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        企業(yè)辦公軟件的應用研究

        2017-04-03 03:46:14娜,朱
        時代農機 2017年7期
        關鍵詞:辦公自動化秦皇島文檔

        朱 娜,朱 雷

        (秦皇島職業(yè)技術學院,河北 秦皇島 066100)

        企業(yè)辦公軟件的應用研究

        朱 娜,朱 雷

        (秦皇島職業(yè)技術學院,河北 秦皇島 066100)

        文章通過一些案例分析,了解辦公軟件應用的意義及優(yōu)缺點,展示企業(yè)辦公軟件的應用前景,可以在平時的實踐中進一步擴大企業(yè)辦公軟件應用的功能,充分體現(xiàn)出軟件操作及使用的可貴之處,為以后辦公軟件的操作應用提供可供參考之處。

        企業(yè)辦公軟件;應用;界面;操作;計算機

        眾所周知,辦公自動化是企業(yè)辦公的趨勢,企業(yè)辦公軟件應用則是在計算機上具體應用文檔及相關的信息儲備,數據處理,文本操作等相關軟件功能的設計,這是企業(yè)具體日常工作的一部分,也是成為企業(yè)日常經營所需的工具。因此,將計算機的辦公軟件的應用及操作稱為企業(yè)正常運轉及實施的可靠保證。

        1 企業(yè)辦公軟件應用的深遠影響及重大意義

        企業(yè)辦公軟件應用并不是可有可無的,因為其具有強烈的實用性,可以為企業(yè)提供良好的技術支撐,帶給企業(yè)良好的效益。

        企業(yè)辦公軟件應用具有良好的社會及經濟效益,因為其具有經濟型,降低了企業(yè)的用工成本,增加了辦公的效率,在人員配置及工作效率上明顯提升檔次。此外,企業(yè)辦公軟件應用還為辦公自動化提供了良好的工具基礎。目前,無紙化辦公已成為了高級企業(yè)辦公室常態(tài)化的基礎,利用了計算機的便捷性,準確記錄企業(yè)日常經營的狀態(tài),保存了大量的珍貴資料及圖片等會議記錄,從而擺脫了以前鋪張浪費的用紙需求,也同時提高了環(huán)保的要求。

        2 企業(yè)辦公軟件應用的優(yōu)缺點

        企業(yè)辦公軟件應用的優(yōu)點:其最為明顯的地方在于高效的處理及存儲力,之前提到過,與人力相比,計算機軟件應用提升了效率,并且在精準性上更為突出,一些演示文檔的使用及數據分析,使企業(yè)的運轉和會議過程更為流暢,此外,計算機的存儲更為方便,容量更大,這樣就節(jié)省了資料管理人員的工作壓力,便于提升工作質量,在效率上事半功倍。目前,企業(yè)辦公軟件應用使辦公自動化實現(xiàn)了全覆蓋,計算機的介入,軟件的使用大大增加了信息交流與傳遞的可能,計算機軟件對于圖片、文件、視頻、數據、文檔等自動處理排序分析,擺脫了人工出現(xiàn)的誤差,各種集成處理軟件的應用,加大了圖形圖像處理能力及文檔處理能力,實現(xiàn)了數據化的智能處理,網絡辦公也成為了常態(tài)化,一些會議進行遠程指導,不再僅僅局限于固定的場所進行,這樣的便捷性是以前人們從未想過和做過的。

        企業(yè)辦公軟件應用的缺點:企業(yè)辦公軟件應用也不是萬能的,其具有本身的缺陷性。病毒不僅在互聯(lián)網上大量存在,還會攻擊企業(yè)的計算機網站及內部數據庫,這樣就會造成企業(yè)文件的流失和損壞,甚至出現(xiàn)的勒索病毒,令企業(yè)損失大量金錢去維護自己的內部資料。因此,眾多企業(yè)不僅將本企業(yè)的資料進行計算機病毒查殺維護,也對于計算機的安全進行合理化的構建,定期定時進行數據的備份及維護,及時保存貴重資料和影像資料,做好辦公數據的修復工作,使企業(yè)辦公軟件應用在安全的環(huán)境下進行。此外,除去安全因素之外,一些涉及到企業(yè)的具體工作的需要還存在一些不足。目前的辦公軟件模式化明顯,一些企業(yè)具有自身獨特的需求,需要自己的數據整理排序等設計需要,因此,企業(yè)辦公軟件應用還需要計算機軟件公司進行定制服務,滿足各家企業(yè)具體的設計需求。此外,一些企業(yè)針對軟件還提出了一些要求,要求軟件公司的設計要根據企業(yè)往年的需求進行,往往一些公司的軟件設計能力不強,不能達到預期軟件要求,這就產生了一定的局限性。

        3 企業(yè)辦公軟件應用的前景及發(fā)展方向

        目前,市場上流行的企業(yè)辦公軟件主要是微軟系列辦公軟件及WPS系列辦公軟件為主,其包含的文字處理軟件、幻燈片制作、數據處理、電子郵件、數據庫處理等軟件眾多,應用十分廣泛。此外,國產辦公軟件目前應用也很多,設計面廣,更適用于中國的企業(yè)環(huán)境和需求。但是,隨著計算機技術及網絡技術的發(fā)展,企業(yè)辦公軟件應用還會有更廣泛的應用空間,其專業(yè)性更強,更滿足于企業(yè)的辦公需要,還會基于辦公軟件的需求進行特殊的辦公處理,例如會有基于OFFICE軟件的定制軟件,實現(xiàn)辦公自動化的處理,提升工作效率。此外,網絡技術與辦公技術的結合可以實現(xiàn)資料的共享及相關協(xié)同處置,這樣就提升了資料的管理能力及科學化的信息辦公處理,這樣參與其中的人員會更多,效率也會更快。

        4 結語

        企業(yè)辦公軟件應用會朝著更為準確化、專業(yè)化和網絡化發(fā)展,其內在優(yōu)勢明顯,存儲更為便捷,信息處理更為方便。但是也有其缺點,安全性一直是企業(yè)辦公軟件應用的長久話題,因此,企業(yè)辦公軟件應用還有很長的路要走,未來也有很大的發(fā)展空間,而未來的企業(yè)辦公自動化勢必更加快捷方便。

        [1]胡慧.辦公軟件綜合應用調查分析[J].電腦學習,2009,(6)

        [2]申龍哲,薛軍.對我國自主可控信息安全的思考與實踐[J].信息安全與技術,2014,(10).

        [3]馮繼民.在軟件應用中的守法問題[J].管理科學文摘,1994,(5).

        朱娜,女,河北秦皇島人,副教授,主要研究方向:計算機應用技術。

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