文/曹錦成

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互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)對辦公室人員知識結(jié)構(gòu)的影響——以阜寧縣地區(qū)為例

文/曹錦成

江蘇省阜寧縣政府信息中心

隨著全球信息化進(jìn)程的不斷加快，人類已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。作為各行各業(yè)中不可缺少的一個(gè)特殊職位，辦公室工作人員素養(yǎng)直接影響著所在單位的工作質(zhì)量與效率。因此，積極探索互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代辦公人員的知識素養(yǎng)，是我們當(dāng)前應(yīng)該認(rèn)真思考的課題。

1 辦公室人員的知識結(jié)構(gòu)分析

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，辦公室工作人員除了要求具有一定的文化基礎(chǔ)知識、相關(guān)專業(yè)的業(yè)務(wù)知識，還要有組織、判斷、領(lǐng)導(dǎo)、社交等能力，尤其要能夠創(chuàng)造性地提出新的觀念，以達(dá)成所從事的工作目標(biāo)。具體有：

1.1牢固扎實(shí)的文化基礎(chǔ)。

文化基礎(chǔ)知識是辦公室工作人員知識結(jié)構(gòu)中的根基。基礎(chǔ)知識越扎實(shí)、豐富，辦公室文秘人員的潛力發(fā)揮就越大。首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)等新知識。不斷提高理論水平和綜合素質(zhì)。其次豐富的文化類知識有助于拓展辦公室工作人員的知識面。此外，辦公室工作政策性很強(qiáng)，需要學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識，特別是經(jīng)濟(jì)類法律知識尤為重要，如果沒有較高法律政策方面的知識修養(yǎng)，就會(huì)給單位工作幫倒忙、添亂子，甚至還會(huì)造成法律后果。

1.2精深的專業(yè)知識。

專業(yè)知識指在工作范圍、工作職責(zé)和工作內(nèi)容上應(yīng)掌握的知識。主要包括有辦公文秘人員學(xué)、公文寫作學(xué)、信訪學(xué)、會(huì)議學(xué)、檔案管理學(xué)以及現(xiàn)代通信知識、辦公自動(dòng)化等等。

1.3辦公輔助類知識。

首先辦公室工作人員要想能高效快捷地獲取各種信息，就必須熟練使用電腦和各種辦公自動(dòng)化設(shè)備。其次要具備較強(qiáng)的英語應(yīng)用能力。掌握英語有助于單位更好的開展外界交流。此處，還要有良好的禮儀素養(yǎng)。一名合格的辦公室工作同志必須具備較好的禮儀素養(yǎng)，在工作和社交場合都應(yīng)該注意自己的儀表舉止，努力做到親切、準(zhǔn)確、得體、誠摯、熱情，充分體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代優(yōu)秀辦公室人員的優(yōu)雅風(fēng)度和較高修養(yǎng)。

1.4豐富的實(shí)踐性知識

理論性知識可以通過閱讀、培訓(xùn)和學(xué)習(xí)所得，通常停留在文秘人員的頭腦里和口頭上，是知識冰山露出水面的部分。而實(shí)踐性知識基于文秘人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和個(gè)性特征，是其處理各種事務(wù)的閱歷和體會(huì)，鑲嵌在日常的工作和行動(dòng)中，是在工作實(shí)踐中實(shí)際使用和表現(xiàn)出來的知識，直接支配著思想和行為。豐富的實(shí)踐性知識可以使文秘人員在工作中更加游刃有余。

2 阜寧地區(qū)辦公室人員的知識結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀

為了配合對辦公室文秘人員的知識結(jié)構(gòu)研究，本人對江蘇阜寧縣政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的辦公室文秘人員進(jìn)行了相關(guān)的問卷調(diào)查，前后共計(jì)發(fā)放問卷100份，其中縣城地區(qū)發(fā)放問卷50份，收回有效問卷48份，有效率96%；各鎮(zhèn)區(qū)發(fā)放問卷50份，收回有效問卷45份，有效率90%，被調(diào)查對象的基本情況見表1和表2和表3。

2.1問卷調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)

表2 有效問卷樣本的單位分布

表3 有效問卷樣本的學(xué)歷狀況

通過調(diào)查，阜寧地區(qū)辦公室文秘人員在基礎(chǔ)知識的豐富程度上結(jié)果見表4。

表4 是否具備豐富的基礎(chǔ)知識背景調(diào)查結(jié)果

在辦公管理能力上的調(diào)查結(jié)果見表5

表5 辦公管理能力調(diào)查結(jié)果

2.2調(diào)查小結(jié)

