李智博

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檔案信息管理的優(yōu)勢及安全問題分析

李智博

（吉林省洮南市經(jīng)濟局 吉林 洮南 137100）

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理的數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為發(fā)展的重要趨勢。文章基于檔案管理現(xiàn)狀，分析了檔案信息管理優(yōu)勢和安全問題。

檔案信息管理；安全問題；優(yōu)勢；策略

與傳統(tǒng)管理方法相比較，信息化管理具有無可比擬的優(yōu)勢，與此同時，檔案信息管理的安全問題也日益凸顯出來。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 有助于提高檢索的準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)的檔案檢索要求工作人員在案卷及目錄中進(jìn)行手動查找，這一檢索效率較低，并且出現(xiàn)錯誤的概率較大。然而，通過檔案信息化管理，提高了查找檔案信息的效率，也降低了錯誤出現(xiàn)的概率。另外，這一新型的管理模式，讓查詢工作變得順利起來。

1.2 有助于提高檔案信息的利用率

近幾年來，環(huán)保問題凸顯出來。隨著環(huán)境問題的加重，無紙化辦公成為發(fā)展的趨勢，這推動了辦公自動化的發(fā)展。在此背景下，辦公自動化與紙質(zhì)檔案信息這兩者間存在著明顯的矛盾。檔案信息化管理這一模式能通過數(shù)字化的形式將檔案信息呈現(xiàn)出來，這有效的處理了辦公自動化與紙質(zhì)檔案信息間的矛盾，還提高了檔案信息的利用率。

1.3 有助于實現(xiàn)資源共享

通過將辦公自動化與檔案信息化管理相結(jié)合起來，檔案收集、整理、管理能融為一體。無論是文件生成，還是文件管理，都可以同步完成。

1.4 有助于提高檔案管理的效率

在檔案信息化管理的模式下，首先要將所有的紙質(zhì)檔案信息生成電子檔案信息，其次要借助自動化工作平臺實現(xiàn)收集、檢驗等多項工作。由此可見，檔案信息化管理工作開始從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊墓芾矸绞健?/p>

2 檔案信息化管理的安全問題

2.1 檔案信息的安全問題

傳統(tǒng)的檔案管理過程中，必須要有單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)人簽字，檔案信息的真實性、合法性受到了保障。然而，檔案信息化管理的推行，這極容易被某些人修改、復(fù)制檔案信息，造成檔案信息的泄露，并也影響到檔案信息的真實性。

2.2 信息化管理過程中受到的威脅

所謂檔案信息化管理是指借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，將相關(guān)的檔案信息傳輸給另一端。然而，在傳輸檔案的過程中，竊取、偽造等安全威脅是經(jīng)常見的。在檔案信息化管理的過程中，計算機病毒是最主要的安全威脅。在傳輸檔案信息的過程中，如果遭遇病毒攻擊，這會造成信息的外泄。除此之外，長時間保管、儲存電子檔案信息，這無疑會降低計算機硬件和軟件的使用壽命。一旦不能處理好計算機硬件和軟件，嚴(yán)重的情況下可能會出現(xiàn)丟失電子檔案信息的安全問題。

2.3 管理人員失誤引發(fā)的隱患問題

在收集、錄入等電子檔案信息時，由于管理人員自身的素質(zhì)較低，安全意識淺薄，因此，在實際操作過程中會發(fā)生失誤，這會出現(xiàn)泄漏、丟失電子檔案信息。有些管理人員自身安全意識淡薄，甚至將自身的賬號和密碼告訴他人，這也會造成檔案信息的泄露。

3 應(yīng)對檔案信息化管理安全問題的措施

3.1 不斷完善檔案信息安全管理制度

完善檔案信息安全管理制度，已然成為保障檔案信息安全的重要舉措。要想推動檔案的信息化管理。首先，進(jìn)一步完善信息化管理檔案的程序，并聘請高素質(zhì)、高水平的管理人員，確保整個程序的安全性。其次，重視計算機的殺毒軟件。殺毒軟件并不是隨意下載的，而是要選擇正版的殺毒軟件，防止病毒入侵計算機。再次，將檔案信息安全管理制度都落實到個人，當(dāng)出現(xiàn)問題時，相關(guān)的負(fù)責(zé)人要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

3.2 采取多種多樣的防范技術(shù)

防范技術(shù)旨在保護(hù)檔案信息的安全。隨著檔案管理的信息化發(fā)展，相關(guān)單位要采取多種多樣的防范技術(shù)，具體如下：第一，加密技術(shù)。第二，簽署技術(shù)。第三，權(quán)限控制技術(shù)。第四，監(jiān)控技術(shù)。第五，防寫技術(shù)。另外，檔案管理者要想更加充分的保障檔案信息的安全性，其要聘請專業(yè)人員進(jìn)一步研究新型的安全技術(shù)，并做好數(shù)據(jù)備份工作，防止由于病毒入侵而丟失檔案信息現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.3 增強管理人員的安全意識

管理人員安全意識成為應(yīng)對檔案信息化管理安全問題首要考慮的因素。作為一名檔案管理人員，其要學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，并緊跟行業(yè)動向，提高自身的防范意識，將安全管理工作做到位，避免檔案信息被竊取現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)然，檔案管理人員要結(jié)合檔案信息化安全管理制度，并從自身的實際情況出發(fā)，制定保密制度。當(dāng)前，我國關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全的法律法規(guī)并不完善，健全網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)非常有必要。為此，檔案管理人員要增強自身的安全管理意識?，F(xiàn)在在職的檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)水平、專業(yè)技術(shù)水平與時代發(fā)展步伐并不一致，檔案管理部門要定期對他們進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)中，使得他們掌握了計算機新技術(shù)、新知識，并要引進(jìn)高素質(zhì)、高水平的復(fù)合型人才，為檔案管理團隊中注入新鮮的血液，提高檔案管理人員的能力。

4 總結(jié)

現(xiàn)階段，信息化技術(shù)既推動著社會經(jīng)濟的發(fā)展，又改變著人們的生活。作為一名檔案管理者，他們要定期學(xué)習(xí)為自己充電，并靈活運用新方法，解決檔案管理過程中所遇到的安全問題，保證檔案信息的安全性，提高檔案信息化的管理水平。

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in the context of rapid development of information technology, the digitization and informatization of archives management has become an important trend of development. Based on the current situation of archives management, this paper analyzes the advantages and security of archives information management.

archive information management; Safety issues; Advantage; strategy

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.10.329

TP309

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1672-9129(2017)10-0266-02