停產、機件老化，如若再缺乏平日里的清洗維護，不加以處置，發(fā)揮不了作用。每年幾十萬甚至幾百萬的折舊額留在賬目上提高了科室的固定資產成本，得不償失。應積極鼓勵、正確指導科室，在合理利用國有資產創(chuàng)造價值的同時適時地更新報廢，對于使用率低的資產考慮跨科室共同使用，在與時俱進的同時有效地提高設備生產力。

1.3 固定資產維修管理

維修管理是指在固定資產采購合同的保修期生效之日起至處置完畢為止，對資產進行日常的維護保養(yǎng)、在出現(xiàn)故障或潛在風險時提供或購買維修，并對同類資產的類似處理模式進行對比，提高固定資產使用績效，并為預算管理提供基礎。良好的績效管理，也為維修工作提供了有力參考依據(jù)。應在資產采購合同的保修期內，提供指定次數(shù)的維護及保養(yǎng)，并在臨近結束的最后一周(或一月)提供一次較大規(guī)模的維保，為接下來的有償服務提供基礎。同時，系統(tǒng)維護的數(shù)據(jù)中，應對保修期內的維修情況做出線性評估。在單位時間內故障率高的固定資產應在下一次購買時做出調整； 若僅某一科室的同類資產故障率較高，應對該科室的使用人員及時進行規(guī)范化培訓、指導及考核。對于批量型購買保修的設備，如科室統(tǒng)計數(shù)量與系統(tǒng)管理數(shù)量不符，會嚴重影響到維保采購人員的判斷和操作。對于非批量型固定資產，在一臺設備送修需要院內調配一臺臨時使用時，應根據(jù)現(xiàn)有賬目中相對當時業(yè)務使用有盈余的科室進行借用調配。固定資產的預算管理、績效管理和維修管理都是固定資產管理的重要組成部分，三者相輔相成缺一不可，為醫(yī)院運營打下堅實基礎。

2 固定資產信息化管理過渡階段的現(xiàn)狀

科技是第一生產力。為實現(xiàn)資產管理信息化的模式，所有醫(yī)院都在不斷地推進掃碼式標簽、系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護、電子化盤點及報修等工作。資產條碼的材質、格式等也在摸索中不斷改革。每次更新?lián)Q代，總免不了全院規(guī)模的資產盤點和清查，在覆蓋新技術的同時層層篩選歷史遺漏問題。

2016年上海市財政局及申康召開的資產清查會議及最新一版的《事業(yè)單位國有資產管理規(guī)章制度》的學習，在與其他事業(yè)單位的工作人員交流難點、經驗分享，并結合我院的實際情況，談談系統(tǒng)維護和資產盤點兩方面的細節(jié)問題。

2.1 系統(tǒng)維護

系統(tǒng)維護是賬務崗位的基本工作，根據(jù)驗收單和發(fā)票，將固定資產增/減值信息錄入系統(tǒng)； 對固定資產處置(資產轉移、報廢等)數(shù)據(jù)維護到系統(tǒng)中。同時，每月統(tǒng)計月報表、折舊表等遞交給財務部門的相關數(shù)據(jù)表單。必要時，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)模塊，提供所需的固定資產統(tǒng)計表單。系統(tǒng)維護的工作簡單而反復，究其細節(jié)仍有推敲之處。

(1)確認簽章

固定資產的價值界限是1 000元，而我院采購合同的下限是10 000元。對于1 000～9 999元的固定資產，賬務人員通過核對發(fā)票上的簽章和驗收單的信息進行入庫、領用并出票。該類發(fā)票上應有采購中心主任、采購員及庫房驗收人員的簽字或蓋章； 驗收單注明固定資產放置地點、資產信息、金額及簽收人簽章。同時，驗收單應為院方統(tǒng)一格式，便于統(tǒng)一管理、保存，也可體現(xiàn)院方嚴格執(zhí)行質控標準。對于供應商提供的各類簽單或復印件應不予收取，防止他人冒簽、代簽。萬元以上的固定資產經合同系統(tǒng)電子化信息進行核對，同樣需要提供院方驗收的簽收單據(jù)，發(fā)票上注明合同編號。

(2)隨機抽查簽收人員確認

為防止事后補簽字、驗收后資產調整放置地點或是簽字模糊的草簽，應根據(jù)自身經驗隨機抽取部分與簽收人或其主管聯(lián)系確認。在實際的工作中也會出現(xiàn)這樣的情況： 送貨一批同類輕便型設備，由一位統(tǒng)管多個病區(qū)或樓層的護士長簽收，隨機驗收單上出現(xiàn)該批次資產的使用科室或存放地點為簽收地點，實際卻被護士長分發(fā)到不同位置。對此，應對特殊情況進行辨別并及時溝通。

(3)特定固定資產登記到人

對于科研等特殊經費采購的便攜型資產，如便攜式計算機、氧飽和度測定儀、種植手機等，可隨身攜帶的固定資產應登記到人，或由科室的資產管理員詳細記錄。在抽查時，可以及時了解情況。許多工作細節(jié)，雖然會影響工作效率，甚至牽涉更多的工作量。但從長遠角度考慮，此刻的一小步是將來的一大步，可持續(xù)發(fā)展運營很有必要。

