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        醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的缺陷及對(duì)策研究

        2017-04-08 20:06:49武潔
        辦公室業(yè)務(wù) 2017年2期
        關(guān)鍵詞:缺陷檔案管理醫(yī)院

        武潔

        【摘要】醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理包括文書(shū)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、立卷、歸檔、存儲(chǔ)、調(diào)用等工作,是醫(yī)院管理制度化、規(guī)范化的重要標(biāo)志。本文針對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀,分析其存在的缺陷,并提出幾點(diǎn)對(duì)策。

        【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;辦公室文書(shū);檔案管理;缺陷;對(duì)策

        文書(shū)檔案管理是指以書(shū)寫(xiě)文件的形式對(duì)醫(yī)院的日常工作及管理活動(dòng)進(jìn)行記錄,包括認(rèn)識(shí)管理記錄、財(cái)務(wù)管理記錄、業(yè)務(wù)管理記錄等。其工作難點(diǎn)在于文書(shū)檔案的收集整理和分類(lèi)保管。

        一、醫(yī)院辦公室文書(shū)及文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀及存在缺陷

        (一)文書(shū)檔案管理制度不完善。文書(shū)檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實(shí)際管理工作需要,是各大醫(yī)院在文書(shū)檔案管理工作中普遍存在的現(xiàn)象。文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)是文書(shū)檔案的收集整理和分類(lèi)保管。需要制定明確的規(guī)范制度,對(duì)需要進(jìn)行收集的文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)定,避免重要文書(shū)檔案被遺漏,也需要明確地整理分類(lèi)辦法,保證檔案文書(shū)的妥善保管,方便日后調(diào)用。但各大醫(yī)院目前的狀況是缺乏詳細(xì)的文書(shū)檔案管理制度。

        (二)文書(shū)檔案管理工作缺乏重視。在醫(yī)院也加入市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)的當(dāng)下,醫(yī)院的工作人員普遍存在重視業(yè)務(wù)效益、輕視檔案管理的意識(shí)。也有部分工作人員認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作可有可無(wú),意義不大。其工作內(nèi)容沒(méi)有什么技術(shù)含量,只是比較繁瑣。檔案文書(shū)被收集整理后也很少被調(diào)用,利用價(jià)值低。在這一系列觀(guān)念引導(dǎo)下,文書(shū)檔案管理工作缺乏重視,工作質(zhì)量得不到保障,由此造成的檔案缺失、混亂的現(xiàn)象不在少數(shù)。

        (三)管理人員整體素質(zhì)有待提高。醫(yī)學(xué)知識(shí)和醫(yī)療技術(shù)是醫(yī)院招納人才的主要衡量標(biāo)準(zhǔn)以及日后培訓(xùn)的主要內(nèi)容,醫(yī)院的文書(shū)檔案管理人員通常不是檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才,只是由其他科室臨時(shí)抽調(diào)組成的管理團(tuán)隊(duì)??上攵?,這樣的文書(shū)管理團(tuán)隊(duì)缺乏專(zhuān)業(yè)的文書(shū)管理辦法,只是以生活經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作,難以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理和高效調(diào)用。醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。

        二、文書(shū)檔案管理工作整改策略

        (一)建立健全文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度,提高對(duì)檔案管理工作的重視。建立健全文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度、對(duì)文書(shū)檔案的收集整理規(guī)定,嚴(yán)格制定文書(shū)檔案等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn),明確每一等級(jí)的文書(shū)檔案的處理辦法。對(duì)文書(shū)檔案實(shí)施分類(lèi)存儲(chǔ),根據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)保管到相應(yīng)部門(mén)。同時(shí)制定相應(yīng)的人事管理制度和考核措施,將文書(shū)檔案管理的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人,在工作過(guò)程中實(shí)施監(jiān)督,其考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤,不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要采取相應(yīng)的處罰措施。通過(guò)文書(shū)檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實(shí),提高工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視,保證文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量。

        (二)加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作,提高文書(shū)檔案管理能力。在制定文書(shū)檔案管理制度的同時(shí),要積極開(kāi)展管理培訓(xùn)工作,提高管理人員的工作能力,使其能達(dá)到考核制度中的工作標(biāo)準(zhǔn)。首先要提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文書(shū)檔案管理的重視,加大文書(shū)檔案管理工作的宣傳力度,帶動(dòng)中層干部、基層職工積極開(kāi)展文書(shū)檔案管理培訓(xùn)工作。文書(shū)檔案管理確實(shí)不能給醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,但只有做好文書(shū)檔案管理工作,才能給醫(yī)院其它工作的正常開(kāi)展提供保障,同時(shí)也對(duì)醫(yī)院工作進(jìn)行記錄,日后可以有檔可查。在文書(shū)檔案管理培訓(xùn)中,要注意先進(jìn)管理理念和新管理辦法的引入,通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)切實(shí)提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)和工作能力。

        (三)改善文書(shū)檔案管理的硬件配置。醫(yī)院要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的資源投入,不僅是人力資源投入,還包括引進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備,采用現(xiàn)代化的管理辦法和設(shè)備進(jìn)行檔案管理。在技術(shù)上包括采用信息技術(shù)和電子技術(shù)等,實(shí)行文書(shū)檔案的信息化管理,提高檔案利用率。在設(shè)備上可以采用先進(jìn)的電子設(shè)備,豐富文書(shū)檔案的形式,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的音像化和影像化。另外對(duì)文書(shū)檔案的存儲(chǔ)保管要格外注意,做好防火、防潮、防蟲(chóng)等工作,同時(shí)加強(qiáng)信息安全管理,防止檔案失竊造成重要信息泄露。

        三、結(jié)語(yǔ)

        醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員應(yīng)加大對(duì)文書(shū)管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質(zhì)能力、優(yōu)化管理設(shè)施,全面提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中積極總結(jié)存在的問(wèn)題和不足,隨時(shí)更新管理理念和管理辦法,讓醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作跟得上醫(yī)院的發(fā)展需要。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]徐軍. 醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J]. 檔案管理理論與實(shí)踐——浙江省基層檔案工作者論文集,2014:85-87.

        [2]張冀紅. 醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 檔案天地,2012(08):53.

        [3]李文進(jìn). 醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策[J]. 東方企業(yè)文化,2014(03):190.

        [4]劉會(huì)英. 淺析在醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策[J]. 黑龍江史志,2015(01):273.

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