吳文浩

2016年上半年，浙江省發(fā)展和改革委員會(huì)、省檔案局在聯(lián)合發(fā)布的《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中明確提出了浙江省檔案發(fā)展的指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、主要任務(wù)、重點(diǎn)項(xiàng)目和保障措施。主要目標(biāo)之一是力爭(zhēng)到2020年全省各級(jí)各類國(guó)家檔案館全部建成數(shù)字檔案館，縣直機(jī)關(guān)以上檔案室、國(guó)有企事業(yè)單位檔案室全部建成數(shù)字檔案室，并積極推進(jìn)其他單位數(shù)字檔案館（室）的建立。職類學(xué)校綜合檔案室應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，加快推進(jìn)建立健全學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)性工作，為“文檔一體化”“館室一體化”做好準(zhǔn)備工作。

一、職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化概述

以筆者學(xué)校為例，存量中的傳統(tǒng)檔案保存有五大類：文書(shū)類、教學(xué)業(yè)務(wù)類、基建科技類、會(huì)計(jì)類、特種載體類。筆者以文書(shū)類、教學(xué)業(yè)務(wù)類和特種載體類為主，按照先易后難的順序開(kāi)展數(shù)字化工作探討。

文書(shū)類和教學(xué)業(yè)務(wù)類為紙質(zhì)檔案，都已進(jìn)行現(xiàn)代規(guī)范整理歸檔，也是進(jìn)行數(shù)字化工作的重要部分。紙質(zhì)類檔案按規(guī)定只對(duì)永久檔案和30年檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描工作，這兩類紙質(zhì)檔案數(shù)量很大。特種載體類為照片、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、牌匾等實(shí)物，相對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，只要進(jìn)行相關(guān)數(shù)字化處理就可保存。紙質(zhì)檔案必須購(gòu)置掃描儀進(jìn)行規(guī)范化掃描，實(shí)物類檔案用數(shù)碼相機(jī)拍照，按電子歸檔標(biāo)準(zhǔn)保存。

檔案數(shù)字化，具體來(lái)說(shuō)是指通過(guò)一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的信息的過(guò)程。數(shù)字化加工就是將記錄在傳統(tǒng)媒體上的檔案信息通過(guò)模數(shù)轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式表示的信息資源，這些信息資源是數(shù)據(jù)庫(kù)最基本的信息資源。數(shù)字化加工的具體操作流程為：前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份。整個(gè)數(shù)字化流程按一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，對(duì)于職業(yè)學(xué)校來(lái)說(shuō)并不困難，完全可以充分利用現(xiàn)有的設(shè)備和人力資源完成檔案數(shù)字化加工，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案庫(kù)。

二、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作的實(shí)施思路

第一，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立學(xué)校檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一部署，統(tǒng)一組織，明確分工，穩(wěn)步實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)小組成員由學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)人及負(fù)責(zé)整理檔案工作的人員擔(dān)任，下設(shè)學(xué)校檔案數(shù)字化工作辦公室，成員由分管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校檔案管理專職人員或兼職人員組成，具體開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)學(xué)校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作。

第二，必要的經(jīng)費(fèi)投入，科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費(fèi)，添置必要的設(shè)備，例如掃描儀、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等。

第三，抽調(diào)責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真的人員，特別是教學(xué)能力強(qiáng)的計(jì)算機(jī)專業(yè)教師。組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案知識(shí)、法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，例如《浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》《浙江省檔案局、浙江省保密局關(guān)于加強(qiáng)涉密檔案登記備份和數(shù)字化管理的通知》等相關(guān)文件，確保檔案信息安全、檔案實(shí)體安全。做好數(shù)字化加工過(guò)程信息安全知識(shí)的培訓(xùn)，做到風(fēng)險(xiǎn)可控，避免不必要的檔案信息和實(shí)體損失。開(kāi)設(shè)專門(mén)場(chǎng)所集中管理，分工協(xié)作，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化操作，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)字化加工場(chǎng)所。

第四，制定數(shù)字化加IT作計(jì)劃時(shí)間表，穩(wěn)步實(shí)施。存量傳統(tǒng)檔案數(shù)字化加工可以分為三大塊：文書(shū)類30年以上的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、業(yè)務(wù)類30年以上的紙質(zhì)檔案、多媒體檔案。按數(shù)據(jù)目錄庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，各自展開(kāi)數(shù)字化過(guò)程。紙質(zhì)檔案前處理由檔案專職人員進(jìn)行，數(shù)字化掃描加工由計(jì)算機(jī)教師按電子文件要求進(jìn)行規(guī)范操作。

除了做好文書(shū)類、教學(xué)業(yè)務(wù)類、多媒體數(shù)字化工作外，還要建立完善檔案資源庫(kù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、元數(shù)據(jù)庫(kù)等相關(guān)數(shù)字檔案資源，保證數(shù)字檔案資源真實(shí)、齊全、完整、安全、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、可用，為建立學(xué)校數(shù)字化檔案室提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)信息資源。

三、小結(jié)

充分利用職業(yè)學(xué)校現(xiàn)有的人力和物力資源，盡量使檔案數(shù)字化加II作成本小、風(fēng)險(xiǎn)低，提高技術(shù)能力，提早開(kāi)展綜合檔案室傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加II作，為今后“文檔一體化”“館室一體化”做好基礎(chǔ)性工作。職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化過(guò)程是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源數(shù)字化、學(xué)校檔案管理智能化、學(xué)校檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)性工作，也是適應(yīng)時(shí)代要求而開(kāi)展的工作。

（作者單位：長(zhǎng)興技師學(xué)院）