2.2 年度盤點

普查在人力、物力、時間都足夠的情況下絕對是理想的狀態(tài)，而一個人要在日常工作的縫隙中大規(guī)模地對科室資產進行核查更應選擇抽樣調查。是否隨機？應根據(jù)所在醫(yī)院的實際規(guī)模與實際情況而定。我院現(xiàn)有固定資產三十余億元，臨床科室四十余個，且每個科室又可細分，例如： 一個消化科可分為西部消化研究所、東部消化科一病區(qū)、東部消化科二病區(qū)、西部消化科病區(qū)、東部胃鏡室、西部胃鏡室、東部消化科門診、西部消化科門診。目前，我院共涉及東西北三個院區(qū)。其中，東西為綜合性院區(qū)，北院以?？茷橹?。如此大規(guī)模的盤點范圍主要從以下兩個角度進行計劃。

(1)盤點科室的選擇

就我院而言，幾乎所有科室均有東部和西部，而主要的行政科室及小型實驗室都在東部、大型研究所在西部； 規(guī)模小的科室，2-3個科室組成一個樓層的病房，規(guī)模大的一個病區(qū)占據(jù)了幾個樓層； 近年來為促進學科發(fā)展引進人才，醫(yī)院也成立多個新進的科室。根據(jù)不同院區(qū)的特性，應開展不同的管理模式，職能上可以將科室分為： 臨床、醫(yī)技、實驗室及行政。在這四類中抽取，可提現(xiàn)抽查對象的均衡性，然而并不利于實際的固定資產管理。從實際的工作經驗得出，更理想的方式是通過對比、篩選：

a)篩除上兩年已完成盤點的科室： 此類科室，應根據(jù)其盤點結果進一步的跟蹤，而無需短時間內再次盤點；

b)篩除一年內轉移過地理位置的科室： 在科室調整地理位置的同時，應對其現(xiàn)有固定資產進行基本核對，對于無法搬運的物資應做相應的處置工作(資產轉移、報廢等)；

c)篩除近四年剛剛成立的新科室： 新建科室在成立時一般會使用新增采購固定資產或接收其他科室轉讓資產，因此資產量少且賬目清晰；

d)篩除資產管理員積極配合并主動提供資產明細及管理情況的科室： 對于賬目清晰管理積極并設有全職的資產管理員的科室可以考慮設立免檢單位，節(jié)約勞動成本；

(2)信息化盤點

最初的盤點方式都是打印紙質版本的科室賬目清單，去科室一一清點，一一打勾。利用信息化的移動性數(shù)據(jù)庫可以幫助盤點人通過現(xiàn)場掃碼得到對應的資產信息，并在盤點現(xiàn)場實時的反映盤點情況。對于批量性固定資產盤點，資產信息量大、資產分布廣泛、資產移動性大、移動設備存儲量小、標簽打印成本高、移動辦公信息安全等問題是現(xiàn)場辦公的幾個難點。目前的盤點中，資產標簽是信息化的標志，既是盤點的一部分也是固定資產管理中重要一道工序，體現(xiàn)了固定資產的實物性和先進性。條碼使用專用的條碼打印機打印出特殊介質的防水、防油污、方撕裂的標簽紙，以保證固定資產標簽長期保存和清晰。 目前，為在掃碼的同時提供更多的數(shù)據(jù)信息、提供維修系統(tǒng)電子保修等操作，我院目前完成二維碼資產標簽代替原有的條形碼標簽。無論是二維碼還是條形碼，標簽使用時也會出現(xiàn)一些無法預估的問題。例如，器械類高值固定資產無法粘貼標簽： 包括手術器械、內窺鏡等進入人體的醫(yī)療器械不可能通過貼標簽來保管。為此，經與科室協(xié)商得出兩種管理方式。一是對于小規(guī)模消毒并可以獨立存放的醫(yī)療器械(例如： 胃鏡)，可以將標簽貼在消毒柜上。這樣既可以定點保存指定資產，又方便清點。某一個格子空著，說明該鏡子正在使用； 二是對需要大規(guī)模送去供應室滅菌消毒并且不可單獨存放的醫(yī)療器械(例如： 手術鉗)，應對器械分類的總量進行清點，盡可能保證數(shù)量上的齊全。

條碼管理系統(tǒng)能夠有效地解決傳統(tǒng)管理方式中存在的資產管理賬務不清、資產設備閑置浪費等問題，極大地提高資產管理的工作效率，和設備的利用率。為醫(yī)院的固定資產提供全方位的動態(tài)數(shù)據(jù)信息，從而建立醫(yī)院資產的信息化管理系統(tǒng)，全面提高醫(yī)院的經濟效率。