通過本次問卷調(diào)查，本人比較全面地了解了阜寧地區(qū)辦公室文秘人員的知識結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，總體來看，阜寧地區(qū)人員的基礎(chǔ)知識相對于能力方面較全面，在基礎(chǔ)知識方面，該地區(qū)的辦公室文秘人員在各項(xiàng)選擇率上差異較小，呈現(xiàn)相對的一致性，略有欠缺的是管理學(xué)知識，有待進(jìn)一步提高。在辦公管理能力方面差異較大，其中辦公自動(dòng)化運(yùn)用能力和駕駛能力急待提高，從調(diào)查的結(jié)果來看，辦公室文秘人員還需要加強(qiáng)實(shí)踐性知識的學(xué)習(xí)和積累，不斷提高辦公知識的綜合應(yīng)用能力。

3 提升辦公室人員知識結(jié)構(gòu)的有效途徑

3.1辦公室人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)

從阜寧地區(qū)的調(diào)查可以看出，很多的人員雖然已具備了一般的知識結(jié)構(gòu)和水平，但是各方面的知識水平都與最佳知識結(jié)構(gòu)的要求仍存差距，而且工作中的應(yīng)用能力存在著明顯的不足。這說明在文秘人員的培養(yǎng)中，不僅要注重對其知識內(nèi)容的傳授，更要注重知識應(yīng)用的訓(xùn)練。

現(xiàn)階段下，培養(yǎng)適合我國國情的優(yōu)秀辦公室工作人員方法之一就是開展各種形式的培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)過程中，應(yīng)采取因材施教的方法，針對不同單位的文秘工作有所側(cè)重。才能達(dá)到事半功倍的效果。

在這方面，阜寧縣地方政府辦公室的做法比較可行，具體為：一是每年積極派出文秘人員參加上級部門或社會(huì)上的相關(guān)培訓(xùn)班等；二是單位內(nèi)部定期舉辦一些文秘人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座，請富有經(jīng)驗(yàn)的老辦公文秘人員講述一些文秘工作中常常出現(xiàn)的一些問題或讓大家相互討論、進(jìn)行交流；三是鼓勵(lì)辦公室文秘人員從事專業(yè)學(xué)術(shù)研究并經(jīng)常和外界保持聯(lián)系，多參加一些社會(huì)上的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，開闊視野。

此外，還可以請國內(nèi)外專家、知名學(xué)者、前沿人物直接講課，更新文秘人員的辦公理念，從思想和操作上對辦公文秘人員進(jìn)行引導(dǎo)，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代辦公的要求。

3.2要堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的思想

伴隨網(wǎng)絡(luò)時(shí)代而來的是一個(gè)學(xué)習(xí)型的社會(huì)。了解新知識和繼續(xù)再學(xué)習(xí)的能力將決定著人們一生各階段的定位與追求。只有掌握了自己動(dòng)手獲取新知識的能力，掌握了將知識融會(huì)貫通和不斷提出創(chuàng)新見解的能力，才能具備不斷前進(jìn)、不斷創(chuàng)造、不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)的可能，因此，要做一名網(wǎng)絡(luò)時(shí)代合格的辦公室文秘人員，就要不斷的學(xué)習(xí)，不斷的充實(shí)提高自己。

現(xiàn)階段下，由于很多單位的辦公室人員平時(shí)工作任務(wù)繁重，長時(shí)間外出學(xué)習(xí)根本不現(xiàn)實(shí)，所以更應(yīng)增強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力、通過平時(shí)的大量閱讀、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、工作實(shí)踐努力使自身的知識結(jié)構(gòu)不斷得到更新。

事實(shí)上，在今天這個(gè)知識爆炸的年代，要構(gòu)建科學(xué)的知識結(jié)構(gòu)，最重要的就是樹立終身學(xué)習(xí)的思想，“學(xué)以立德、學(xué)以明智、學(xué)以致用、學(xué)以明責(zé)”。一定要把學(xué)習(xí)當(dāng)作一種生活態(tài)度，一種工作責(zé)任，一種精神追求。只有堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，才能保持與時(shí)俱進(jìn)

4 結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，辦公室文秘人員的職能在不斷擴(kuò)大，其崗位要求越來越高。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的辦公室文秘人員應(yīng)不斷對自己的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善。要把握好辦公室工作人員所具備的知識結(jié)構(gòu)，在基礎(chǔ)和專業(yè)知識上加深加固，

從事辦公室工作的每個(gè)同志，都要適應(yīng)新時(shí)代要求，樹立”學(xué)習(xí)成為常態(tài)，工作才能進(jìn)入狀態(tài)”的觀念，把學(xué)習(xí)作為一種日常習(xí)慣來生成，真正做到時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)、處處學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)。