馬悅先

【摘要】在信息化技術(shù)不斷進(jìn)步的時代里，怎樣才能運用信息技術(shù)優(yōu)勢提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的政務(wù)管理效能？本文以文書工作為基點，透視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公文協(xié)同管理工作面臨的挑戰(zhàn)，探討提高政務(wù)辦公水平的解決之道。

【關(guān)鍵詞】公文管理；知識管理；配置管理；現(xiàn)代辦公

很多單位有較為完善的公文管理辦法，對于紙質(zhì)公文的流轉(zhuǎn)過程都很成熟，辦公自動化系統(tǒng)的普及有力推動了辦公模式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，云技術(shù)、大數(shù)據(jù)更為辦公平臺與辦公模式提供了新的解決方案。然而值得關(guān)注的一個現(xiàn)象是：在線協(xié)同工作能力卻并未在機(jī)關(guān)事業(yè)單位達(dá)到期望水平。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公文協(xié)同管理面臨挑戰(zhàn)

當(dāng)前，信息化在我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用越來越突出，我國正在進(jìn)入以信息化驅(qū)動辦公現(xiàn)代化的新階段。據(jù)國際電信聯(lián)盟（ITU）最新發(fā)布的2016版《衡量信息社會報告》顯示：我國ICT（Information and Communication Technology，信息和通信技術(shù)）發(fā)展指數(shù)為5.19，排在全球第81位，較2015年提升了3個位次，高于全球平均值4.94，進(jìn)入亞太地區(qū)前十名。筆者在思考：為何國家信息化整體水平不斷提升，在一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部卻依舊是紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)模式唱主角？已建的辦公平臺為何不能展現(xiàn)它的高效與便捷？下面從四方面進(jìn)行淺析。

（一）公文線下流轉(zhuǎn)是常態(tài)。紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)模式依舊是主流形態(tài)，大體表現(xiàn)在四方面。第一，文件來源多為紙介。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文主要來源，無外乎是上級發(fā)、下級送、單位內(nèi)部產(chǎn)生。由于辦公系統(tǒng)使用范圍的限制，致使外部來源的文件主要是紙質(zhì)傳真或人力報送。第二，領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣簽批紙介文檔。即便公文來源是電子文件，也需要打印呈交單位領(lǐng)導(dǎo)手工簽批，之后印發(fā)或經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)推送給相關(guān)部門，將紙質(zhì)文件掃描為電子版并上傳至辦公系統(tǒng)，也只能是起到部分網(wǎng)上傳遞功能。第三，紙介材料便于歸檔。檔案管理部門有規(guī)范的管理辦法，同時機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往會接受上級的各種檢查或?qū)ο录壊块T部署檢查，往往要求提供紙質(zhì)材料。這就使得紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)依舊是主流，而辦公系統(tǒng)并未展現(xiàn)出速度快、效率高等優(yōu)勢。

（二）公文配置管理是盲區(qū)。在沒有辦公平臺的助力下，文秘寫作顯現(xiàn)出以下三大弊端。第一、配置管理不規(guī)范。CM（Configuration Management，配置管理）是工程領(lǐng)域概念，我把他引入辦公領(lǐng)域就是指：通過技術(shù)或行政手段對產(chǎn)品（公文就是文秘工作者的產(chǎn)品）及其編寫過程和生命周期進(jìn)行控制、規(guī)范的一系列措施，其目標(biāo)是記錄公文（產(chǎn)品）的演化過程，確保創(chuàng)作者在公文生命周期中各個階段都能得到精確的配置。然而在現(xiàn)實中，電子文稿起草過程不僅存在版本混亂、無序、無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、歷史記錄不清晰等情形，還存在修改痕跡難追溯、存儲不規(guī)范、缺乏備份等現(xiàn)象。單體公文寫作尚存諸多問題，多人協(xié)作的問題則更加突出。如果發(fā)生作者或管理人員變動，不僅無法對公文的文脈進(jìn)行回溯、文件復(fù)用率低下，甚至還可能出現(xiàn)丟失的風(fēng)險，真是“船過水無痕”！這些情形與CM要求都相距甚遠(yuǎn)。