3 以人為本的固定資產管理員制度

醫(yī)院的固定資產管理員一般由每個科室的護士長、主任助理或副主任擔任，要求對日常固定資產的簽收、存放、使用、維保有一定了解的老師擔任。固定資產管理員在日常的資產管理中起著重要作用，對于一家涉及三個園區(qū)的大型綜合性三甲醫(yī)院，僅憑一人之力是難以完成全盤管理的，此時就應調節(jié)資產管理的組織架構，激勵職能層的主動性，把資產管理落實到精細化。因此，大型院區(qū)資產管理應實施以人為本的固定資產管理，主要從以下五個角度展開：

3.1 保持良好的溝通

一年開展兩次固定資產管理員的培訓，上半年進行上一年度盤點情況的總結，表彰在盤點中積極配合主動操作的科室，并從中分享各自經驗。下半年可進行一次指定設備的培訓等。充分給予科室表達自主觀點的機會，通過互動討論找出合適的解決方案。

3.2 挖掘主觀能動性

由于固定資產管理員多數(shù)為兼職工作，平日里的主要工作還是以臨床醫(yī)療護理為主，對于資產管理員的義務付出，應從科室的角度出發(fā)為科室的長久利益著想； 動之以情、曉之以理地宣教固定資產管理的重要性； 鼓勵科室盡量地解決歷史遺留問題、周期性自我盤點以提高資產管理效率。

3.3 提供信息化管理

在資產流程中，信息化操作提供了很大的便利。科室可以從內網(wǎng)系統(tǒng)直接看到自己申請購買或處置資產的進度，大大降低了人力成本，解決了傳統(tǒng)紙張流程所帶來種種不便。在目前的信息系統(tǒng)中，固定資產管理員授權通過內網(wǎng)系統(tǒng)登錄界面便可以看到管轄權限范圍內的資產情況，并且可以在內網(wǎng)上進行資產處置的申請。同時，我院正以手術室為試點，逐步將工作創(chuàng)新拓展到掃碼保修服務，以縮短維修速度、降低維修成本。

3.4 尋找科室化方案

為指出固定資產的分類及相對重要性，提出盤點方案。對于日常非正式的自查，小規(guī)?？剖?行政)以普查為主； 低值量多(財務收費處)以清單數(shù)量為主； 大規(guī)?？剖铱筛鶕?jù)職能或其他方式設置多位資產管理員。

3.5 強調流程重要性

對于資產意識薄弱的科室，應隨機性提醒資產重要性，強調流程的流轉方式及可能出現(xiàn)的情況?？剖页３ＵJ為一旦提交報廢申請，便可高枕無憂。廢棄的設備堆置角落無人看管直至遺失。對于資產處置，應指出： 其實際包含的意義并不僅僅為常規(guī)認識的報廢。處置方法包括出售、出讓、轉讓、對外捐贈、報廢、報損以及貨幣性資產損失核銷等 。而醫(yī)院內部常規(guī)接觸的為報廢和內部轉讓，合理的資產處置方式可以使醫(yī)院資源配置更優(yōu)化。

4 結束語

綜上所述，固定資產管理在醫(yī)院日常的運行的過程中有著舉足輕重的作用。在不斷深化的信息技術模式上，結合以人為本的工作理念，從我院的實際情況出發(fā)，提出一系列的問題和日常工作應注重的切點，強調科室人員的主觀能動性，為加強醫(yī)院固定資產管理提出淺顯觀點。然而，優(yōu)化資源配置、調整資產管理模式根據(jù)不同院情，相應的對策也應有所變化。以上觀點僅供參考，希望對各位同仁的日常工作有所幫助。

[1] 上海市財政局.醫(yī)院財務制度[Z].2011-3.

[2] 王萍.醫(yī)院固定資產條碼管理系統(tǒng)的應用體會[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2008,29(1): 79,90.

[3] 陳錦梅.醫(yī)院固定資產條碼管理系統(tǒng)的應用及其價值研究[J].行政事業(yè)資產與財務,2016 (21): 9,66.

[4] 事業(yè)單位國有資產管理暫行辦法.財政部令.(第36號)[Z].

Discussion of People-Oriented Informatization Management on Hospital Fixed Assets

XU Yiyi，ZHANG Jian

The Asset Management Department of Renji Hospital Affiliated to Shanghai Jiao Tong University School of Medicine (Shanghai,200002)

As the ever-changing modern technique products have been applied to the healthcare industry,the fixed assets in hospital are soaring in both quantity and quality. While we are exploring the unknown field,the technical progress of medical facility and the lack of awareness in terms of asset management are pairs of paradox in modern hospital management mode.The new manners of informatization management,such as office automatization,informatization maintainence and networked supervision,are gradually replacing the traditional handwork-oriented management during the reform and opening period.This work first gave a definition on fixed assets,then underscored the importance of their management and proposed solutions to a series of problems in daily work,as well as combined the people-oriented management mode to provide a good start for the transitory period of information to network in sequence.

fixed asset management,asset manager,informatization management

10.3969/j.issn.1674-1242.2017.01.016

徐一藝,E-mail:hecatekeys@hotmail.com

R197.322

A

1674-1242(2017)01-0050-04

2016-12-12)