（三）知識體系建設(shè)是鴻溝。辦公室工作中有許多事務(wù)性工作，有些工作具備較為成熟的流程和操作套路相對比較容易上手，但文秘工作則不同，有人描述為：“三年入門，五年出徒”，可見培養(yǎng)一名合格的“筆桿子”并不容易。如果說配置管理做的不夠好，尚可為大家所接受，但知識管理沒做好，則面臨知識層面斷炊的風(fēng)險，造成經(jīng)驗失傳，著實可惜。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，許多顯性的知識可以通過流程、方案、規(guī)則進(jìn)行物化，但隱性知識則依賴于無形的經(jīng)驗與風(fēng)格，表現(xiàn)為“口傳心授”，大多缺少成文成體系的資料，這也是文秘工作者成長周期長的原因之一。微觀層面看，一般的公文極少會對引用的數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行注釋與記錄，而這主要依賴于創(chuàng)作者的個人記錄，因此造成資料鏈斷裂的風(fēng)險很大。宏觀層面看，在組織內(nèi)部流行著許多不成文（未成文）的規(guī)定或要求，因沒有記錄載體造成這些信息離散且不成體系，形成內(nèi)部難引用、難延續(xù)及執(zhí)行走樣的情形，伴隨時間的推移，這些信息或規(guī)則將逐漸變形甚至丟失。可見，知識體系是否建立是否管用，已然成為了擺在公文寫作與傳承工作經(jīng)驗的一條鴻溝。

（四）辦公系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)是短板。辦公自動化平臺因其具有共享性、便捷性、易操作性、易維護(hù)性等特性有助于提高工作效率和效能，若系統(tǒng)與實際工作流程相悖則不能發(fā)揮優(yōu)勢，甚至因“不好用”而淪為電子垃圾。筆者對一些單位調(diào)研發(fā)現(xiàn)如下問題：一是建設(shè)與使用需求錯位，建設(shè)者在系統(tǒng)建設(shè)立項、研發(fā)的全程都按照其“自己的意志”建設(shè)，或按有關(guān)批示要求建設(shè)，與實際應(yīng)用系統(tǒng)的人員溝通甚少，“自娛自樂”的建設(shè)系統(tǒng)，造成“所見非所用”的局面。二是直接購買成品，這免去了建設(shè)開發(fā)的負(fù)擔(dān)，但成品功能定型與業(yè)務(wù)不相融合的問題沒有解決，買來的“先進(jìn)產(chǎn)品”不能融合于本地工作。三是建設(shè)需求調(diào)研不充分，機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)信息化項目按照《政府采購法》《招投標(biāo)法》以及相關(guān)規(guī)定使用財政資金需要先行立項進(jìn)行可行性研究，先期的需求有可能存在較大的缺失，而后期的需求調(diào)研又沒有進(jìn)行補充，造成“顯性需求做不全，隱性需求沒發(fā)現(xiàn)”的尷尬局面。四是系統(tǒng)建設(shè)理念保守，一些單位的系統(tǒng)或系統(tǒng)中的部分功能模塊在投入使用之初就已經(jīng)是過時的理念了，靜態(tài)系統(tǒng)不能隨業(yè)務(wù)而調(diào)整流程，系統(tǒng)“不智能”“不靈活”成為使用者的吐槽點。五是存在信息安全隱患，其一是管理面，有些單位系統(tǒng)應(yīng)用管理存在制度缺失，信息安全意識的缺乏是最大的安全風(fēng)險；其二是人員信息安全素養(yǎng)參差不齊，普遍表現(xiàn)為年輕人比年長者要好，使用熟練者比生疏者要好。在調(diào)研的單位中：絕大部分單位幾乎沒有信息化主題內(nèi)容的培訓(xùn)。六是重建設(shè)輕運維，由于經(jīng)費與人員編制的限制，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的信息維護(hù)工作始終都是一個短板，尤其在中小型單位和政經(jīng)水平發(fā)展較弱的地區(qū)，信息化投入資金少、維護(hù)弱、系統(tǒng)久不升級等問題凸顯。

二、改進(jìn)提升政務(wù)辦公水平

公文協(xié)同水平低下是電子政務(wù)應(yīng)用問題的冰山一角，要充分認(rèn)識到其問題實質(zhì)是政務(wù)辦公模式的落后，（下轉(zhuǎn)第11頁）（上接第7頁）是政務(wù)治理水平的短板，更是機(jī)關(guān)事業(yè)單位適應(yīng)新常態(tài)培育新動能的迫切要求。充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢提升政務(wù)治理能力是新時期黨政機(jī)關(guān)的必答題，是網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國戰(zhàn)略落地實施的重要內(nèi)容之一。因此，要把解決公文協(xié)同的問題納入電子政務(wù)治理的大課題之中，可以從以下六方面進(jìn)行思考和實踐。

（一）做好頂層設(shè)計，緊緊牽住“關(guān)鍵少數(shù)”牛鼻子。要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國的相關(guān)論述，把思想統(tǒng)一到中央制定的信息化戰(zhàn)略上來。信息化已進(jìn)入全面滲透、跨界融合、加速創(chuàng)新、引領(lǐng)發(fā)展的新階段。占領(lǐng)信息化戰(zhàn)略高地是贏得先機(jī)贏得未來的重要舉措，要在頂層全面審視設(shè)計信息化發(fā)展。以信息化驅(qū)動現(xiàn)代化為主軸，以增強(qiáng)信息化發(fā)展能力提升應(yīng)用水平為目標(biāo)，堅持“信息化是一把手工程”的思路，以“互聯(lián)網(wǎng)+”倒逼傳統(tǒng)思維模式創(chuàng)新。認(rèn)真貫徹《“十三五”國家信息化規(guī)劃》，將信息化與本地業(yè)務(wù)深度融合，充分考慮未來發(fā)展形勢突出體系建設(shè)。聚焦融合重點，牽住影響信息化發(fā)展全局的“關(guān)鍵少數(shù)”，注重單位內(nèi)、部門間、上下級等上下左右的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，用信息化提升政務(wù)工作的關(guān)鍵能力。

（二）建立可信網(wǎng)絡(luò)，筑牢網(wǎng)絡(luò)安全防線。在新技術(shù)日趨活躍的時代，人們更容易接受更新的理念，但很多技術(shù)都是“雙刃劍”，因此黨政機(jī)關(guān)的辦公平臺要充分考慮安全性，不能一味上馬不成熟的技術(shù)或理念，要按照國家有關(guān)要求腳踏實地地建立可信網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格按照等（分）級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)做好安全策略，必要時采取加密措施確保信息安全萬無一失。

（三）加強(qiáng)知識管理，夯實內(nèi)部價值體系。積極構(gòu)建一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識通過獲取、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等一系列過程，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)。注重顯性知識與隱性知識之間的共享與轉(zhuǎn)換，營造開放的、扁平式管理的學(xué)習(xí)型組織模式。

（四）規(guī)范配置管理，提升公文協(xié)同質(zhì)量。配置管理能夠確保公文的一致性和可追溯性，為組織內(nèi)部建立鏈條式全生命期的管理維度。在辦公系統(tǒng)中，要特別考慮角色、權(quán)限的分配，充分理解“讓恰當(dāng)?shù)娜耍k恰當(dāng)?shù)氖隆痹瓌t，對每一次版本變化及過程進(jìn)行完整記錄更新，避免無序亂象，提高協(xié)同質(zhì)量。

（五）鍛造好用系統(tǒng)，推進(jìn)應(yīng)用平臺建設(shè)。強(qiáng)化需求調(diào)研，從實際出發(fā)，固本筑基打造好用、易用的系統(tǒng)，鋪就信息通暢之路，讓信息資源充分涌動。只有打通政務(wù)信息的大動脈，才能加快新舊工作發(fā)展動能體系轉(zhuǎn)換。信息網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)不是一蹴而就的，要按照頂層設(shè)計的布局，順勢而為，分期分批逐步完善，加強(qiáng)運維，始終保持系統(tǒng)建設(shè)與使用活力。

（六）做好宣傳培訓(xùn)，提高信息化素養(yǎng)。宣傳培訓(xùn)的第一要務(wù)是統(tǒng)一思想，凝心聚力。推動政務(wù)辦公數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作是新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位全體干部履職的重要基礎(chǔ)性工作之一，是提升政務(wù)治理水平的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。通過開展自學(xué)與集中學(xué)、線下學(xué)與線上學(xué)相結(jié)合的多種形式，促進(jìn)干部信息化素養(yǎng)的普遍提升。

三、結(jié)語

積極應(yīng)對數(shù)字化變革的工作轉(zhuǎn)型，對新時期機(jī)關(guān)和事業(yè)單位管理具有重要意義，需要我們做勇敢的探索者和先行者。互聯(lián)網(wǎng)不僅是工作中必要的工具，更是一種思維模式，我們既要勇敢探索積累經(jīng)驗，逐步摸索互聯(lián)網(wǎng)模式下的治理之道，又要審慎行事平穩(wěn)推進(jìn)，提升網(wǎng)絡(luò)使用深度，促進(jìn)技術(shù)與業(yè)務(wù)的融合發(fā)展。讓信息技術(shù)為工作提供更加便利、安全、優(yōu)質(zhì)、高效、可信的服務(wù)保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]曉鏡.我國ICT發(fā)展指數(shù)進(jìn)入亞太前十[N].人民郵電報，2016-11-24.